ซอฟต์แวร์ หมายถึงกิจวัตรและโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นสำหรับระบบคอมพิวเตอร์ที่อนุญาตให้ใช้ในการปฏิบัติงานหรือโต้ตอบกับคอมพิวเตอร์ ผู้ผลิตซอฟต์แวร์สามารถจัดหาซอฟต์แวร์ให้เป็นส่วนประกอบของระบบหรือสร้างเป็นแอปพลิเคชันแยกต่างหากโดยผู้ผลิตหรือบุคคลที่สาม เอกสาร เป็นคำอธิบายของผลิตภัณฑ์และวิธีการใช้ เอกสารประกอบซอฟต์แวร์อธิบายแอปพลิเคชันซอฟต์แวร์และวิธีใช้
เอกสารคู่มือซอฟต์แวร์ที่พิมพ์ออกมาบางครั้งเรียกว่าคู่มือซอฟต์แวร์มักจะถูกจัดทำขึ้นเช่นหนังสือพร้อมหน้าชื่อเรื่องสารบัญเนื้อหาและดัชนีและมักมีองค์ประกอบทั่วไป ส่วนประกอบแรกที่ผู้ใช้ส่วนใหญ่ต้องการคือคู่มือการติดตั้งและมีคำแนะนำแยกต่างหากสำหรับระบบปฏิบัติการต่าง ๆ ที่ซอฟต์แวร์ใช้งานได้ตามต้องการ คู่มือการติดตั้งจะแสดงข้อกำหนดที่จำเป็นในการใช้งานซอฟต์แวร์รวมถึงระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์, RAM, พื้นที่ว่างในฮาร์ดไดรฟ์, การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและข้อกำหนดหรือส่วนเสริมอื่น ๆ เช่นอุปกรณ์ต่อพ่วง ตามด้วยคำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการติดตั้งซึ่งอาจมาจาก CD-ROM, DVD หรือดาวน์โหลดเป็นต้น คุณสมบัติที่ผิดปกติใด ๆ ของตัวติดตั้งและคำอธิบายของตัวเลือกการติดตั้งแบบกำหนดเองเช่นตำแหน่งอื่นหรือการติดตั้งที่มีความคล่องตัว
คู่มือ“ เริ่มต้นอย่างรวดเร็ว” มักจะเป็นส่วนถัดไปของเอกสารคู่มือซอฟต์แวร์ที่พิมพ์ออกมา การหยิบขึ้นมาซึ่งคำแนะนำในการติดตั้งจะหายไปคู่มือการเริ่มต้นอย่างรวดเร็วจะช่วยให้ผู้ใช้เริ่มต้นใช้งานซอฟต์แวร์และการใช้งานพื้นฐาน ส่วนนี้อาจจัดในหลายวิธีตามความเหมาะสมกับซอฟต์แวร์เฉพาะ วิธีการหนึ่งที่เป็นที่นิยมสำหรับแอปพลิเคชันที่เน้นงานคือการแนะนำตามโครงการซึ่งผู้ใช้เรียนรู้การทำงานพื้นฐานของซอฟต์แวร์ในขณะที่ทำบทเรียนขนาดเล็ก
องค์ประกอบอื่น ๆ ที่เราคาดว่าจะพบในเอกสารประกอบของซอฟต์แวร์ที่พิมพ์ออกมานั้นมีฟีเจอร์ที่หมดลงโดยเน้นที่ฟีเจอร์ใหม่ไปเป็นเวอร์ชั่นล่าสุด รายการอัปเดตตั้งแต่รุ่นก่อนหน้าอาจรวมถึงการแก้ไขข้อบกพร่อง; ข้อมูลเกี่ยวกับวิธีขอรับการสนับสนุนทางเทคนิค คำอธิบายของข้อความผิดพลาด; และข้อมูลสำหรับผู้ใช้ขั้นสูงหรือ "พลัง" เกมและแอปพลิเคชั่นซอฟต์แวร์อื่น ๆ อาจรวมถึงแผ่นโกงหรือคำแนะนำในเอกสารประกอบ
เอกสารซอฟต์แวร์ที่พิมพ์ออกมาไม่ได้เป็นชนิดเดียว ก่อนอื่นเอกสารที่พิมพ์อาจมีออนไลน์หรือเป็น pdf อาจมีเอกสารเพิ่มเติมในรูปแบบของเคล็ดลับเครื่องมือและหน้าจอความช่วยเหลือภายในแอปพลิเคชันคำถามที่พบบ่อย - รายการคำถามที่พบบ่อยพร้อมคำตอบบทความที่ค้นหาได้การฝึกอบรมทางเว็บวิดีโอและรูปแบบอื่น ๆ
เอกสารประกอบของซอฟต์แวร์มีคุณภาพค่อนข้างแตกต่างกันไปและนี่เป็นความจริงโดยเฉพาะอย่างยิ่งในคู่มือซอฟต์แวร์ สิ่งที่ดีสามารถยอดเยี่ยมได้ในขณะที่คำถามที่ไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างดีสามารถปล่อยให้ผู้ใช้มีคำถามมากมาย นอกจากนี้ยังมีผู้ใช้ที่ไม่ต้องค้นหาเอกสารก่อนถามคำถามในฟอรัมของผู้ผลิตซอฟต์แวร์
