การจัดการการพิมพ์โดยรวมนั้นแตกต่างจากกิจกรรมการจัดการการพิมพ์โดยเฉลี่ยซึ่งเป็นการประเมินเชิงลึกเกี่ยวกับการผลิตโครงสร้างพื้นฐานเครื่องพิมพ์ โดยพิจารณาจากฮาร์ดแวร์ซอฟต์แวร์และบริการการพิมพ์เชิงปฏิบัติเมื่อพิจารณาว่าบริการเหล่านี้ทำงานได้ดีเพียงใด การจัดการการพิมพ์โดยรวมสามารถเพิ่มคุณภาพและความสามารถในการทำกำไรของการพิมพ์ หากเจ้าของธุรกิจ outsource การจัดการการพิมพ์ทั้งหมดให้กับ บริษัท อื่นเขาอาจได้รับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการทำให้สภาพแวดล้อมการพิมพ์ของเขามีประสิทธิภาพมากขึ้นหลังจากตรวจสอบการประเมินผลการผลิตและทำการเปลี่ยนแปลงการปฏิบัติงานในภายหลัง
ด้วยการลงทุนในการจัดการการพิมพ์ทั้งหมดผู้ดูแลระบบอาจทำให้เครือข่ายการพิมพ์มีประสิทธิภาพและจัดการได้มากขึ้น รายงานบางฉบับระบุว่า บริษัท ต่างๆอาจลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการพิมพ์ลงได้มากถึง 30% คำแนะนำในการจัดการประสิทธิภาพการทำงานอาจรวมถึงการซื้ออุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นใหม่หรือเพียงแค่ปรับแต่งอุปกรณ์เก่าและย้ายที่ตั้งใหม่ หากผู้ดูแลระบบการพิมพ์ทำการเปลี่ยนแปลงเช่นนี้เปอร์เซ็นต์ของการออมและผลกำไรอาจเพิ่มมากขึ้น
การจัดการพิมพ์ทั้งหมดสามารถให้มุมมองที่เป็นประโยชน์ของการปฏิบัติการพิมพ์ ตัวอย่างเช่นรายงานรายละเอียดการใช้เครื่องพิมพ์สามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับผู้ดูแลระบบว่าเครื่องพิมพ์ใช้งานได้ดีเพียงใดและบ่อยครั้งเพียงใด เมื่อใช้รายงานเหล่านี้เขาอาจสามารถปรับปรุงการดำเนินงานเพื่อให้การใช้เครื่องพิมพ์มีประสิทธิภาพสูงสุด เกือบทุกด้านของการพิมพ์สามารถควบคุมและจัดการผ่านโปรแกรมการจัดการการพิมพ์ทั้งหมดตั้งแต่การป้อนคำสั่งซื้อและการจัดส่งไปจนถึงการจัดการสินค้าคงคลังและการลดต้นทุนภายใน
โปรแกรมการจัดการการพิมพ์ทั้งหมดสามารถส่งผลโดยตรงต่อบุคคลที่เกี่ยวข้องกับบริการการพิมพ์จากลูกค้าไปจนถึงผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ เนื่องจากการจัดการการพิมพ์โดยรวมสามารถให้ผู้ดูแลความสามารถในการปรับปรุงบริการสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอาจค้นหางานได้ง่ายขึ้นและอาจเสียเวลาน้อยลงในการแก้ไขปัญหาการพิมพ์ ทำให้เวลาว่างสำหรับผู้เชี่ยวชาญในการเพิ่มประสิทธิภาพบริการการพิมพ์ จากนั้นลูกค้าอาจเพลิดเพลินกับการผลิตเอกสารที่เพิ่มขึ้นและเร็วขึ้นหากพวกเขาใช้บริการที่นักเทคโนโลยีสารสนเทศดูแลภายใต้โปรแกรมการจัดการการพิมพ์ทั้งหมด
นอกจากนี้โปรแกรมสามารถให้พอร์ตการลงทุนและโปรไฟล์แก่ผู้ดูแลระบบ ในกลยุทธ์การจัดการการพิมพ์แบบใหม่สามารถแนะนำให้ผู้ดูแลระบบที่ต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและประหยัดเงินรวมถึงให้บริการการพิมพ์ที่ดีที่สุดแก่ลูกค้า ด้วยข้อมูลนี้ทำให้สามารถจัดการและหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมที่ไม่คาดคิดได้ ความเสี่ยงสามารถลดลงได้โดยการติดตามทรัพย์สินและการบัญชีสำหรับทุกค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน การดำเนินงานในอนาคตยังสามารถวางแผนสำหรับการคาดการณ์ในการขยายตัวและเทคโนโลยี
