ตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์สามารถเป็นได้ทั้งการอ้างอิงเชิงเปรียบเทียบกับระบบการจัดเก็บเอกสารและข้อมูลอื่น ๆ บนสื่ออิเล็กทรอนิกส์เช่นฮาร์ดไดรฟ์คอมพิวเตอร์หรือสามารถอ้างถึงชิ้นส่วนของซอฟต์แวร์จริงที่ช่วยในการสร้างและรักษาระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ หลายครั้งที่ตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เรียกว่าวิธีการจัดเก็บเอกสารทางกายภาพแบบดิจิทัลเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการค้นหาเอกสารหรือเพื่อลดพื้นที่ที่จำเป็นสำหรับบันทึกทางกายภาพ การใช้ระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถอนุญาตให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้พร้อมกันโดยไม่ต้องเบียดเสียดต่อหน้าตู้เก็บเอกสารทางกายภาพและยังสามารถทำให้ข้อมูลที่มีอยู่นั้นสามารถเข้าถึงได้จากระยะไกลผ่านการเชื่อมต่อเครือข่าย
ไม่มีคำจำกัดความเดียวว่าตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร โดยทั่วไปแล้วคำนี้หมายถึงการใช้ที่เก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ในลักษณะที่ใกล้เคียงกับตู้เก็บเอกสารจริง ในระดับพื้นฐานมากไดเรกทอรีเดียวบนฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์ที่มีเอกสารบางส่วนหรือไฟล์อื่น ๆ นั้นเป็นตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในทางเทคนิคเพราะไฟล์นั้นแยกต่างหากทำดัชนีและบางครั้งสามารถค้นหาได้ผ่านคุณสมบัติของระบบปฏิบัติการ ระบบการจัดเก็บข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงสามารถใช้ระบบการจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ (RDBMS) ช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดหมวดหมู่ของข้อมูลแต่ละส่วนภายในกรอบที่สามารถค้นหาหรือเรียกคืนข้อมูลในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง
มีตัวเลือกมากมายเมื่อใช้ตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ตู้เอกสารไม่สามารถให้ได้ ตู้เก็บเอกสารทั้งหมดขึ้นอยู่กับขนาดของมันสามารถคัดลอกไปยังอุปกรณ์ดิจิตอลหรือคอมแพคดิสก์ (CD) ทำให้สามารถสำรองโอนย้ายหรือพกพาได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ยังสามารถให้บริการผ่านเครือข่ายเพื่อให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ ข้อมูลภายในระบบจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์สามารถป้องกันด้วยรหัสผ่านหรือเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัยเป็นพิเศษ ในบางกรณีเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์สามารถค้นหาคำหลักบางคำได้ง่ายทำให้สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่ายกว่าตู้เอกสารจริง
แอพพลิเคชั่นบางตัวที่พยายามจัดหาระบบการจัดการที่สมบูรณ์สำหรับข้อมูลและเอกสารอาจเรียกว่าซอฟต์แวร์ตู้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ สิ่งเหล่านี้มักจะรวมถึงคุณสมบัติที่เหมือนฐานข้อมูลและตัวเลือกสำหรับการเข้าถึงเครือข่ายหรือการสร้างรายงาน ในบางกรณีชุดเอกสารทั้งหมดสามารถทำดัชนีโดยแอปพลิเคชันเพื่อให้สามารถอ่านได้ง่ายผ่านส่วนต่อประสานผู้ใช้แบบกราฟิก (GUI)
ในบางครั้งปัญหาบางอย่างอาจเกิดขึ้นกับการใช้ตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หนึ่งคือถ้าข้อมูลถูกดึงจากแหล่งข้อมูลออนไลน์อาจมีปัญหาลิขสิทธิ์ที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บเอกสารโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้เขียน อีกประเด็นหนึ่งโดยเฉพาะในสาขาที่มีกฎหมายว่าด้วยความเป็นส่วนตัวที่เข้มงวดคือระบบตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขั้นพื้นฐานอาจไม่ให้จุดความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวทั้งหมดที่ได้รับคำสั่งหมายถึงระบบบันทึกข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ประเภทอุตสาหกรรมที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นอาจต้อง ใช้สำหรับข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
