ซอฟต์โฟนเป็นแอพพลิเคชั่นคอมพิวเตอร์ที่อนุญาตให้ผู้ใช้โทรออกได้โดยตรงจากคอมพิวเตอร์ มักใช้ร่วมกับ Voice over Internet Protocol (VoIP) ซึ่งเป็นรูปแบบหนึ่งของโทรศัพท์คอมพิวเตอร์ โทรศัพท์เป็นส่วนหนึ่งของหมวดหมู่ของเทคโนโลยีที่รู้จักกันในชื่อ computer telephony Integration (CTI) ด้วยเทคโนโลยีนี้การโทรสามารถทำได้จากพีซีไปยังสายโทรศัพท์จากโทรศัพท์ไปยังพีซีหรือระหว่างคอมพิวเตอร์ที่เปิดใช้งาน
ซอฟต์แวร์สำหรับโทรศัพท์อ่อนมักเลียนแบบลักษณะของโทรศัพท์มือถือจริงและสามารถอยู่ในรูปแบบของโปรแกรมแบบสแตนด์อโลนที่มีหน้าต่างของตัวเองหรือโปรแกรมฝังตัวในโปรแกรมประยุกต์บนเว็บหรือโปรแกรมพีซีอื่น ๆ คำสั่งสามารถป้อนผ่านแป้นพิมพ์หรืออินเทอร์เฟซบนหน้าจอ การสนทนาจะดำเนินการในชุดหูฟังที่มีไมโครโฟนในตัวพร้อมไมโครโฟนและลำโพงของคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ USB - โทรศัพท์มือถือที่เสียบเข้ากับพอร์ต USB ของคอมพิวเตอร์ การ์ดเสียงของคอมพิวเตอร์ถูกใช้เพื่อให้สัญญาณเสียงเข้าและออก
โทรศัพท์อ่อนทั่วไปมีฟังก์ชันและคุณสมบัติทั้งหมดของโทรศัพท์ทั่วไปรวมถึงการโทรด่วนการประชุมทางไกลการโอนสายและการรอสาย บริษัท หลายแห่งมีโปรแกรมให้ดาวน์โหลด แต่ซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียวไม่อนุญาตให้ผู้ใช้โทรออก ต้องใช้โทรศัพท์อ่อนกับ VoIP หรือ Local Area Network (LAN) ที่มีอยู่ มีผู้ให้บริการโทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ตหลายรายให้เลือก ประเภทที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ใช้ - ตัวอย่างเช่นไม่ว่าจะใช้โทรศัพท์เพื่อการติดต่อธุรกิจหรือการโทรส่วนตัว
โทรศัพท์อ่อนเป็นที่นิยมที่สุดในการใช้งานทางธุรกิจ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการความสามารถในการพกพาโทรศัพท์สำนักงานของพวกเขาพร้อมกับคุณสมบัติและไดเรกทอรีทั้งหมดบนแล็ปท็อปเช่นผู้ที่ใช้คอมพิวเตอร์และโทรศัพท์บ่อยครั้งพร้อมกันและผู้ที่ต้องเดินทาง ตัวอย่างรวมถึงพนักงานของศูนย์บริการที่รับสายหรือฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค สำหรับผู้ใช้เหล่านี้ข้อมูลลูกค้าสามารถตั้งค่าให้แสดงโดยอัตโนมัติในหน้าต่างซอฟต์แวร์เมื่อโทรศัพท์ดังขึ้น
สำหรับ บริษัท ที่ใช้โปรแกรมเรียกเลขหมายเพื่อคาดการณ์การโทรจำนวนมากโปรแกรมโทรศัพท์อ่อนสามารถรวมเข้ากับระบบที่มีอยู่ได้ หลายโปรแกรมสามารถสร้างรายงานและกราฟที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับแคมเปญการโทรเช่นสถิติสำหรับการโทรเข้าและโทรออก เทคโนโลยีนี้ยังช่วยให้พนักงานทำงานจากที่บ้านได้มากขึ้นช่วยประหยัดทางเศรษฐกิจให้กับธุรกิจ
