Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) เป็นชุดของกฎหรือโปรโตคอลมาตรฐานสำหรับการส่งและรับอีเมลผ่านเครือข่ายเช่นอินเทอร์เน็ต คอมพิวเตอร์ที่เรียกใช้ SMTP เรียกว่าเซิร์ฟเวอร์อีเมลและมีช่วงเวลาในการทำงานใกล้เคียง เซิร์ฟเวอร์อีเมล SMTP สามารถส่งและรับจดหมายได้ทั้งที่ระดับไคลเอนต์ที่เราเชื่อมโยงกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกและ Post Office Protocol 3 (POP3) กับจดหมายขาเข้า
ไคลเอนต์อีเมลต้องมีที่อยู่สำหรับเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกและ POP3 หรือเซิร์ฟเวอร์ขาเข้าเพื่อรวบรวมและส่งอีเมล ผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ต (ISP) ให้ที่อยู่เหล่านี้แก่ลูกค้าในเวลาที่มีการสมัครสมาชิกหรือทำสัญญาและที่อยู่เซิร์ฟเวอร์เมลมักจะแสดงอยู่ในเว็บไซต์ของ ISP ในบางกรณีทั้งเซิร์ฟเวอร์ขาออกและขาเข้าจะได้รับการจัดการโดยเซิร์ฟเวอร์เดียวเช่น เมล [yourisp] .com ; แต่บ่อยครั้งที่ที่อยู่เซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกมีลักษณะคล้ายกับ smtp [yourisp] .com และที่อยู่ที่เข้ามา pop3 [yourisp] .com
จำเป็นต้องมีการตรวจสอบสิทธิ์เพื่อเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกซึ่งประกอบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านที่เชื่อมโยงกับบัญชี ISP ของลูกค้า สิ่งนี้จะช่วยปกป้อง ISP จากการจัดการอีเมลขาออกที่สร้างโดยผู้ที่ไม่ใช่ลูกค้าซึ่งอาจทำให้ทรัพยากรของมันชะงักงัน นอกจากนี้การรับรองความถูกต้องช่วยให้การดูแลเซิร์ฟเวอร์ที่ควบคุมกิจกรรมบนเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกได้ง่ายขึ้นเพื่อช่วยป้องกันการละเมิดเช่นสแปมและการฉ้อโกง
เมื่อจดหมายถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกเซิร์ฟเวอร์ SMTP ที่เกี่ยวข้องจะอ่านส่วนหัวในข้อความอีเมลเพื่อส่งต่อข้อความไปยังปลายทาง ไดอะล็อกเริ่มต้นระหว่างตัวเองและเซิร์ฟเวอร์เมลตัวถัดไปตามเส้นทาง ไดอะล็อกใช้รูปแบบของชุดคำร้องขอและการตอบกลับซึ่งย้ายเมลไปข้างหน้าไปยังปลายทางสุดท้าย เมลอาจเดินทางผ่านโฮสต์ตัวกลางหลายแห่งก่อนถึงโฮสต์ที่ทำหน้าที่เป็นเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าสำหรับผู้รับ หากมีปัญหาระหว่างทางเมลอาจถูกส่งกลับเพื่อติดตามเส้นทางไปยังผู้ส่งอีกครั้งซึ่งมาถึงว่าไม่สามารถส่งมอบได้
บริการอีเมลบนเว็บใช้เซิร์ฟเวอร์อีเมลของตัวเองซึ่งทำงานเหมือนกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลของ ISP ข้อแตกต่างเพียงอย่างเดียวคือไคลเอนต์ลงชื่อเข้าใช้เว็บไซต์เพื่ออ่านเขียนและส่งเมลแทนที่จะเปิดไคลเอนต์อีเมลส่วนตัวจากเดสก์ท็อป เว็บเมลเช่นGmail®เป็นที่นิยมมากเพราะทำให้สามารถเข้าถึงอีเมลจากคอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต นอกจากนี้ยังป้องกันไม่ให้มีการดาวน์โหลดจดหมายที่ติดไวรัสลงในฮาร์ดไดรฟ์ส่วนตัวของคุณเมื่อมีจดหมายมาถึง (และอ่าน) จากเซิร์ฟเวอร์ของเว็บไซต์แทน
มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องทราบว่าอีเมลควรได้รับการพิจารณาว่าเป็นสาธารณะเพราะมันถูกส่งอย่างชัดเจน คำที่ใช้สำหรับการสื่อสารข้อความล้วนที่ส่งผ่านเครือข่ายที่ทุกคนสามารถอ่านได้ จากเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาออกไปยังโฮสต์รีเลย์หลายแห่งและเซิร์ฟเวอร์อีเมลขาเข้าสุดท้ายอีเมลนั้นมีความเป็นส่วนตัวน้อยกว่าไปรษณียบัตรที่ส่งผ่านจดหมายมาตรฐานและอื่น ๆ อีกมากมายด้วยบริการบนเว็บที่ใช้การตลาด เฉพาะอีเมลที่เข้ารหัสเท่านั้นที่ถือว่าเป็นส่วนตัวเนื่องจากจะถูกใส่ในรหัสที่ไม่สามารถอ่านได้ก่อนที่จะถูกส่งและจะถูกเข้ารหัสโดยผู้รับเมื่อเดินทางมาถึง โปรแกรมอีเมลที่ได้รับความนิยมส่วนใหญ่มีความสามารถในการใช้ปลั๊กอินของ บริษัท อื่นเพื่อให้การเข้ารหัสในตัวรวมถึงไคลเอนต์อีเมลMicrosoft®และMozilla® Thunderbird
