คำว่าฐานข้อมูลรวมถูกใช้เพื่ออธิบายโครงสร้างฐานข้อมูลที่แตกต่างกันสองโครงสร้าง: การเชื่อมต่อของฐานข้อมูลหลาย ๆ ตัวหรือฐานข้อมูลที่สร้างไว้ในแอปพลิเคชันหรือเครื่องมืออื่น แม้ว่าคำอธิบายเบื้องต้นจะปรากฏว่าหมายความว่าโครงสร้างทั้งสองนี้แตกต่างกันมาก แต่ก็ไม่ได้เป็นเช่นนั้น ในความเป็นจริงพวกเขามีโครงสร้างเดียวกันจำนวนมาก
ฐานข้อมูลคือชุดของข้อมูลจากช่วงของแหล่งต่าง ๆ ที่จัดระเบียบภายใต้โครงสร้างเดียว ฐานข้อมูลเองถ้าประกอบด้วยชุดของตารางข้อมูลแบบกึ่งอิสระ แต่ละตารางเก็บข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงโดยทั่วไปแล้วจะมีจุดโฟกัสหนึ่งจุดต่อตาราง ฐานข้อมูลสามารถสร้างลิงก์ระหว่างตารางแยกกันโดยขึ้นอยู่กับองค์ประกอบทั่วไปข้อมูลหรือตรรกะการเขียนโปรแกรม สามารถเขียนแบบสอบถามเพื่อสร้างรายงานที่เข้าถึงตารางต่าง ๆ ทั้งหมดในฐานข้อมูล
การเชื่อมต่อหลายฐานข้อมูลเข้ากับฐานข้อมูลแบบรวมเป็นงานที่ซับซ้อนมาก การเชื่อมต่อระหว่างฐานข้อมูลที่แตกต่างกันจะต้องทำและทดสอบจากมุมมองที่หลากหลายเพื่อให้แน่ใจว่าตรรกะเป็นเสียง ฐานข้อมูลที่แตกต่างกันสามารถมีอยู่ในรูปแบบหรือโปรแกรมที่แตกต่างกัน สิ่งนี้เพิ่มความซับซ้อน แต่อาจทำได้โดยใช้ตรรกะการเขียนโปรแกรมขั้นสูงและทรัพยากรที่มีประสิทธิภาพ
ตัวอย่างทั่วไปของฐานข้อมูลรวมคือLexisNexis® เครื่องมือนี้ให้การเข้าถึงเนื้อหาจากแหล่งข้อมูลสาธารณะที่เผยแพร่ข้อมูลที่หลากหลายและข้อมูลออนไลน์ ไฟล์ยังคงอยู่กับแหล่งต้นฉบับ แต่ตรรกะที่ซับซ้อนช่วยให้ผู้ใช้สามารถระบุเอกสารที่มีอยู่ในหลายฐานข้อมูลด้วยเครื่องมือเดียว การประหยัดเวลาด้วยวิธีนี้เป็นประโยชน์อย่างมากต่อผู้ใช้เนื่องจากการค้นหาประเภทนี้ปกติจะใช้เวลาหลายวันกว่าจะเสร็จสมบูรณ์
มีซอฟต์แวร์หลากหลายที่สามารถปรับเปลี่ยนให้ทำงานกับฐานข้อมูลรวมได้ ความซับซ้อนของงานที่ต้องการนั้นขึ้นอยู่กับภาษาที่ซอฟต์แวร์เขียนและการจัดระเบียบฐานข้อมูล ตัวอย่างที่ดีของซอฟต์แวร์ประเภทนี้คือโปรแกรมซอฟต์แวร์จัดการเนื้อหาเว็บไซต์ ซอฟต์แวร์ประเภทนี้เผยแพร่ข้อมูลไปยังอินเทอร์เน็ตตามฐานข้อมูลที่เก็บไฟล์ข้อความและรูปภาพที่แตกต่างกันทั้งหมด
การใช้ฐานข้อมูลรวมเครื่องมือการจัดการเนื้อหาสามารถเติมข้อมูลเว็บไซต์ด้วยข้อมูลปัจจุบันที่เกี่ยวข้องจากระบบบัญชีรูปภาพจากเครื่องมือแบ่งปันเอกสารและไฟล์เสียงจากสำนักงานประชาสัมพันธ์ แม้ว่างานนี้จะซับซ้อน แต่ก็มีการประหยัดที่สำคัญที่จะทำได้โดยไม่สร้างสำเนาที่ซ้ำกันของตารางฐานข้อมูลเดียวกันสำหรับวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกัน ข้อมูลจริงยังคงอยู่ในที่เดียวและสามารถใช้งานได้หลากหลายตามที่ต้องการ
