อุปกรณ์สารสนเทศสามารถเป็นอุปกรณ์คอมพิวเตอร์พกพาที่สามารถถ่ายโอนข้อมูลไปยังหรือจากอุปกรณ์อื่น มันมักจะทำงานพิเศษหลายอย่างเช่นปฏิทินสมุดบันทึกและฟังก์ชั่นสมุดโทรศัพท์ของ Personal Digital Assistant (PDA) หลักของอุปกรณ์สารสนเทศมักจะเป็นระบบฝังตัวแทนที่จะเป็นแล็ปท็อปหรือมาเธอร์บอร์ดเดสก์ท็อปที่สมบูรณ์ เครื่องใช้ข้อมูลถูกใช้โดยผู้คนจากทุกช่วงอายุของชีวิตในฐานะโทรศัพท์, สมุดบันทึกและเว็บเบราว์เซอร์มือถือ พวกเขายังถูกใช้โดยคนงานขนส่งและคลังสินค้าเพื่อติดตามเนื้อหาของบรรจุภัณฑ์และการส่งมอบ
ไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อให้อุปกรณ์ถือเป็นอุปกรณ์ข้อมูล แต่เป็นคุณสมบัติ ที่สำคัญกว่านั้นคือความสามารถในการถ่ายโอนข้อมูลไปและกลับจากอุปกรณ์ผ่านการเชื่อมต่อบางประเภท สามารถใช้พอร์ต Ethernet แบบมีสายหรือลิงค์ Universal Serial Bus (USB) ได้ นอกจากนี้ยังอาจรวมถึงความสามารถของเครือข่ายไร้สายโดยตรงกับอินเทอร์เน็ตหรือเครือข่ายท้องถิ่น (LAN)
ฟังก์ชั่นหลักของอุปกรณ์สารสนเทศมักจะดึงและจัดการข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจหรือผู้บริโภค ในการดำเนินการนี้จะต้องมีวิธีการป้อนข้อมูลและการแสดงผลสำหรับผู้ใช้โดยทั่วไปจะมีข้อ จำกัด มากกว่าคอมพิวเตอร์แล็ปท็อป อาจมีคีย์บอร์ดและหน้าจอพิเศษขึ้นอยู่กับการใช้งานตามที่ตั้งใจไว้ บางหน่วยรวมถึงหน้าจอสัมผัสและสไตลัสสำหรับการป้อนข้อมูล เครื่องใช้เหล่านี้อาจจะสามารถอ่านลายมือได้เช่นกัน
Jef Raskin ของApple® Computer, Inc. คาดว่าจะประกาศคำว่า อุปกรณ์ข้อมูล รอบปี 1979 ในเวลานั้นมันมักจะอ้างถึงอุปกรณ์ฟังก์ชั่นเดียวที่ใช้งานง่ายเช่นเครื่องพิมพ์ดีดอิเล็กทรอนิกส์ที่มีหน่วยความจำในตัว หากพวกเขามีอยู่ในช่วงต้นทศวรรษ 1980 เครื่องเล่นเพลงดิจิทัลเครื่องเล่นวิดีโอและเครื่องอ่าน e-book ก็จะถือว่าเป็นเครื่องใช้ข้อมูลด้วยเช่นกัน เมื่อเวลาผ่านไปคำว่ามีการพัฒนาเพื่อบ่งบอกถึงสิ่งที่แตกต่างกันมาก อุปกรณ์สารสนเทศที่ทันสมัยโดยทั่วไปถือว่าเป็นอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นที่มีความสามารถในการสื่อสารกับอุปกรณ์อื่น ๆ
Jef Raskin คำจำกัดความอุปกรณ์ดั้งเดิมของข้อมูลยังระบุด้วยว่าซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ทั้งหมดในอุปกรณ์ดังกล่าวควรได้รับการพัฒนาตามมาตรฐานเปิด อย่างน้อยหนึ่งในเครื่องใช้ไฟฟ้ารุ่นแรก ๆ นั้นเปิดอย่างสมบูรณ์ แต่ก็ไม่รอดเพราะเหตุผลทางการตลาด ผลิตภัณฑ์รุ่นแรกส่วนใหญ่ล้มเหลวเนื่องจากผลิตภัณฑ์เหล่านั้นไม่ได้มีลักษณะเฉพาะเพียงพอหรือมีอยู่ก่อนเวลา
