เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์เป็นซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถส่งและรับเอกสารผ่านระบบแฟกซ์ส่วนกลาง ซอฟต์แวร์แฟกซ์ทำงานบนคอมพิวเตอร์บ่อยครั้งโดยเฉพาะกับงานแฟกซ์ ฮาร์ดแวร์ประกอบด้วยโมเด็มโทรสารหนึ่งตัวหรือมากกว่าเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์หรือเครือข่าย Internet Protocol (IP) เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ใช้เพื่อลดต้นทุนและปรับปรุงประสิทธิภาพโดยองค์กรทุกประเภท บางคนได้สร้างธุรกิจทั้งหมดเพื่อชาร์จและรับแฟกซ์โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ของพวกเขา
ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์รวบรวมเอกสารที่จะส่งแฟกซ์จากผู้ใช้หลายคน บ่อยครั้งที่ส่งทางอีเมลหรืออัปโหลดผ่านเว็บอินเตอร์เฟสพวกเขาสามารถเป็นหนึ่งในหลายรูปแบบที่นิยม ข้อความธรรมดา, รูปแบบเอกสารพกพา (PDF) และเอกสารซอฟต์แวร์ประมวลผลคำทั่วไปเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์บางแห่งยังอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งออกเอกสารไปยังอุปกรณ์การพิมพ์เสมือนโดยตรง อุปกรณ์นี้ถ่ายโอนเอกสารไปยังเซิร์ฟเวอร์โดยไม่ต้องพิมพ์เอกสารจริง
เมื่อได้รับโดยเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์แล้วแต่ละเอกสารจะถูกแปลงเป็นรูปแบบแฟกซ์และเข้าคิวเพื่อส่งเอกสาร อาจเป็นหนึ่งในหลาย ๆ โมเด็มแบบสแตนด์อะโลนหรือแบบใช้การ์ดในคอมพิวเตอร์เซิร์ฟเวอร์ที่ส่งเอกสาร เมื่อเสร็จแล้วข้อความความสำเร็จหรือความล้มเหลวอาจถูกส่งทางอีเมลข้อความหรือวิธีการอื่น ๆ ให้กับผู้ใช้เดิม
เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ยังรับสายแฟกซ์ที่เข้ามาและอาจคัดกรองรายชื่อผู้ส่งแฟกซ์ "ขยะ" ที่รู้จัก เอกสารที่ได้รับจากเซิร์ฟเวอร์สามารถจัดเก็บในรูปแบบ PDF หรือรูปแบบทั่วไปอื่น ๆ เซิร์ฟเวอร์อาจส่งอีเมลเอกสารโดยตรงหรือแจ้งให้ผู้ใช้ทราบว่ากำลังรอแฟกซ์อยู่
เมื่อเปรียบเทียบกับการส่งแฟกซ์แบบดั้งเดิมเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ให้ประโยชน์มากมาย ไม่ต้องพิมพ์เอกสารช่วยประหยัดกระดาษและผงหมึก เอกสารจะถูกส่งทันทีที่โมเด็มโทรสารฟรีแทนที่จะเป็นเมื่อมีคนส่งแฟกซ์ด้วยมือ เอกสารที่ได้รับจะมีให้เฉพาะผู้รับที่ต้องการเท่านั้น โดยปกติจะต้องใช้เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์เดียวสำหรับองค์กรขนาดใหญ่มากกว่าเครื่องแฟกซ์หลายเครื่อง
กระดาษติดและหน้าที่ถูกข้ามไม่มีปัญหากับเซิร์ฟเวอร์แฟกซ์อีกต่อไป แฟกซ์อาจติดตามและบันทึกได้ง่ายขึ้นหากจำเป็น สำหรับการบำรุงรักษาแผนกเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) สามารถรับผิดชอบเซิร์ฟเวอร์ที่ตั้งอยู่ใจกลางเมือง ความสามารถโทรสารอัตโนมัติอาจถูกเพิ่มหรือเปิดใช้งานในซอฟต์แวร์ประเภทอื่น เซิร์ฟเวอร์สามารถส่งแฟกซ์ไปยังกล่องจดหมาย Unified Messaging System แทนการส่งอีเมล์
เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์บางตัวได้รับการออกแบบมาเพื่อส่งและรับแฟกซ์โดยตรงผ่านอินทราเน็ตขององค์กร สิ่งเหล่านี้ใช้เทคโนโลยี International Telecommunication Union (ITU) T.38 "แฟกซ์ผ่าน IP" แทนที่จะเป็นสายโทรศัพท์ บริการแฟกซ์อินเทอร์เน็ตมักจะให้การส่งโทรสารและจัดเก็บเอกสารที่สะดวกสำหรับเจ้าของธุรกิจรายบุคคล สำหรับค่าบริการรายเดือนผู้ใช้สามารถมีหมายเลขแฟกซ์อย่างน้อยหนึ่งหมายเลขในรหัสพื้นที่ต่าง ๆ โดยไม่ต้องใช้สายโทรศัพท์ แฟกซ์จะถูกเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์และอัพโหลดหรือดาวน์โหลดเป็นเอกสารผ่านทางอินเทอร์เน็ต
ซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์แฟกซ์ใช้งานได้กับระบบปฏิบัติการทั่วไป ซอฟต์แวร์พื้นฐานมักจะมาพร้อมกับระบบปฏิบัติการ โดยทั่วไปซอฟต์แวร์ขั้นสูงสามารถซื้อได้จากบุคคลที่สาม บางโปรแกรมจัดทำโดยผู้จำหน่ายโอเพ่นซอร์สเช่นกัน
