หนึ่งในสิ่งที่คุณควรหลีกเลี่ยงเมื่อคุณส่งอีเมลคือการสร้างสิ่งที่เรียกว่ารถไฟอีเมล คุณอาจเคยเห็นสิ่งเหล่านี้มาก่อนถ้าคุณไม่ได้คุ้นเคยกับการสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตหรืออีเมล นี่คือตัวอักษรที่มีการตอบกลับก่อนหน้าจำนวนมากในตอนท้าย หากคนหลากหลายใน listserve อภิปรายหัวข้อหนึ่งและล้มเหลวในการลบคำตอบจากผู้มีส่วนร่วมคนอื่น ๆ รถไฟอีเมลสามารถขยายหน้าของข้อความได้
การสร้างอีเมลรถไฟไม่ถือว่าเป็นมารยาทที่ดีหรือมารยาทในการใช้อีเมล มีวิธีหลีกเลี่ยงไม่กี่วิธี ก่อนอื่นเมื่อคุณกดปุ่มตอบกลับในโปรแกรมอีเมลหลายโปรแกรมคุณมักจะมีอีเมลทั้งหมดที่คุณกำลังตอบอยู่ด้านล่างซึ่งคุณจะพิมพ์ คุณสามารถลบสิ่งนี้ทั้งหมดเพื่อหลีกเลี่ยงรถไฟอีเมล
ผู้คนจำนวนมากต้องการอ้างถึงส่วนเฉพาะของจดหมายของคนอื่น แทนที่จะทิ้งอีเมลทั้งหมดไว้ในสถานที่ให้ตัดรายละเอียดทั้งหมดที่ไม่จำเป็นออกโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากรถไฟอีเมลมีหลายคำตอบแนบไว้ เพียงอ้างส่วนสำคัญของข้อความที่คุณต้องการพูดคุยและกำจัดทุกอย่างที่คุณไม่ต้องการ คุณอาจต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่ออีเมลไปยังกลุ่มสนทนาหรือรายการสังเกตว่าคุณระบุว่าใครเป็นคนทำโพสต์ที่คุณต้องการแสดงความคิดเห็น
การรับฟังอาจค่อนข้างยุ่งยากในทุกกรณีเพราะคุณอาจต้องการส่งความคิดเห็นส่วนตัวไปยังผู้อื่นแทนที่จะแสดงความคิดเห็นไปยังรายการทั้งหมด ในรายการบริการมากมายคุณมีตัวเลือกในการตอบกลับผู้ส่งโดยตรง หากคุณรับฟังรายการย่อยโดยสรุปตัวเลือกนี้อาจเข้าถึงได้ยากขึ้น แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบกลับบุคคลหนึ่งได้ แต่คุณควรแน่ใจว่าจะไม่เติมกล่องจดหมายของผู้อื่นด้วยรถไฟอีเมลที่มีเนื้อหาสรุปทั้งวัน
อีกสิ่งหนึ่งที่คุณสามารถทำได้หากคุณต้องการแสดงความคิดเห็นในโพสต์ของหลาย ๆ คนคือใช้ชื่อหรือจัดการและพูดกับพวกเขาเพียงไม่กี่คำเช่น“ แจนฉันชอบวิธีที่คุณอธิบายถึงการเลี้ยงดูลูกตัวเล็ก ๆ และบิล ฉันคิดว่าคุณพูดถูกที่พ่อควรมีเวลาส่วนตัวมากขึ้นกับเด็กวัยหัดเดิน” สิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถแสดงความคิดเห็นกับกลุ่มทั้งหมดโดยไม่ต้องแนบอีเมลรถไฟ
บางครั้งรถไฟอีเมลถูกสร้างขึ้นระหว่างคนสองคนที่มีการสนทนาไปมาผ่านทางอีเมล สิ่งนี้อาจเป็นหรือไม่ถือเป็นการละเมิดของมารยาทบนเน็ตบุ๊ก แต่มันอาจทำให้ยุ่งเหยิงได้ ในกรณีส่วนใหญ่อีเมลก่อนหน้าจะถูกอ้างถึงด้านล่างข้อความใหม่ที่คุณเขียน แต่ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องส่งกลับไปกลับมาหากพวกเขาไม่ต้องการ แม้ในสถานการณ์ที่ไม่เป็นทางการระหว่างเพื่อนสองคนผู้สื่อข่าวอาจรู้สึกขอบคุณถ้าคุณจะลบการฝึกอบรมอีเมลก่อนที่จะส่งการตอบกลับครั้งต่อไปของคุณ
