รูปแบบการป้อนข้อมูลคือนิพจน์ที่ช่วยในการกำหนดประเภทของผู้ติดต่อที่ได้รับอนุญาตในเขตข้อมูลที่กำหนดในแม่แบบ แนวคิดเบื้องหลังรูปแบบการป้อนข้อมูลคือการทำให้กระบวนการป้อนข้อมูลค่อนข้างสม่ำเสมอและลดโอกาสในการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องลงในฟิลด์ ในบางกรณีรายการฟิลด์อินพุตสามารถกำหนดค่าเพื่ออนุญาตให้อินพุตฟิลด์อัตโนมัติเป็นวิธีการประหยัดเวลาและทรัพยากร
การสร้างรูปแบบการป้อนข้อมูลจะเกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการเขียนโปรแกรมคอมพิวเตอร์ ฟิลด์บนเทมเพลตถูกสร้างขึ้นด้วยค่าควบคุมเฉพาะ ค่าทำให้ไม่สามารถป้อนข้อมูลที่เข้ากันไม่ได้กับค่า ตัวอย่างเช่นเขตข้อมูลที่มีรูปแบบการป้อนข้อมูลที่อนุญาตให้ตัวอักษรเท่านั้นจะปฏิเสธการป้อนตัวเลขโดยอัตโนมัติ
อีกแอปพลิเคชันทั่วไปของรูปแบบการป้อนข้อมูลเกี่ยวข้องกับการแปลงอินพุตให้เป็นรูปแบบที่ยอมรับได้โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นรูปแบบการป้อนข้อมูลอาจต้องการให้ฟิลด์วันที่บนแม่แบบระบุรูปแบบที่มีโครงสร้างเป็นวันที่ / เดือน / ปี แม้ว่าบุคคลที่ป้อนวันที่ลงในฟิลด์ตามรูปแบบเดือน / วันที่ / ปีระบบป้อนข้อมูลจะอ่านข้อมูลที่ป้อนและแปลงให้เป็นรูปแบบที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ
อินพุตอัตโนมัติยังมีประโยชน์อย่างมากในแอปพลิเคชั่นมากมาย ในสถานการณ์สมมตินี้รูปแบบการป้อนข้อมูลถูกจัดโครงสร้างเพื่อทริกเกอร์การเติมอัตโนมัติหนึ่งหรือหลายเขตข้อมูลโดยยึดตามข้อมูลที่ป้อนในเขตข้อมูลก่อนหน้า ตัวอย่างเช่นเมื่อมีคนป้อนชื่อและนามสกุลลงในฟิลด์เหล่านั้นรูปแบบการป้อนข้อมูลจะเชื่อมโยงข้อมูลนี้กลับไปยังข้อมูลที่ประมวลผลก่อนหน้านี้และป้อนข้อมูลนั้นลงในฟิลด์ที่ประสบความสำเร็จอย่างน้อยหนึ่งฟิลด์โดยอัตโนมัติ ดังนั้นจึงจำเป็นต้องอัปเดตฟิลด์เพียงไม่กี่ฟิลด์และบันทึกการเปลี่ยนแปลงแทนที่จะป้อนข้อมูลใหม่ทุกชิ้นเพื่อสร้างไฟล์หรือเอกสารใหม่
นอกจากนี้ยังไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับรูปแบบการป้อนข้อมูลที่จะ จำกัด จำนวนอักขระที่อาจป้อนลงในฟิลด์เช่นเดียวกับต้องมีจำนวนอักขระขั้นต่ำ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อไฟล์ต้องมีข้อมูลเช่นหมายเลขบัตรเครดิตหมายเลขโทรศัพท์และข้อมูลที่คล้ายกัน การป้องกันนี้จะแจ้งเตือนบุคคลที่ป้อนข้อมูลหากมีจำนวนอักขระมากเกินไปหรือถ้ามีอักขระไม่เพียงพอที่ป้อนให้ตรงกับจำนวนขั้นต่ำ การทำเช่นนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุดและป้องกันไม่ให้ต้องแก้ไขไฟล์ในภายหลัง
