ซอฟต์แวร์ภาพเอกสารเป็นแอพพลิเคชั่นที่ใช้ในการจัดการเอกสารเพื่อแปลงเอกสารกระดาษให้อยู่ในรูปแบบดิจิตอล สแกนเนอร์ใช้สำหรับป้อนข้อมูลเอกสารจากนั้นซอฟต์แวร์ภาพเอกสารมักจะตั้งชื่อและบันทึกเอกสารใช้การจดจำอักขระด้วยแสง (OCR) เพื่อให้สามารถค้นหาและแก้ไขได้และจัดเก็บเอกสารเหล่านั้น ซอฟต์แวร์ภาพเอกสารสามารถรวมเข้ากับอุปกรณ์ต่อพ่วงมัลติฟังก์ชั่น (MFP) เพื่อให้ซอฟต์แวร์สามารถจัดการเอกสารขณะสแกน
บ่อยครั้งซอฟต์แวร์ภาพเอกสารมีคุณสมบัติในตัวเพื่อปรับปรุงและควบคุมการแก้ไขเอกสารที่เก็บไว้ แอปพลิเคชั่นบางตัวมีความสามารถในการตรวจสอบเอกสารเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้เพียงคนเดียวเท่านั้นที่สามารถแก้ไขเอกสารได้ในแต่ละครั้ง ซอฟต์แวร์ยังสามารถอำนวยความสะดวกในกระบวนการอนุมัติดังนั้นการเปลี่ยนแปลงจะไม่นำไปใช้กับเอกสารจนกว่าผู้ดูแลระบบที่ระบุจะอนุมัติพวกเขา
ซอฟต์แวร์มักจะมาพร้อมกับส่วนต่อประสานกราฟิกกับผู้ใช้สำหรับจัดเก็บและค้นหาไฟล์ ส่วนต่อประสานสามารถรวมความสามารถในการลากและวางและบางครั้งก็รวมเครื่องมือค้นหาที่คล้ายกับที่ใช้ในการค้นหาอินเทอร์เน็ตเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย เอกสารที่เก็บไว้ในซอฟต์แวร์สามารถพิมพ์ส่งอีเมลและแฟกซ์แบบดิจิทัล ซอฟต์แวร์บางตัวอนุญาตให้ผู้ใช้ใส่คำอธิบายประกอบเอกสารโดยใช้คุณสมบัติการแสดงความคิดเห็นในตัว
ซอฟต์แวร์ภาพเอกสารมักจะมีความสามารถในการรวมเอกสารกับโปรแกรมอื่น ๆ เอกสารสามารถบันทึกในรูปแบบเอกสารพกพา (PDF) และรูปแบบที่เข้ากันได้กับMicrosoft® Office และรูปภาพสามารถส่งออกในรูปแบบเช่น jpeg และ tiff ข้อมูลยังสามารถคัดลอกและวางลงในเอกสารประมวลผลคำและสเปรดชีต
ธุรกิจหลายแห่งใช้ซอฟต์แวร์ภาพเอกสารสำหรับคุณสมบัติด้านความปลอดภัย ผู้ใช้สามารถได้รับอนุญาตหรือปฏิเสธการเข้าถึงไฟล์บางอย่างตามระดับสิทธิ์ของผู้ใช้และไฟล์สามารถล็อคเพื่อแก้ไขหรือการแก้ไขอาจต้องได้รับการอนุมัติก่อนนำไปใช้กับเอกสาร นอกเหนือจากการให้ความปลอดภัยด้วยการควบคุมการเข้าถึงและการเปลี่ยนแปลงเอกสารซอฟต์แวร์การถ่ายเอกสารยังให้ความปลอดภัยทางธุรกิจเนื่องจากไฟล์ดิจิทัลซึ่งแตกต่างจากเอกสารที่เป็นกระดาษสามารถสำรองข้อมูลได้อย่างง่ายดายและสม่ำเสมอ ช่วยให้ธุรกิจสามารถปกป้องเอกสารในกรณีที่เกิดเหตุการณ์รุนแรงเช่นไฟไหม้หรือน้ำท่วม
ซอฟต์แวร์ภาพดิจิตอลยังมีประโยชน์อื่น ๆ อีกมากมาย นอกเหนือจากการเพิ่มความปลอดภัยไฟล์ดิจิตอลยังช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บ ไฟล์คอมพิวเตอร์สามารถเข้าถึงได้ง่ายกว่าและแบ่งปันได้ง่ายกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับกลุ่มงานขนาดใหญ่ที่กระจัดกระจาย ซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถในการจัดเก็บอัตโนมัติยังสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบ เนื่องจากเอกสารส่วนใหญ่มีการใช้ทางอิเล็กทรอนิกส์ในท้ายที่สุดการจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้ความต่อเนื่องรวมเวิร์กโฟลว์และประหยัดเวลา
