วัตถุประสงค์หลักของการตรวจสอบเทคโนโลยีคือการสร้างรายการที่ถูกต้องของอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีและโปรแกรมที่องค์กรเป็นเจ้าของหรือดำเนินการ การตรวจสอบเทคโนโลยีมีประเด็นสำคัญสามประการ ได้แก่ ฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และโครงสร้างพื้นฐาน โดยปกติแล้วการตรวจสอบเทคโนโลยีจะเสร็จสิ้นปีละหนึ่งครั้งซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสิ้นปีขององค์กร
ข้อมูลที่รวบรวมระหว่างการตรวจสอบเทคโนโลยีจะใช้ในการสร้างภาพรวมของระดับการลงทุนในปัจจุบันของเทคโนโลยีสารสนเทศ สำหรับงบการเงินการประเมินค่าอุปกรณ์สามารถปรับปรุงได้ตามการตรวจสอบ การใช้งานอื่น ๆ สำหรับข้อมูลนี้คือการสร้างมาตรฐานสำหรับแผนเทคโนโลยีระยะยาวและระยะสั้น
ขั้นตอนแรกที่จำเป็นในการตรวจสอบเทคโนโลยีให้เสร็จสมบูรณ์ก็คือการสร้างแผ่นงานสินค้าคงคลังสำหรับฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และโครงสร้างพื้นฐาน ข้อมูลจากปีก่อนใช้เป็นจุดเริ่มต้นจากนั้นทำการตรวจสอบสินค้าคงคลัง รายการสินค้าคงคลังส่วนใหญ่รวมถึงที่ตั้งของอุปกรณ์แต่ละชิ้นซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด อุปกรณ์แต่ละชิ้นได้รับการตรวจสอบเพื่อยืนยันตำแหน่งและกำหนดค่าที่เหมาะสม ข้อตกลงการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ซอฟต์แวร์ได้รับการตรวจสอบเพื่อพิจารณาการชำระเงินที่ถึงกำหนดและจำนวนใบอนุญาตที่มีให้
ขั้นตอนต่อไปของการตรวจสอบเทคโนโลยีคือการปรับค่าที่ระบุไว้ในงบการเงินสำหรับอุปกรณ์เทคโนโลยีเพื่อสะท้อนมูลค่าตลาดปัจจุบัน ผลลัพธ์ของการตรวจสอบเทคโนโลยีจะใช้ในการตัดสินใจว่าอุปกรณ์ใดล้าสมัยลดค่าเป็นศูนย์ ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับอายุของอุปกรณ์หรือปัญหาฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้องกับอุปกรณ์
โดยปกติการตรวจสอบเทคโนโลยีจะเสร็จสิ้นโดยฝ่ายปฏิบัติการสนับสนุนสมาชิกในทีม จำเป็นต้องมีความรู้คอมพิวเตอร์ในระดับหนึ่งเพื่อระบุอุปกรณ์แต่ละชิ้นอย่างถูกต้องและตำแหน่งของห้องเซิร์ฟเวอร์และสายเคเบิลเครือข่าย ในองค์กรขนาดใหญ่จะใช้บาร์โค้ดและสแกนเนอร์เพื่อติดตามอุปกรณ์เนื่องจากมีการย้ายสถานที่ตลอดทั้งปี
การตรวจสอบเทคโนโลยีซอฟต์แวร์ใช้เวลาน้อยลงในการดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์เนื่องจากเป็นเพียงการตรวจสอบข้อตกลงสิทธิ์การใช้งานสำหรับซอฟต์แวร์ทั้งหมดที่ซื้อมา ส่วนที่สำคัญที่สุดของการตรวจสอบประเภทนี้คือการยืนยันจำนวนใบอนุญาตที่ใช้งานจริงและต้นทุนสัญญาโดยรวม สัญญาซอฟต์แวร์จำนวนมากรวมถึงข้อตกลงระดับการบริการที่ให้รายละเอียดการอัพเกรดระยะเวลาการสนับสนุนสำหรับเวอร์ชันปัจจุบันและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง ต้องเปรียบเทียบต้นทุนสัญญาตามต้นทุนจริงเพื่อให้การจัดการความสัมพันธ์นี้มีความเหมาะสม การลงทุนในการตรวจสอบเทคโนโลยีเป็นส่วนสำคัญของการวางแผนกลยุทธ์เทคโนโลยีสารสนเทศ
