ข้อกำหนดคุณสมบัติการใช้งานอธิบายฟังก์ชั่นพื้นฐานของแอพพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ มันได้รับการพัฒนาโดยทั่วไปเป็นส่วนหนึ่งของการวิเคราะห์ความต้องการในการพัฒนาซอฟต์แวร์ มันทำหน้าที่เป็นสีน้ำเงินพิมพ์สำหรับโปรแกรมเมอร์ในการพัฒนาซอร์สโค้ดและกรณีทดสอบสำหรับการใช้งาน
โดยทั่วไปมีผู้เล่นหลายคนที่เกี่ยวข้องในการวิเคราะห์ความต้องการสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์แต่ละแอปพลิเคชัน ผู้เล่นเหล่านี้รวมถึงนักธุรกิจที่คาดว่าจะใช้ซอฟต์แวร์นักวิเคราะห์ข้อมูลโปรแกรมเมอร์และเจ้าหน้าที่ด้านเทคนิคอื่น ๆ นักธุรกิจอธิบายให้สมาชิกคนอื่น ๆ ในทีมทราบถึงสิ่งที่พวกเขาคาดหวังจากซอฟต์แวร์ที่ต้องทำจากมุมมองทางธุรกิจ
ความต้องการทางธุรกิจจะถูกรวมเข้ากับข้อมูลที่ต้องบันทึกและใช้ในการพัฒนาวิธีที่ทีมต้องการให้แต่ละหน้าจอทำงานได้ การวิเคราะห์ความต้องการทั้งหมดนี้จะต้องเสร็จสิ้นเพื่อจัดทำเอกสารข้อกำหนดคุณสมบัติการทำงาน เมื่อข้อกำหนดการทำงานมีการบันทึกไว้อย่างคร่าวๆทีมงานจะทำการปรับแต่ง ทีมตรวจสอบเอกสารเหล่านี้และเติมในช่องว่างใด ๆ ในการวิเคราะห์ความต้องการ หลังจากการวิเคราะห์ความต้องการเสร็จสมบูรณ์ทีมอนุมัติข้อกำหนดการทำงาน เอกสารข้อกำหนดที่อนุมัติใช้เป็นพิมพ์เขียวสำหรับการพัฒนาซอฟต์แวร์
รหัสที่มาและกรณีทดสอบได้รับการพัฒนาโดยใช้ฟังก์ชั่นการทำงาน สมาชิกในทีมใช้ฟังก์ชั่นการทำงานเพื่อพัฒนากรณีทดสอบที่จำเป็นเพื่อยืนยันว่าฟังก์ชั่นซอฟต์แวร์ตามที่ระบุ จำนวนกรณีทดสอบที่ใช้ในการดีบักซอฟต์แวร์จะแตกต่างกันไปตามความซับซ้อนของซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้น เมื่อโปรแกรมเมอร์พัฒนาซอฟต์แวร์อีกส่วนหนึ่งของทีมพัฒนากรณีทดสอบ กระบวนการทดสอบเพื่ออนุมัติซอฟต์แวร์เริ่มต้นเมื่อโปรแกรมเมอร์แนะนำทีมพร้อมที่จะทดสอบ
ข้อกำหนดคุณสมบัติการทำงานไม่ได้ระบุสิ่งต่าง ๆ เช่นภาษาซอฟต์แวร์ที่จะใช้โดยโปรแกรมเมอร์ ข้อมูลจำเพาะที่พบภายในข้อกำหนดการใช้งาน จำกัด เฉพาะฟังก์ชั่นที่แท้จริงของโปรแกรม เอกสารข้อกำหนดจะอธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้โปรแกรมคลิกที่ปุ่มเฉพาะบนหน้าจอ แต่ไม่ใช่ว่าโปรแกรมเมอร์จะทำให้ฟังก์ชันเฉพาะเกิดขึ้นได้อย่างไร
ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของซอฟต์แวร์ที่จะพัฒนาบางทีมใช้เอกสารข้อกำหนดคุณลักษณะหลายระดับ ทีมผู้บริหารอาจมีส่วนร่วมในข้อกำหนดของฟังก์ชั่นระดับสูงในขณะที่กลุ่มนักวิเคราะห์อาวุโสอาจกำหนดรายละเอียดการทำงานที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นและทีมงานร่วมของนักวิเคราะห์ธุรกิจและโปรแกรมเมอร์อาจกำหนดแต่ละหน้าจอ เอกสารขาออกแต่ละรายการจากระดับเหล่านี้อาจถูกพิจารณาว่าเป็นข้อกำหนดคุณลักษณะการทำงาน
