การจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลเป็นชื่อที่กำหนดให้กับกลยุทธ์และนโยบายที่ธุรกิจใช้เพื่อรักษาและจัดระเบียบข้อมูลดิจิทัล มันเป็นวิวัฒนาการที่ทันสมัยของกลยุทธ์ที่ใช้ในการจัดการข้อมูลทางกายภาพเช่นที่เก็บไว้ในกระดาษภาพยนตร์และสื่อทางกายภาพอื่น ๆ ชิ้นส่วนของข้อมูลผ่านการจัดการวงจรข้อมูลห้าขั้นตอน เหล่านี้คือการสร้างการกระจายการบำรุงรักษาการใช้งานและการจัดการ
ด้วยการจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลการเคลื่อนไหวและการจัดเก็บชิ้นส่วนของข้อมูลที่กำหนดจะถูกควบคุมจากเวลาที่สร้างขึ้นตามเวลาที่สิ้นสุดสภาพการเป็นประโยชน์ โดยปกติสิ่งนี้จะเกิดขึ้นในบริบททางธุรกิจแม้ว่าการจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลยังสามารถใช้เพื่อรักษาข้อมูลสำหรับรัฐบาลหรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ นโยบายการจัดการวงจรชีวิตข้อมูลของธุรกิจถูกกำหนดโดยเป้าหมายโดยรวมขององค์กรและเชื่อมโยงอย่างใกล้ชิดกับนโยบายเทคโนโลยีสารสนเทศทั่วไป
กระบวนการเริ่มต้นด้วยการสร้างหรือรับชิ้นส่วนของข้อมูลใหม่ ข้อมูลสามารถสร้างขึ้นภายในได้เช่นเมื่อนักบัญชีจัดทำงบประมาณสำหรับองค์กรหรือสามารถรับได้จากบุคคลภายนอก บริษัท ซึ่งอาจรวมถึงแบบฟอร์มการติดต่อหรือรายงาน
ข้อมูลจะถูกกระจายแล้ว ในระดับภายในข้อมูลจะถูกส่งไปยังพนักงานและผู้จัดการใน บริษัท ที่อาจจำเป็นต้องใช้เพื่อทำการตัดสินใจเชิงนโยบาย ข้อมูลอาจถูกแจกจ่ายจากภายนอกไปยังผู้ขายลูกค้าหรือผู้ถือหุ้น
ถัดไปสามารถใช้ข้อมูลเพื่อช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจหรือกำหนดนโยบายของ บริษัท ตลอดกระบวนการการใช้และการกระจายข้อมูลจะต้องถูกเก็บรักษาไว้ การบำรุงรักษารวมถึงการจัดเก็บการดึงและการถ่ายโอนข้อมูล เพื่อให้ข้อมูลมีประโยชน์ธุรกิจจะต้องจัดเรียงตามลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและมีระบบในการจัดการข้อมูล กระบวนการสำหรับการติดตามข้อมูลในขณะที่ใช้งานอยู่ก็เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการบำรุงรักษา
ในที่สุดข้อมูลผ่านการจัดการ นี่เป็นนโยบายที่จัดทำขึ้นเพื่อจัดการข้อมูลที่มีค่าน้อยลงเมื่อเวลาผ่านไป ข้อมูลดังกล่าวเข้าถึงได้ไม่บ่อยนักและอาจเป็นไปตามข้อกำหนดการเก็บรักษาที่กำหนดโดยกฎของรัฐบาลหรือองค์กร
ในระบบการจัดการวงจรชีวิตของข้อมูลที่จัดระเบียบอย่างดีข้อมูลจะเคลื่อนไหวอย่างราบรื่นผ่านห้าขั้นตอนเหล่านี้ ข้อยกเว้นคือเมื่อธุรกิจมีส่วนร่วมในการดำเนินคดี ในกรณีนี้ข้อมูลบางส่วนอาจถูกแช่แข็งหรือลบออกจากสตรีมข้อมูลทั่วไปจนกว่าคำถามทางกฎหมายจะสามารถแก้ไขได้
