เมื่อการวางแผนการบำรุงรักษาไม่ได้ทำอย่างมีประสิทธิภาพอาจส่งผลให้เสียเวลาและเงินในการผลิตจำนวนมาก นักวางแผนการบำรุงรักษามีหน้าที่ในการพัฒนาวิธีการในการป้องกันของเสียมากเกินไป วิธีหนึ่งที่สามารถทำได้คือให้นักวางแผนการบำรุงรักษาจดจำความรับผิดชอบของตน พวกเขาควรพัฒนาใบสั่งงานบริการที่สมบูรณ์และรักษาไฟล์ประวัติที่ดี
ประสบการณ์มีแนวโน้มที่จะแสดงให้เห็นว่าการวางแผนการบำรุงรักษาอาจมีผลกระทบอย่างมากต่องบประมาณของ บริษัท คนในวงการอุตสาหกรรมหลายคนตั้งข้อสังเกตว่าแม้จะมีการวางแผนงานซ่อมบำรุง แต่งบประมาณก็ยังได้รับผลกระทบในทางลบ เหตุผลหลักประการหนึ่งคือผู้วางแผนซ่อมบำรุงมักจะมีงานที่ไม่ใช่งานของพวกเขา
โดยทั่วไปการวางแผนการบำรุงรักษาที่มีประสิทธิภาพต้องใช้บุคคลที่มีส่วนร่วมและมุ่งเน้นไปที่หน้าที่ของเขา การวางแผนในลักษณะที่ลดของเสียไม่ใช่เรื่องง่าย มันต้องการคนที่จะทำการวิจัยประเมินและคำนวณอย่างมาก นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการสื่อสารและประสานงานกับผู้อื่น งานนี้อาจล้นหลามเมื่อมีการสันนิษฐานหน้าที่ที่ไม่เกี่ยวข้องเช่นการกำหนดเวลาการบำรุงรักษาหรือการดูแล
การวางแผนการบำรุงรักษาเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องทำล่วงหน้า รอจนกว่าจะมีการแตกหรือความผิดปกติที่สำคัญไม่ได้วางแผน ส่งผลให้สูญเสียการควบคุมที่อาจมีค่าใช้จ่ายสูง วิธีที่ดีกว่าคือการมีแผนการที่ตั้งตารออย่างน้อยหนึ่งปีถ้าไม่ใช่ 18 เดือน การเตรียมการของผู้วางแผนการบำรุงรักษาควรแสดงตามใบสั่งงานบริการที่เข้มงวดตารางเวลาการปิดระบบที่มีประสิทธิภาพ
ใบสั่งงานบริการอาจถูกพิจารณาว่าเป็นของแข็งหากมีทุกสิ่งที่จำเป็นต้องสื่อสารกับทุกคนที่จะมีส่วนร่วมในงานบำรุงรักษาในอนาคต เอกสารนี้อาจดูได้โดยผู้บริหารระดับสูงช่างเทคนิคและนักบัญชี ดังนั้นงานที่คาดว่าจะทำควรมีการระบุไว้อย่างชัดเจน ควรรวมวัสดุที่จำเป็นเพื่อให้งานสำเร็จ นอกจากนี้ควรรวมรายการต่าง ๆ เช่นภาพร่างบันทึกปัญหาและคำแนะนำพิเศษ
กำหนดเวลาปิดเครื่องเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกรณีที่จำเป็นต้องปิดโรงงานหรืออุปกรณ์ที่จำเป็นเป็นระยะเวลาหนึ่ง ผู้วางแผนการบำรุงรักษาควรสามารถคาดเดาความรู้ได้อย่างถูกต้องว่าจะใช้เวลานานเท่าใด เขาควรร่างโครงการบำรุงรักษาทั้งหมดที่จะต้องทำในช่วงเวลานั้น การวางแผนของเขาควรรวมถึงวิธีการใช้แรงงานเพื่อไม่ให้เกิดของเสียในเรื่องนี้
การประเมินจำนวนมากทำในระหว่างการวางแผนการบำรุงรักษาควรใช้ไฟล์ประวัติ เอกสารเหล่านี้ควรให้รายละเอียดอย่างละเอียดเกี่ยวกับประวัติของอุปกรณ์ทั้งหมด ซึ่งอาจรวมถึงรูปแบบการบำรุงรักษาหรือปัญหาต่อเนื่อง ไฟล์เหล่านี้ควรให้พื้นฐานสำหรับการคาดเดาและการวิจัยเกี่ยวกับระยะเวลาการบำรุงรักษาและค่าใช้จ่าย
