กรุ๊ปแวร์เป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้กลุ่มคนที่ทำงานในระบบหรือแอพพลิเคชั่นเดียวกันไม่ว่าจะเกิดขึ้นที่ไหนก็ตาม แอปพลิเคชั่นกรุ๊ปแวร์ดังกล่าวมักเป็นอีเมลกลุ่มข่าวและแชท แอพพลิเคชั่นกรุ๊ปแวร์ทั่วไปที่ผู้ใช้คอมพิวเตอร์ในปัจจุบันยอมรับได้ง่าย ได้แก่ Lotus Notes, ระบบอีเมลเซิร์ฟเวอร์เช่น FirstClass และ Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink และ Workspot
ผู้เชี่ยวชาญบางคนแบ่งกรุ๊ปแวร์เป็นสามหมวดหมู่: เครื่องมือสื่อสารเครื่องมือการประชุมและเครื่องมือการจัดการร่วมกัน เครื่องมือสื่อสารประกอบด้วยอีเมล FAX และข้อความเสียง เครื่องมือการประชุมประกอบด้วยการประชุมข้อมูลเสียงและวิดีโอ และกระดานข้อความและห้องสนทนา เครื่องมือการจัดการความร่วมมือประกอบด้วยปฏิทินอิเล็กทรอนิกส์ระบบการจัดการโครงการและระบบเวิร์กโฟลว์
ผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ แบ่งกรุ๊ปแวร์ออกเป็นสองประเภทที่เกี่ยวข้องกับเวลาและอีกสองประเภทที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ เมื่อพนักงานใช้แอพพลิเคชั่นในเวลาเดียวกันมันเป็น groupware แบบซิงโครนัส อย่างไรก็ตามคนงานที่ใช้แอพพลิเคชั่นเดียวกันในเวลาที่ต่างกันกำลังใช้งานอะซิงโครนัสกรุ๊ปแวร์ หมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องกับสถานที่นั้นจัดวางเป็นกลุ่มกรุ๊ปแวร์ที่บุคคลอื่นใช้อยู่ในที่เดียวกัน และระยะทาง, กรุ๊ปแวร์ที่บุคคลใช้ในที่ต่างๆ
ธุรกิจใช้กรุ๊ปแวร์ด้วยเหตุผลหลายประการ เหตุผลหลักประการหนึ่งคือการหลีกเลี่ยงปัญหาดั้งเดิมของการมีพนักงานในสถานที่ต่าง ๆ ที่ต้องทำงานในแอปพลิเคชันเดียวกัน ด้วยการเข้าสู่ระบบเครือข่ายหรือเซิร์ฟเวอร์อินทราเน็ตพนักงานในสถานที่ต่าง ๆ สามารถเข้าถึงแอปพลิเคชันเดียวกันและได้รับประโยชน์จากมุมมองและความคิดเห็นที่หลากหลายของผู้อื่น ฟังก์ชั่นนี้เป็นส่วนสำคัญของการสื่อสารโทรคมนาคม หากคุณสามารถลงชื่อเข้าใช้เซิร์ฟเวอร์ของ บริษัท ได้จากทุกที่คุณไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงานเพื่อเข้าถึงกรุ๊ปแวร์บางอย่าง
การสื่อสารโทรคมนาคมสามารถประหยัดค่าเดินทางสำหรับทั้ง บริษัท และพนักงาน นอกจากนี้ยังสามารถเปิดใช้งานการสื่อสารแบบเรียลไทม์เมื่อมันเป็นไปไม่ได้ การสื่อสารนี้สามารถเสริมสร้างความเข้าใจที่ดีขึ้นของเป้าหมายและเป้าหมายของโครงการธุรกิจผ่านการอภิปรายกลุ่มของแต่ละขั้นตอนไปพร้อมกันเพื่อบรรลุเป้าหมายและเป้าหมายเหล่านั้น
การใช้งานสำหรับกรุ๊ปแวร์อื่นคือการแก้ปัญหากลุ่ม หลายครั้งที่พนักงานบางคนเห็นสิ่งที่แตกต่างจากพนักงานคนอื่น หากพวกเขาทำงานภายในกรอบการทำงานเดียวกันพวกเขาสามารถแก้ปัญหาร่วมกันประหยัดเวลาและเงินของ บริษัท หากไม่มีกรุ๊ปแวร์ความร่วมมือแบบเรียลไทม์จะเป็นไปไม่ได้
