การกำหนดที่ปรึกษาทางวิศวกรรมที่ดีที่สุดสำหรับโครงการนั้นง่ายกว่าหากปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดการโครงการอย่างเป็นทางการในระหว่างกระบวนการคัดเลือก ที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมได้รับการว่าจ้างสำหรับงานที่หลากหลายตั้งแต่กิจกรรมการวิจัยประยุกต์ไปจนถึงการออกแบบและการก่อสร้างสิ่งอำนวยความสะดวกขนาดใหญ่ บริการของที่ปรึกษานั้นได้มาจากการเตรียมคำขอสำหรับข้อเสนอ (RFP) และการประเมินผลการตอบสนองที่ตามมา กระบวนการ RFP ซึ่งอาจเขียนขึ้นโดยที่ปรึกษาเช่นกันจะต้องได้รับการจัดการโดยบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมในสาขาของตนและมีความรู้เกี่ยวกับผลลัพธ์ที่ต้องการ มาตรการควบคุมคุณภาพกำหนดให้ทีมงานคัดเลือกประเมินการอ้างอิงงานที่ผ่านมาของผู้แข่งขันชั้นนำสำหรับงาน
ขั้นตอนการจัดการโครงการตามด้วยทีมงานคัดเลือกประกอบด้วยการเตรียม RFP ที่เหมาะสมการจัดตั้งวิธีการสื่อสารกับผู้ประมูลที่สนใจและกลไกในการอนุญาตหรือไม่อนุญาตการทำงานเพิ่มเติมหรือวิธีการที่แตกต่างจากผู้ประมูล นอกจากนี้ผู้วางแผนจะต้องสื่อสารกำหนดการของพวกเขาสำหรับการส่งและการวิเคราะห์คำตอบ บ่อยครั้งที่ไม่เปิดเผยเกณฑ์การประเมินด้วยเช่นกัน
RFP เป็นเอกสารที่สื่อถึงโครงการแก่ที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมที่สนใจ ขอบเขตของงานเป็นองค์ประกอบที่เด็ดขาดที่สุดของ RFP และกระบวนการคัดเลือกโดยรวม เมื่อมีการกำหนดเป้าหมายของโครงการอย่างชัดเจนวิศวกรเองมักจะปฏิเสธที่จะประมูลหากพวกเขารู้ว่าโครงการไม่ได้อยู่ในขอบเขตความเชี่ยวชาญของพวกเขา
ขอบเขตจะสะกดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของโครงการ มันจะรวมถึงสิ่งที่เป็นที่รู้จักและไม่รู้จักเกี่ยวกับกระบวนการหรือโครงการที่ช่วยให้วิศวกรตระหนักถึงการทดสอบหรืองานทดลองที่จะรวมอยู่ในข้อเสนอของพวกเขา ขอบเขตที่เป็นลายลักษณ์อักษรจะแสดงผลลัพธ์ของโครงการอย่างละเอียดซึ่งเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกฝ่ายที่จะรู้ว่าเมื่อโครงการเสร็จสมบูรณ์และมีคุณภาพเป็นที่ยอมรับ ส่วนที่เหลือของ RFP จะอธิบายงานที่จะดำเนินการส่งมอบความคาดหวังในการควบคุมคุณภาพและวันครบกำหนดที่จำเป็นสำหรับเหตุการณ์สำคัญต่างๆ
โดยทั่วไปงานในโครงร่างของเป้าหมายและเป้าหมายย่อยจะเรียกว่าตารางการแยกย่อยงาน (WBS) งานในการร่าง WBS รับรองนักวางแผนว่าโครงการนั้นครอบคลุมและไม่มีองค์ประกอบใดถูกลืม ผู้ประมูลใช้ WBS เป็นวิธีที่เข้าใจได้ง่ายเพื่อนำเสนอการตอบสนองและรายการตรวจสอบเพื่อความสมบูรณ์
คณะกรรมการคัดเลือกจะต้องประเมินคู่แข่งขันมากกว่าเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้มั่นใจว่ามีการเลือกที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมที่ดีที่สุด โครงการเก่าที่มีลักษณะคล้ายกัน (ถ้ามี) ควรได้รับการศึกษาเพื่อพิจารณาความสามารถของที่ปรึกษาในการส่งมอบผลลัพธ์ที่มีคุณภาพและตรงเวลา หลายโครงการรวมจุดกึ่งกลางของการประเมินเพื่อกำหนดว่าผลลัพธ์อยู่บนเป้าหมายหรือไม่ บางครั้งมีการใช้แรงจูงใจเพื่อส่งเสริมการยึดมั่นกับตารางเวลา
เมื่อกระบวนการ RFP เสร็จสมบูรณ์โครงการอาจไม่ได้รับรางวัล หลายครั้งฝ่ายบริหารพบว่ามีการเชื่อมโยงที่ขาดหายไปในโครงการซึ่งปรากฏชัดเจนเมื่อตรวจสอบคำตอบ การทบทวนโครงการโดยทีมผู้เชี่ยวชาญที่ไม่เกี่ยวข้องหลายรายอาจชี้ให้เห็นข้อมูลที่บกพร่องหรือขาดหายไป บางครั้งที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมที่ดีที่สุดถูกค้นพบโดยการอ่านการตอบสนองที่ระบุข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์หรือข้อสมมติฐานที่ไม่ดีของ RFP ดั้งเดิม
