ระบบตอบรับอัตโนมัติเป็นโปรแกรมที่สร้างการตอบสนองโดยอัตโนมัติเมื่อได้รับข้อมูล การใช้ระบบตอบกลับอัตโนมัติแบบคลาสสิกอยู่ในการจัดการอีเมล แต่โปรแกรมเหล่านี้สามารถพบได้ในเว็บไซต์ โปรแกรมประเภทนี้สามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์และทรงพลังสำหรับทุกอย่างตั้งแต่การตลาดทางอินเทอร์เน็ตไปจนถึงการจัดการการรับเข้าเรียนจนถึงมหาวิทยาลัย หลายคนประสบกับระบบตอบรับอัตโนมัติบางรุ่นในบางช่วงของชีวิต
โปรแกรมรุ่นแรกสุดเหล่านี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อส่งคืนข้อผิดพลาดเมื่อไม่สามารถส่งอีเมลได้เพื่อแจ้งเตือนผู้ส่งถึงปัญหา หลังจากระบบส่งอีเมลได้พยายามหลายครั้งระบบจะบอกผู้ตอบกลับอัตโนมัติให้ติดต่อผู้ส่งและบอกเขาว่าอีเมลไม่ได้ถูกส่ง สาเหตุของข้อผิดพลาดอาจมีรายละเอียดเช่นกันเพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าเหตุใดจึงเกิดข้อผิดพลาดขึ้นและวิธีการป้องกันนั้นอาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต
แนวคิดนี้เริ่มเป็นที่ยอมรับจากผู้ที่ต้องการส่งคำตอบทันทีเมื่อได้รับอีเมลเพื่อให้ผู้ส่งทราบว่าได้รับอีเมลและคาดว่าจะได้รับคำตอบ ระบบตอบกลับอัตโนมัติเหล่านี้มักใช้ในไซต์บริการลูกค้าเพื่อแจ้งให้บุคคลทราบว่าได้รับคำขอของพวกเขาแล้วและจะดำเนินการภายในระยะเวลาที่กำหนด เทคนิคนี้ยังถูกใช้ในการตลาดเพื่อที่ว่าเมื่อมีคนพยายามติดต่อผู้ติดต่อนั้นจะถูกส่งกลับและเสริมกำลังทันที
ผู้ใช้สามารถใช้ระบบตอบโต้อัตโนมัติเพื่อจัดการอีเมลเมื่อออกจากสำนักงานหรือไม่พร้อมใช้งานเช่นกัน ในช่วงวันหยุดพักผ่อนหลายคนตั้งค่าระบบตอบรับอัตโนมัติเพื่อที่ว่าเมื่อพวกเขาได้รับอีเมลผู้ส่งจะรู้ว่าทำไมการตอบกลับส่วนบุคคลจะไม่เกิดขึ้นทันที ผู้ที่มีความกังวลเป็นพิเศษเกี่ยวกับการตอบอีเมลและคำขออาจเปิดการตอบกลับอัตโนมัติเมื่อไม่สามารถใช้งานได้แม้ว่าจะเป็นเวลาสั้น ๆ ระหว่างการประชุมหรือรับประทานอาหารกลางวัน
นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมที่ใช้เนื้อหา ตัวอย่างเช่นเมื่อมีคนต้องการยกเลิกการเป็นสมาชิกจดหมายข่าวเซิร์ฟเวอร์จะสร้างระบบตอบรับอัตโนมัติเพื่อยืนยันว่าชื่อและอีเมลของบุคคลนั้นถูกลบ ระบบตอบกลับอัตโนมัติแบบอิงเนื้อหาช่วยให้ผู้ใช้สามารถมุ่งเน้นไปที่อีเมลและปัญหาที่ต้องเข้าร่วมเป็นการส่วนตัวประหยัดเวลาในสำนักงาน โปรแกรมบนเว็บไซต์มักทำหน้าที่เดียวกันแนะนำผู้ใช้ผ่านการสอบถามพื้นฐานเพื่อดูว่าระบบตอบรับอัตโนมัติสามารถช่วยได้ก่อนที่บุคคลจริงจะต้องมีส่วนร่วม
