ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เป็นเครื่องมือหรือชุดเครื่องมือที่ใช้ในการรวบรวมจัดระเบียบแบ่งปันและตรวจสอบข้อมูลทางธุรกิจระหว่างผู้ใช้ที่หลากหลาย แนวคิดของการจัดการความรู้ (KM) พัฒนาขึ้นในปี 1990 เนื่องจากธุรกิจต่างๆต้องดิ้นรนด้วยวิธีที่มีประสิทธิภาพในการจัดการและดึงข้อมูลทางธุรกิจ ระบบการจัดการเนื้อหาขององค์กรได้รับการพัฒนาพร้อมกับซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เฉพาะเพื่ออำนวยความสะดวกในการรวบรวมและกระจายความรู้ ปัจจุบันมีเครื่องมือซอฟต์แวร์ KM ที่แตกต่างกันหลายร้อยชุดแต่ละชุดได้รับการออกแบบมาสำหรับธุรกิจเฉพาะประเภท
กลุ่มที่มีความหลากหลายเช่นการบริการลูกค้าเทคโนโลยีสารสนเทศ (IT) ค้าปลีกวิทยาศาสตร์วิศวกรรมรัฐบาลและการศึกษาอาจต้องใช้ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้เฉพาะทาง ตัวอย่างเช่นซอฟต์แวร์ KM บางตัวจะจัดการข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าหรือลูกค้าเพื่อปรับปรุงการขายและการสนับสนุนลูกค้า ประเภทอื่นสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับทักษะของพนักงานพรสวรรค์การศึกษาและการฝึกอบรมทางธุรกิจเพื่อเจาะลึกถึงความเชี่ยวชาญที่อาจไม่มีใครสังเกตเห็นในอดีต เครื่องมือบางอย่างจัดการกระบวนการทำงานให้การฝึกอบรมหรือมาตรฐานกระบวนการผ่านคำแนะนำทีละขั้นตอนหรือคู่มือ
การจัดการความรู้เริ่มต้นด้วยกระบวนการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ เอกสารกระดาษ, อีเมล, ไฟล์. pdf หรือโปรแกรมประมวลผลคำ, ภาพวาดหรือกราฟิก, เนื้อหาเว็บ, เอกสารที่เขียนด้วยลายมือ, ไมโครฟิล์มหรือไมโครฟิล์มและไฟล์ดิจิตอลล้วนเป็นไปได้ทั้งหมด ความรู้ของผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อสามารถเขียนลงไปและเพิ่มลงในฐานความรู้ได้ เครื่องมือพิเศษสามารถแปลงอินพุตข้อมูลต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบมาตรฐานและปรับปรุงคุณภาพของเอกสารที่เป็นผลลัพธ์ โดยทั่วไปชุดความรู้ที่ได้จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ
เมื่อรวบรวมข้อมูลแล้วเครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการความรู้อื่น ๆ จะถูกใช้เพื่อจัดการข้อมูล เอกสารและไฟล์สามารถเชื่อมโยงจัดทำดัชนีและจัดหมวดหมู่เพื่อให้สามารถสแกนและเข้าถึงได้ง่ายโดยใช้เครื่องมือดึงข้อมูล ข้อมูลบางอย่างอาจต้องการการควบคุมเวอร์ชันเพื่อให้ผู้ใช้แน่ใจว่าจะใช้เฉพาะข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดในขณะที่รุ่นก่อนหน้าถูกเก็บถาวร เครื่องมือ KM ทำให้ผู้ใช้หลายคนร่วมมือกันในการสร้างข้อมูลและจัดการกระบวนการตรวจสอบและอนุมัติ คุณสมบัติอื่น ๆ อาจรวมถึงการควบคุมการเข้าถึงการเก็บถาวรและความสามารถในการดึงข้อมูลและการแปลงเป็นเอาต์พุตประเภทต่างๆ
มีประโยชน์ทางธุรกิจมากมายจากการใช้ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ ช่วยลดความจำเป็นของ บริษัท ในการจัดการและจัดเก็บกระดาษจำนวนมากหรือบันทึกในรูปแบบต่าง ๆ พร้อมความต้องการจัดเก็บข้อมูลที่หลากหลาย สามารถดึงข้อมูลได้เร็วขึ้นจากหลากหลายแหล่งและสามารถแบ่งปันและควบคุมได้ง่ายขึ้น เครื่องมือ KM ช่วยให้ผู้ใช้รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลเช่นตัวชี้วัดประสิทธิภาพการทำงานปัญหาที่เกิดซ้ำหรือปัญหาที่พบบ่อยและการสลายขั้นตอนการทำงาน ด้วยเหตุผลเหล่านี้ซอฟต์แวร์การจัดการความรู้ยังคงได้รับความนิยมความซับซ้อนและการใช้งานที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง
