การประมาณค่าซอฟต์แวร์จะถูกใช้โดยผู้รับเหมาผู้สร้างและผู้เชี่ยวชาญด้านการก่อสร้างอื่น ๆ เพื่อช่วยในการประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการก่อสร้างโดยมีเป้าหมายในการเสนอราคาที่ถูกต้อง การประมาณค่าซอฟต์แวร์ถูกออกแบบมาเพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายโดยการกำหนดงานและทำให้งานทางโลกอัตโนมัติผ่านการใช้ฐานข้อมูล นอกจากนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าไม่มีข้อมูลใดถูกทิ้งให้อยู่ในกระบวนการประมาณค่า
การประมาณซอฟต์แวร์อาจมีค่าใช้จ่ายมากขึ้นอยู่กับผู้ขายและคุณสมบัติของซอฟต์แวร์ อย่างไรก็ตามซอฟต์แวร์การประเมินที่ดีสามารถประหยัดเงินของผู้รับเหมาได้โดยทำให้มั่นใจว่าการเสนอราคามีความถูกต้องมากขึ้นซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายที่มากเกินไปและค่าใช้จ่ายที่ไม่คาดคิด นอกจากนี้ยังให้บริการเพื่อช่วยผู้รับเหมาปรับปรุงกระบวนการประมูลโดยรวม
การเสนอราคาที่สูงเกินไปจะหมายถึงผู้รับเหมารายอื่นจะได้งานในขณะที่การเสนอราคาต่ำหมายถึงกำไรที่ลดลงสำหรับผู้รับเหมา การประเมินค่าวัสดุมากเกินไปอาจส่งผลให้เกิดการซื้อมากกว่าที่จำเป็นสำหรับงาน เงินนี้สูญเปล่าหากไม่สามารถใช้วัสดุกับงานอื่นได้
ประโยชน์หลักของการประมาณค่าซอฟต์แวร์คือวิธีการคิดต้นทุนงานโดยอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์มักจะมาพร้อมกับฐานข้อมูลค่าก่อสร้างปรับปรุงรายเดือนโดยสมัครสมาชิก ผู้สร้างหลายคนต้องการเก็บฐานข้อมูลของตนเองสำหรับการคิดต้นทุนงานเพื่อให้ซอฟท์แวร์สามารถสะท้อนต้นทุนในท้องถิ่นและความผันผวนของราคาในตลาดได้แม่นยำยิ่งขึ้น
เพียงแค่มีค่าวัสดุและค่าแรงในมือทำให้งานของผู้ประเมินง่ายขึ้น เครื่องมือประมาณการสามารถใช้ซอฟต์แวร์เพื่อกำหนดวัสดุและเวลาทำงานของพนักงาน ซอฟต์แวร์ใช้คำจำกัดความนี้และคำนวณต้นทุนงานจากฐานข้อมูลค่าแรงและค่าวัสดุ ด้วยวิธีนี้ผู้ประมาณจะต้องเลือกงานที่เขากำหนดไว้ในฐานข้อมูลเท่านั้นและซอฟต์แวร์จะทำงานส่วนที่เหลือ สิ่งนี้จะลดโอกาสที่ขั้นตอนหรือวัสดุบางอย่างจะหลุดออกจากสมการโดยไม่ได้ตั้งใจ
ประโยชน์อีกประการหนึ่งของการประเมินซอฟต์แวร์คือช่วยให้ผู้สร้างสามารถดูต้นทุนงานขั้นสุดท้ายและเปรียบเทียบกับราคาเสนอเริ่มต้นได้ จากนั้นสามารถตรวจสอบการเสนอราคาเพื่อดูว่าสามารถทำให้ถูกต้องมากขึ้นได้อย่างไร ผู้ประเมินอาจตัดสินใจที่จะเปลี่ยนแปลงคำจำกัดความของงานเฉพาะภายในฐานข้อมูลซอฟต์แวร์โดยเรียกร้องให้มีวัสดุน้อยลงหรือลดชั่วโมงแรงงานลง
การประมาณค่าซอฟต์แวร์มักจะรวมคุณสมบัติอื่น ๆ โดยเฉพาะงานของตัวประมาณ มันอาจพิมพ์ตัวอักษรคำพูดตามอินพุต นอกจากนี้ซอฟต์แวร์บางตัวสามารถทำหน้าที่เป็นซอฟต์แวร์ทางการเงินเพื่อติดตามสถานะทางการเงินของธุรกิจ แพคเกจซอฟต์แวร์ประเมินเหล่านี้มักได้รับการออกแบบสำหรับผู้รับเหมาที่ดำเนินธุรกิจขนาดเล็ก
