ไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์เป็นเพียงที่เก็บข้อมูลที่มักพบในเครือข่ายเมื่อคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ไม่ได้เชื่อมต่อกับเครือข่าย สิ่งนี้มีข้อดีของความสามารถในการทำงานเป็นอิสระจากเครือข่าย แต่ก็ยังมีวิธีที่สะดวกในการเปลี่ยนไฟล์บนเครือข่ายนั้นเมื่อการเชื่อมต่อถูกกู้คืน
ระบบไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์ที่นำเสนอใน Windows XP และ Windows 2000 นั้นแตกต่างจากกระเป๋าเอกสารที่มีให้ในระบบปฏิบัติการ Windows รุ่นก่อนหน้าเพราะมันจะทำการเพิ่มเปลี่ยนและลบไฟล์โดยอัตโนมัติเมื่อการเชื่อมต่อเครือข่ายถูกสร้างขึ้นใหม่ ในอดีตการดาวน์โหลดและอัพโหลดไฟล์ก่อนและหลังออฟไลน์เป็นกระบวนการที่ทำด้วยมือ หากผู้ใช้ลืมที่จะทำงานมันก็จะไม่สำเร็จ
ในการตั้งค่าระบบไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์ใน Windows XP ไปที่ My Computer แล้วคลิก "Folder Options" บนเมนู "Tools" ค้นหาแท็บ "ไฟล์ออฟไลน์" และคลิก "เปิดใช้งานไฟล์ออฟไลน์" มีตัวเลือกอื่น ๆ ให้ผู้ใช้เลือกตามความชอบส่วนบุคคลรวมถึงตัวเลือกการซิงโครไนซ์เมื่อเข้าสู่ระบบหรือปิดเครือข่ายหรือระหว่างเหตุการณ์ทั้งสอง
โปรดทราบว่า Windows จะไม่อนุญาตให้สร้างไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์เว้นแต่ว่าจะมีการปิดใช้งานการสลับระหว่างผู้ใช้อย่างรวดเร็ว หากต้องการปิดใช้งานคุณสมบัตินี้ให้ไปที่แผงควบคุมและค้นหา "บัญชีผู้ใช้" จากนั้นเลือก "เปลี่ยนวิธีที่ผู้ใช้ล็อกออนหรือปิด"
ในการทำให้โฟลเดอร์แฟ้มพร้อมใช้งานออฟไลน์ให้ค้นหาโฟลเดอร์ที่ต้องการบนไดรฟ์เครือข่ายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นโฟลเดอร์ที่แชร์ เปิดและจากนั้นในเมนู "ไฟล์" เลือกตัวเลือก "ทำให้พร้อมใช้งานออฟไลน์" การดำเนินการนี้จะเสร็จสิ้นการสร้างโฟลเดอร์ไฟล์ออฟไลน์และอนุญาตให้เข้าถึงเมื่อคุณตัดการเชื่อมต่อจากเครือข่ายตราบใดที่มีการเลือกตัวเลือกสำหรับการซิงโครไนซ์เมื่อออกจากระบบ
Microsoft Outlook ยังมีคุณสมบัติไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์สำหรับผู้ใช้ที่ใช้บัญชีอีเมลเซิร์ฟเวอร์ Exchange ของ Microsoft ผู้ใช้ตามบ้านส่วนใหญ่มีบัญชี POP3 ที่ตั้งค่าผ่านผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตดังนั้นจึงไม่สามารถเข้าถึงคุณลักษณะนี้ได้ อย่างไรก็ตามสำหรับผู้ที่มีบัญชีอีเมลเซิร์ฟเวอร์แลกเปลี่ยนนี่เป็นวิธีที่สะดวกในการจัดการอีเมลออฟไลน์
กล่าวโดยย่อไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์ทำให้การทำงานกับเครือข่ายสะดวกยิ่งขึ้นโดยอนุญาตให้ผู้ใช้เข้าถึงไฟล์เครือข่ายไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นอย่างไร แม้ว่าการเชื่อมต่อเครือข่ายระยะไกลจะกลายเป็นเรื่องธรรมดา แต่ก็อาจมีบางครั้งที่การเชื่อมต่อเครือข่ายระยะไกลไม่สามารถทำได้ด้วยเหตุผลหลายประการ ไฟล์โฟลเดอร์ออฟไลน์รับรองว่างานจะไม่หยุดชะงักแม้เมื่อเครือข่ายทำงาน
