ซอฟต์แวร์การออกแบบฐานข้อมูลเป็นโปรแกรมแอปพลิเคชันที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างฐานข้อมูลที่กำหนดเองตามความต้องการเฉพาะของเขา ฐานข้อมูลคือชุดของข้อมูลหรือบันทึกจัดประเภทในลักษณะที่ช่วยให้ดึงข้อมูลได้ง่าย สมุดโทรศัพท์เป็นฐานข้อมูลอย่างง่ายซึ่งข้อมูลหลักประกอบด้วยชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์โดยปกติแล้วจะมีการจัดระเบียบหรือเรียงลำดับตามนามสกุล
ฐานข้อมูลคอมพิวเตอร์จัดเก็บข้อมูลในรูปแบบตารางซึ่งแต่ละตารางอ้างถึงรายการเฉพาะที่ต้องจัดเก็บและดึงข้อมูลเช่นลูกค้าใบแจ้งหนี้หรือการชำระเงิน ฟิลด์ซึ่งเป็นตัวยึดตำแหน่งชั่วคราวสำหรับข้อมูลมักจะจัดเรียงแยกกันข้ามคอลัมน์ของตาราง แต่ละแถวในตารางดังกล่าวแสดงถึงระเบียนที่ไม่ซ้ำกันและเป็นรายบุคคลซึ่งมีข้อมูลระบุที่สำคัญทั้งหมดที่เก็บไว้ในแต่ละเขตข้อมูลต่างๆ ตัวอย่างเช่นในฐานข้อมูลผู้ติดต่อที่เก็บข้อมูลเกี่ยวกับผู้คนฟิลด์อาจมีข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับผู้ติดต่อแต่ละรายเช่นชื่อหมายเลขโทรศัพท์ที่ทำงานและที่อยู่บ้าน
โปรแกรมฐานข้อมูลยอดนิยมจำนวนมากเช่นอีเมลและแอปพลิเคชันผู้ติดต่อมาพร้อมกับฟิลด์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าซึ่งผู้ใช้สามารถป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง โดยทั่วไปแล้วฟิลด์ที่กำหนดที่มาพร้อมกับโปรแกรมสำหรับผู้บริโภคที่ได้รับการบรรจุล่วงหน้าเหล่านี้จะไม่สามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงได้ ซอฟต์แวร์ออกแบบฐานข้อมูลแตกต่างจากโปรแกรมทั่วไปเหล่านี้ซึ่งผู้ใช้สามารถสร้างเขตข้อมูลเฉพาะที่เหมาะสมกับความต้องการของเขาและจัดเรียงหรือรวมไว้ในฐานข้อมูลโดยรวม
ซอฟต์แวร์การออกแบบฐานข้อมูลช่วยให้บุคคลสามารถกำหนดเอนทิตีหรือหมวดหมู่ที่ต้องการติดตามโดยการสร้างจำนวนตารางที่เหมาะสม ซอฟต์แวร์ส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตารางหรือหมวดหมู่ข้อมูลต่างๆ เมื่อทำการเชื่อมต่อหรือลิงค์ทั่วไประหว่างตารางข้อมูลจากตารางหนึ่งสามารถแสดงในอีกตารางหนึ่งที่เกี่ยวข้อง คุณสมบัตินี้มักจะช่วยลดการป้อนข้อมูลซ้ำซ้อน
โปรแกรมซอฟต์แวร์การออกแบบฐานข้อมูลจำนวนมากให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้ในการสร้างส่วนต่อประสานกราฟิกแบบกำหนดเอง ฟิลด์เฉพาะที่กำหนดโดยผู้ใช้สามารถวางบนหน้าจอหรือเลย์เอาต์ต่าง ๆ ในลักษณะใด ๆ ที่ผู้ใช้เลือกเพื่อตอบสนองความต้องการเฉพาะของเขา วิธีนี้ช่วยให้เขาสามารถดูข้อมูลที่เก็บไว้ในรูปแบบที่มีประโยชน์และมีความหมายหลากหลาย
ความยืดหยุ่นโดยธรรมชาติของซอฟต์แวร์ออกแบบฐานข้อมูลทำให้ผู้ใช้สามารถออกแบบและสร้างรายงานที่กำหนดเองสำหรับการวิเคราะห์ข้อมูล ซอฟต์แวร์นี้ยังช่วยให้ผู้ใช้สามารถจัดหมวดหมู่และจัดกลุ่มข้อมูลที่จัดเก็บไว้ได้อย่างง่ายดายด้วยฟิลด์ใด ๆ เพื่อให้สามารถสรุปข้อมูลและแนวโน้มใด ๆ ตัวอย่างเช่นคะแนนการทดสอบระดับมัธยมศึกษาสามารถติดตามได้จากคะแนนของนักเรียนโดยอาจารย์ประจำชั้นและตามเพศของนักเรียน
