แหล่งข้อมูลคือชุดของข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ หน่วยเก็บข้อมูลนี้ทำให้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ โดยทั่วไปร้านค้าจะถูกแบ่งและจัดหมวดหมู่ตามพื้นที่ธุรกิจเฉพาะหรือฟังก์ชั่นงาน การแยกประเภทนี้ทำให้สามารถเรียกใช้รายงานเกี่ยวกับการขายค่าใช้จ่ายและแนวโน้มตลาดของ บริษัท ได้ง่าย
ในรูปแบบพื้นฐานที่สุดที่เก็บข้อมูลเป็นระบบไฟล์ที่เก็บข้อมูล โดยทั่วไปอุปกรณ์เก็บข้อมูลนี้จะอยู่ในคอมพิวเตอร์แยกต่างหากที่สำรองข้อมูลลงบนเทปหรือสื่อภายนอก ข้อมูลถูกเก็บรักษาในรูปแบบที่อ่านง่ายซึ่งแยกองค์ประกอบข้อมูลออกเป็นไฟล์พิเศษสำหรับธุรกิจ สิ่งนี้คล้ายกับตู้เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีหลายแฟ้มโฟลเดอร์
มีการเก็บรักษาข้อมูลหลักสองประเภทในที่เก็บข้อมูล เหล่านี้เรียกว่าข้อมูลธุรกรรมและข้อมูลการรายงาน ข้อมูลแต่ละประเภทต้องใช้ที่เก็บข้อมูลแยกต่างหาก สิ่งนี้จะช่วยให้มั่นใจว่าระบบทำงานในระดับที่เหมาะสม
ฐานข้อมูลการทำธุรกรรมได้รับการออกแบบสำหรับการป้อนข้อมูลอย่างรวดเร็วและพลังการประมวลผล แหล่งข้อมูลประเภทนี้ใช้สำหรับการลงทะเบียนชำระเงินและระบบการจองซึ่งมีการใช้งานอย่างหนัก ฐานข้อมูลของทรานแซคชันถูกออกแบบมาเพื่อความเร็วในการป้อนข้อมูลและไม่ได้มีไว้สำหรับการรายงาน
ฐานข้อมูลการรายงานถูกออกแบบมาสำหรับการรายงานที่ซับซ้อนและการวิเคราะห์ธุรกิจ แหล่งข้อมูลมักจะเป็นคำที่ใช้เพื่ออธิบายฐานข้อมูลประเภทนี้ การรายงานฐานข้อมูลต้องการหน่วยความจำเพิ่มเติมและฮาร์ดแวร์คอมพิวเตอร์เพื่อดำเนินการค้นหาที่ซับซ้อนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ข้อมูลในแหล่งข้อมูลการรายงานโดยทั่วไปจะใช้เวลาน้อยกว่าฐานข้อมูลธุรกรรม นั่นเป็นเพราะข้อมูลถูกถ่ายโอนจากฐานข้อมูลของทรานแซคชันตามช่วงเวลาที่กำหนดตลอดทั้งวัน ฐานข้อมูลประเภทนี้สามารถอัปเดตได้ไม่บ่อยนักเนื่องจากโดยทั่วไปแล้วรายงานการวิเคราะห์ไม่ต้องการข้อมูลแบบเรียลไทม์
บริษัท ส่วนใหญ่มีแหล่งข้อมูลสำหรับแต่ละพื้นที่ของธุรกิจ ให้ข้อมูลที่สำคัญแก่ผู้บริหารในการวิเคราะห์ตลาด สิ่งสำคัญคือการสร้างแหล่งข้อมูลแยกต่างหากสำหรับพื้นที่ธุรกิจเฉพาะของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าระบบทำงานได้ดี
ฐานข้อมูลสามารถใช้เพื่อรวมฐานข้อมูลหลาย ๆ ส่วนจากหลายส่วนของธุรกิจ แนวคิดนี้เรียกว่าคลังข้อมูล คลังข้อมูลเป็นแหล่งข้อมูลพิเศษที่ให้ข้อมูลประวัติเกี่ยวกับทุกแง่มุมของธุรกิจ พื้นที่เก็บข้อมูลนี้เก็บข้อมูลที่สามารถช่วย บริษัท กำหนดแนวโน้มยอดขายและประสิทธิภาพโดยรวมของธุรกิจ
