ไฟล์ธุรกรรมเป็นไฟล์ข้อมูลที่บันทึกการทำธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับรายการในไฟล์ต้นแบบ ไฟล์ประเภทนี้ทำหน้าที่แยกกิจกรรมการทำธุรกรรมปกติจากข้อมูลไฟล์หลักในขณะที่อนุญาตให้ฐานข้อมูลผูกทั้งสองเข้าด้วยกันผ่านการอ้างอิงที่สำคัญ การอ้างอิงคีย์นี้มักเป็นรายการเดียวที่ใช้ร่วมกันกับทั้งกลุ่มของระเบียนเช่นหมายเลขบัญชีพนักงานหรือชื่อลูกค้าหรือใบสั่งซื้อ สิ่งนี้ช่วยให้ผู้ให้บริการฐานข้อมูลเก็บไฟล์หลักไว้ค่อนข้างเล็กในขณะที่สามารถเข้าถึงประวัติการทำธุรกรรมเต็มรูปแบบสำหรับหลักฐานการตรวจสอบหรือการรายงาน
ฐานข้อมูล บริษัท สามารถมีข้อมูลจำนวนมากซึ่งโดยทั่วไปจะประกอบด้วยรายละเอียดส่วนบุคคลของลูกค้าซัพพลายเออร์และพนักงานและบันทึกเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นซ้ำที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรายการ บ่อยครั้งที่ฐานข้อมูลเหล่านี้แบ่งออกเป็นไฟล์หลักและไฟล์ธุรกรรม ไฟล์หลักมีรายละเอียดเฉพาะของแต่ละบุคคลเช่นชื่อที่ติดต่อของ บริษัท ที่อยู่รายชื่ออีเมลและผลิตภัณฑ์หรือบริการเฉพาะที่เฉพาะเจาะจงสำหรับบุคคลหรือ บริษัท ไฟล์ธุรกรรมประกอบด้วยธุรกรรมการขายหรือการซื้อกิจกรรมในปฏิทินหรือรายละเอียดของพนักงานเช่นรายงานลาการลงโทษทางวินัยหรือรายงานความก้าวหน้าในอาชีพ
บล็อกข้อมูลธุรกรรมเหล่านี้รวมถึงรายการสำคัญซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของข้อมูลทั่วไปสำหรับไฟล์หลักและไฟล์ธุรกรรม นี่อาจเป็นหมายเลขบัญชีชื่อผู้ติดต่อหมายเลขประจำตัวพนักงานหรือรายละเอียดทางการเงินเช่นคำสั่งซื้อหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ รายการคีย์เป็นตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันซึ่งฐานข้อมูลใช้ผูกรายการไฟล์ธุรกรรมกับระเบียนไฟล์หลักที่เกี่ยวข้อง แบบสอบถามหรือการค้นหาธุรกรรมไฟล์หลักใด ๆ จะแยกทั้งกลุ่มของรายการสำหรับบันทึกนั้นหรือรายการใดรายการหนึ่งโดยเฉพาะทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความเฉพาะเจาะจงของคีย์
การเก็บรักษาบันทึกไฟล์หลักและรายการธุรกรรมแยกต่างหากช่วยให้สามารถเก็บไฟล์ต้นฉบับในขนาดที่สามารถจัดการได้และทุ่มเทให้กับรายการเฉพาะเอนทิตีเท่านั้น ในแอปพลิเคชันที่ผู้ใช้เก็บบันทึกธุรกรรมนอกสถานที่หรือบนเซิร์ฟเวอร์เก็บถาวรการแยกพวกเขาออกจากไฟล์หลักจะทำให้การเก็บถาวรง่ายขึ้นมาก การเก็บไฟล์ธุรกรรมโดยเฉพาะทำให้การตรวจสอบทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพ ไฟล์ธุรกรรมอาจทำหน้าที่เป็นเครื่องมือช่วยวินิจฉัยหรือวางแผนกับฐานข้อมูลจำนวนมากที่มีฟังก์ชั่นการรายงานที่ครอบคลุมตามเนื้อหา การจัดเรียงไฟล์แบบแยกประเภทนี้มักเรียกกันว่าระบบไฟล์อ้างอิงเนื่องจากไฟล์ต้นแบบ“ อ้างอิง” ไปยังไฟล์ธุรกรรมสำหรับรายละเอียดเหตุการณ์เฉพาะ
