นามแฝงอีเมลเป็นเพียงที่อยู่อีเมลอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างขึ้นและใช้สำหรับการส่งต่อที่อยู่อีเมล ไม่ใช่บัญชีผู้ใช้จริงและไม่สอดคล้องกับบัญชีผู้ใช้บนเซิร์ฟเวอร์อีเมล มันเป็นเพียงชื่อที่ต้องอยู่ในรูปแบบของที่อยู่อีเมลซึ่งประกอบด้วยชื่อและสัญลักษณ์ "at" ตามด้วยชื่อโดเมน คำว่า "นามแฝง" หมายถึงชื่อปลอมและหมายถึงชื่อหรือชื่อที่บุคคลหรือนิติบุคคลรู้จัก บางคนคิดว่าชื่อแทนอีเมลเป็นที่อยู่อีเมลเสมือนเพราะเนื่องจากความจริงที่ว่ามันไม่สอดคล้องกับบัญชีผู้ใช้จริงมันจะทำงานในลักษณะอื่นเช่นที่อยู่อีเมลจริง
มีเหตุผลที่ดีมากมายในการสร้างชื่อแทนอีเมลและมีวิธีการต่าง ๆ ในการทำเช่นนี้ ที่อยู่อีเมลจริงบางแห่งมีความยาวและจำได้ยาก นี่เป็นเรื่องจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในกรณีของที่อยู่ที่นายจ้างจัดให้เพราะรูปแบบทั่วไปหนึ่งสำหรับที่อยู่อีเมลคือชื่อของพนักงานตามด้วยระยะเวลาตามด้วยนามสกุลของเขาหรือเธอสัญลักษณ์ "at" และชื่อโดเมนของ บริษัท หากบุคคลมีชื่อยาวหรือชื่อที่จำและสะกดได้ไม่ง่ายเขาหรือเธออาจสามารถใช้อีเมลแทนได้ซึ่งง่ายต่อการจดจำและย่อความยาวอักขระมากกว่าบัญชีจริง
อีกเหตุผลที่บุคคลอาจต้องการสร้างนามแฝงคือให้ที่อยู่อีเมลทั่วไปที่เป็นสาธารณะ นี่เป็นวิธีปฏิบัติทั่วไปของเว็บมาสเตอร์หลายคนที่มักจะให้ผู้เข้าชมเว็บไซต์ที่พวกเขามีความรับผิดชอบในการติดต่อผ่านทางอีเมล บริษัท บางแห่งเลือกที่จะใช้อีเมลแทนซึ่งผู้เข้าชมเว็บไซต์สามารถส่งคำถามทั่วไปหรือร้องขอข้อมูลทั่วไป ตัวอย่างเช่นเว็บมาสเตอร์ของไซต์อาจตั้งค่าอีเมลแทนของ "webmaster @" ตามด้วยชื่อโดเมนและอาจส่งคำถามทั่วไปไปที่ "info @" ตามด้วยชื่อโดเมน
วิธีหนึ่งที่ได้รับความนิยมในการสร้างนามแฝงคือต้องผ่านแผงควบคุมหากมี บริษัท แม่ของเว็บไซต์ โดยทั่วไปจะมีตัวเลือกอีเมลที่อนุญาตให้สร้างบัญชีผู้ใช้จริงรวมถึงอีเมลแทนที่จะส่งต่ออีเมล เมื่อสร้างนามแฝงอีเมลการกระทำที่เฉพาะเจาะจงเช่นการส่งต่อจะต้องเชื่อมโยงกับมันเนื่องจากไม่ใช่บัญชีแบบสแตนด์อโลนจริงที่สามารถ "เก็บ" อีเมลบนเซิร์ฟเวอร์อีเมล ชื่อแทนมีประโยชน์หลายประการ: สามารถมีผู้รับหลายคนสามารถช่วยปกป้องหรือซ่อนบัญชีผู้ใช้จริงไม่ใช้พื้นที่บนเซิร์ฟเวอร์อีเมลเหมือนบัญชีผู้ใช้จริงและสามารถลบได้ โดยไม่สูญเสียจดหมายใด ๆ ที่ถูกส่งต่อไปยังที่อยู่จริงแล้ว
