เปลี่ยนการดักจับข้อมูลเป็นกระบวนการค้นหาบันทึกและบันทึกเรคคอร์ดเวอร์ชันในระบบข้อมูล ในกรณีส่วนใหญ่การเปลี่ยนแปลงระบบการดักจับข้อมูลจะทำงานโดยให้เครื่องหมายที่แน่นอนของข้อมูลที่อ้างอิงรายการข้อมูลเฉพาะ เมื่อข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเครื่องหมายเหล่านี้จะเปลี่ยนไปเช่นกัน สิ่งนี้จะเตือนระบบการเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงและจะบันทึกข้อมูลรุ่นเก่าให้ผู้ใช้และระบบสามารถเข้าถึงข้อมูลทั้งเก่าและใหม่ กระบวนการเหล่านี้เป็นเรื่องปกติในระบบจัดเก็บข้อมูลขนาดใหญ่เช่นคลังข้อมูลและระบบข้อมูลบนเว็บ
ข้อมูลการกำหนดเวอร์ชันถือเป็นส่วนสำคัญของการจัดเก็บข้อมูล เมื่อข้อมูลชิ้นหนึ่งถูกเขียนทับโดยข้อมูลอื่นส่วนข้อมูลดั้งเดิมจะไม่หายไป สิ่งนี้จะทำให้เกิดความเสียหายหากข้อมูลนั้นมีความสำคัญสำหรับกระบวนการต่อเนื่องหรือบันทึกของ บริษัท
การสร้างเวอร์ชันของส่วนข้อมูลที่แตกต่างกันเป็นศูนย์กลางของการเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลง หากข้อมูลชิ้นเดียวมีการเปลี่ยนแปลงห้าครั้งระบบจะต้องจดจำค่าทั้งห้าและเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับการเก็บบันทึกระยะยาวและการตรวจสอบข้อผิดพลาด ตัวอย่างเช่นหากคนงานใส่ตัวเลขยอดขายในส่วนที่ไม่ถูกต้องของฐานข้อมูลก็อาจส่งผลกระทบต่อข้อมูลจำนวนมาก การกำหนดเวอร์ชันช่วยให้ บริษัท สามารถเปลี่ยนหมายเลขนั้นกลับคืนหากจำเป็น
ไม่มีวิธีการชุดหนึ่งในการบันทึกข้อมูลการเปลี่ยนแปลง ระบบข้อมูลที่แตกต่างกันใช้เวอร์ชั่นของตัวเองซึ่งมักจะมีการพัฒนาภายในองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับลักษณะเฉพาะของการจัดเก็บข้อมูล ถึงกระนั้นก็ตามยังมีวิธีการหนึ่งที่ใช้กันทั่วไป มันไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับระบบเดียวที่จะมีวิธีการต่าง ๆ ในการเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงในระบบเดียวกัน บ่อยครั้งที่แต่ละวิธีมีความเชี่ยวชาญในการจับภาพบางประเภทหรือทำงานเป็นระบบที่ไม่ปลอดภัยซ้ำซ้อน
วิธีการที่พบบ่อยที่สุดสำหรับการสร้างข้อมูลรุ่นต่าง ๆ เป็นเครื่องหมายพิเศษในข้อมูล เครื่องหมายเหล่านี้อยู่ในแถวหรือคอลัมน์พิเศษในข้อมูลที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เปลี่ยนสคริปต์การดักจับข้อมูลดูพื้นที่เหล่านี้เพื่อดูการเปลี่ยนแปลงและติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ทำ เซลล์พิเศษเหล่านี้อาจมีหมายเลขรุ่นเวลาประทับหรือสตริงข้อมูลที่เป็นกรรมสิทธิ์
สองตำแหน่งที่พบบ่อยที่สุดในการค้นหาระบบการเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงอย่างเต็มรูปแบบอยู่ในคลังข้อมูลและฐานข้อมูลแบบเปิด หนึ่งในจุดขายที่สำคัญสำหรับคลังข้อมูลคือการสำรองข้อมูลอย่างต่อเนื่องและครอบคลุม ตราบใดที่ผู้ใช้สมัครใช้บริการของพวกเขาระบบเหล่านี้จะไม่กำจัดอะไรเลย ฐานข้อมูลแบบเปิดเช่น Wikipedia ใช้การกำหนดเวอร์ชันเพื่อป้องกันการดัดแปลงและเก็บบันทึกว่าผู้ใช้รายใดทำการเปลี่ยนแปลง แม้ว่าเวอร์ชันของ Wikipedia อาจไม่ครอบคลุมเท่าที่ใช้ในคลังข้อมูล แต่ผู้ใช้ก็มักจะถูกตรวจสอบมากขึ้น
