ไฟล์ลายเซ็นเป็นไฟล์ข้อความขนาดเล็กที่แนบมากับส่วนท้ายของอีเมล มันมีลายเซ็นและข้อมูลอื่น ๆ เช่นหมายเลขโทรศัพท์หรือที่อยู่เว็บไซต์ ใช้หนึ่งประหยัดเวลาและพลังงานเนื่องจากคุณสามารถตั้งให้แนบทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลและคุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ซ้ำ ๆ ในข้อมูลเดียวกัน
โปรแกรมและบริการอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้สร้างไฟล์ลายเซ็นเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมหรือแอปพลิเคชัน หลายคนให้คุณเพิ่มไฟล์ที่สร้างขึ้นโดยใช้โปรแกรมประมวลผลคำ โดยทั่วไปสามารถเพิ่มไฟล์ได้โดยไปที่ส่วน "ตัวเลือก" ของโปรแกรมอีเมล
เนื้อหาของไฟล์ลายเซ็นไม่มีขีด จำกัด มันสามารถมีข้อความลิงค์เว็บและแม้กระทั่งภาพถ่ายหรืองานศิลปะ โดยทั่วไปแล้วจะมีลายเซ็นนอกเหนือจากข้อมูลการติดต่อเช่นหมายเลขโทรศัพท์หรือโทรสารหรือลิงค์ไปยังเว็บไซต์ ผู้ใช้ทางธุรกิจจำนวนมากก็เพิ่มโลโก้ บริษัท ของพวกเขา บ่อยครั้งที่คนที่ใช้ไฟล์ลายเซ็นในอีเมลส่วนตัวของพวกเขายังเลือกที่จะรวมข้อความที่ชื่นชอบหรือบอกว่ากำหนดความเชื่อของพวกเขาหรือแรงบันดาลใจพวกเขา
แม้ว่าจะมีตัวเลือกมากมายเมื่อใช้ไฟล์ลายเซ็น แต่ก็มักจะแนะนำให้ทำตามโพรโทคอลบางตัวเมื่อสร้างเพื่อใช้งานทางธุรกิจ การทำให้เป็นมืออาชีพโดยไม่เป็นทางการมากเกินไปมักเป็นประเด็นสำคัญที่ต้องจดจำ ตัวอย่างเช่นเมื่อใช้ไฟล์ลายเซ็นในอีเมลธุรกิจวิธีที่ดีที่สุดคือถ้าคุณไม่ใส่เครื่องหมายคำพูดส่วนตัว นอกจากนี้ขอแนะนำให้เว้นช่องว่างระหว่างประโยคสุดท้ายของข้อความและส่วนลายเซ็นของไฟล์ สิ่งนี้ทำให้มันสะอาดและเรียบร้อยและไฮไลต์ข้อมูลการติดต่อได้อย่างง่ายดาย
ข้อดีอย่างหนึ่งของการมีไฟล์ลายเซ็นคือแอปพลิเคชันอีเมลส่วนใหญ่อนุญาตให้ใช้ไฟล์มากกว่าหนึ่งไฟล์ สิ่งนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการใช้งานทางธุรกิจเนื่องจากคุณสามารถรองรับไฟล์สำหรับลูกค้าที่แตกต่างกันหรือในระยะต่าง ๆ ของธุรกิจ เมื่อมีความสัมพันธ์ที่จัดตั้งขึ้นกับลูกค้าลายเซ็นที่เป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อยอาจดูดีขึ้น สำหรับผู้ที่ส่งอีเมลจากบัญชีส่วนตัวการเปลี่ยนไฟล์อาจมีประโยชน์ในการแยกแยะความแตกต่างระหว่างเพื่อนครอบครัวและผู้ติดต่อส่วนตัวน้อยลง
แม้ว่าการใช้งานทั่วไปสำหรับไฟล์ลายเซ็นจะใช้กับอีเมล แต่สามารถใช้กับแอปพลิเคชันอื่นได้ บริการส่งข้อความด่วน (IM) บางอย่างอนุญาตให้เพิ่มหนึ่งรายการรวมถึงกลุ่ม Usenet บางกลุ่ม นอกจากนี้ยังพบเห็นได้ทั่วไปในฟอรัมแชทเช่นกัน
