เร็กคอร์ดหน่วยเก็บคือชุดของข้อมูลที่สัมพันธ์กัน คอมพิวเตอร์เก็บและเชื่อมโยงข้อมูลในบันทึกการจัดเก็บข้อมูลที่สามารถเรียกคืนได้เมื่อผู้ใช้หรือโปรแกรมต้องการค้นหาทุกสิ่งที่เกี่ยวข้องกับดัชนีหรือวัตถุบันทึก ระบบการจัดการฐานข้อมูลมักจะใช้บันทึกการจัดเก็บข้อมูลเพื่อจัดหมวดหมู่และจัดระเบียบข้อมูลที่มักจะถูกป้อนในฟิลด์
ผู้ใช้สามารถกำหนดเร็กคอร์ดหน่วยเก็บในฐานข้อมูลโดยเชื่อมโยงอินพุตกับดัชนีหรือวัตถุทั่วไป ตัวอย่างเช่นเขตข้อมูลแยกเช่นหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่สามารถเชื่อมโยงกับชื่อบุคคลซึ่งเป็นดัชนีสำหรับบันทึก ฐานข้อมูลจำนวนมากอนุญาตให้มีระบบการจำแนกประเภทที่ซับซ้อนยิ่งขึ้นซึ่งอาจจัดกลุ่มอินพุตจำนวนมากภายใต้วัตถุเดียว ระบบการจัดการฐานข้อมูลเป็นวิธีที่สะดวกในการดึงข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการบันทึกเพียงครั้งเดียวทันที
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มือถือใช้บันทึกที่เก็บข้อมูลเมื่อผู้ใช้สร้างสมุดรายชื่อหรือกลุ่มของลิงก์อินเทอร์เน็ต ในบันทึกเหล่านี้ที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ๆ จะเชื่อมโยงกับชื่อ ฟังก์ชั่นโทรด่วนเป็นอีกรูปแบบหนึ่งของการจัดเก็บข้อมูลเนื่องจากชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์เชื่อมโยงกับหมายเลขปุ่มกดเดียว
การค้นหาสามารถดำเนินการในระบบการจัดการฐานข้อมูลเพื่อดึงเร็กคอร์ดหน่วยเก็บข้อมูลหากมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคำสำคัญหรือความสัมพันธ์ที่ผู้ใช้กำหนด ตัวอย่างเช่นหากผู้ใช้ต้องการค้นหาธุรกรรมการขายทั้งหมดภายในช่วงวันที่แน่นอนระบบการจัดการฐานข้อมูลจะค้นหาระเบียนทั้งหมดที่มีวันที่ที่ระบุในช่วง ในขณะที่ผู้ใช้ค้นหาการเชื่อมโยงใหม่พวกเขาสามารถสร้างเร็กคอร์ดหน่วยเก็บข้อมูลใหม่เพื่อลิงก์เขตข้อมูลที่แยกจากกันเข้าด้วยกัน
แอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์ดึงข้อมูลที่เก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์หรือฐานข้อมูลเซิร์ฟเวอร์และแสดงข้อมูลตามชุดที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ตัวอย่างเช่นบันทึกที่ดึงโดยใช้ชื่อของนักเรียนอาจมีหมายเลขประจำตัว (ID) ของเขาหลักสูตรที่ลงทะเบียนเรียนและผลการเรียนที่ได้รับ ข้อมูลที่มีอยู่ในบันทึกการจัดเก็บข้อมูลจะถูกป้อนลงในเขตข้อมูลที่แตกต่างกันในโปรแกรมฐานข้อมูล เขตข้อมูลที่แยกต่างหากดึงขึ้นเป็นหนึ่งระเบียนเมื่อใช้ชื่อนักเรียนเป็นคำหลักในการค้นหาเนื่องจากฟิลด์ทั้งหมดจะเชื่อมโยงกับชื่อของเขา
เร็กคอร์ดหน่วยเก็บข้อมูลจำนวนมากสามารถเก็บไว้ในไฟล์ ตัวอย่างเช่นไฟล์อาจมีบันทึกของนักเรียนทั้งหมดที่ลงทะเบียนในหลักสูตรหรือโรงเรียนเฉพาะ รายชื่อนักเรียนแต่ละคนยังคงเป็นบันทึกที่จัดเก็บแยกต่างหากภายในไฟล์ นอกจากนี้แต่ละระเบียนมีเขตข้อมูลและประเภทของข้อมูลที่เหมือนกัน ตัวอย่างเช่นในไฟล์หลักสูตรบันทึกของนักเรียนแต่ละคนอาจระบุรหัสนักศึกษาหมายเลขหลักสูตรและเกรดที่ได้รับ
