สถาปนิกที่มีประวัติเป็น บริษัท หรือสถาปนิกรายบุคคลที่ระบุไว้ในใบอนุญาตก่อสร้างอาคารสำหรับโครงการก่อสร้างที่พวกเขาทำสัญญาไว้ การขอใบอนุญาตทำได้โดยการส่งใบสมัครแบบแปลนโครงการและข้อกำหนดของอาคารไปยังหน่วยงานกำกับดูแลที่รับผิดชอบพื้นที่ที่จะทำการก่อสร้าง อาจมีสถาปนิกมากกว่าหนึ่งคนหากสถาปนิกต่างวางแผนที่จะทำงานในโครงการเดียว บริษัท ขนาดใหญ่สามารถตั้งค่าความสัมพันธ์ในการทำงานกับสถาปนิกในพื้นที่ซึ่งจะมีชื่อปรากฏอยู่ในใบสมัครและใบอนุญาต
อาจจำเป็นต้องใช้ทักษะพิเศษสำหรับการก่อสร้างในบางพื้นที่เช่นทักษะทางแผ่นดินไหวหรือมีภูมิประเทศเฉพาะ สถาปนิกท้องถิ่นสามารถควบคุมดูแลการดำเนินงานโครงการและดังนั้นจึงกลายเป็นสถาปนิกแห่งการบันทึก ตัวอย่างเช่นในสหรัฐอเมริกาสถานะดังกล่าวหมายความว่า บริษัท อยู่ในการควบคุมของโครงการตามที่สภาการลงทะเบียนสถาปัตยกรรมแห่งชาติ (NCARB) NCARB กำหนดให้สถาปนิกตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายที่เหมาะสมสำหรับการลงทะเบียนแม้ว่าพวกเขาจะทำการจัดเตรียมเอกสารให้ นอกจากนี้ยังสรุปเกณฑ์การรับผิดชอบในการควบคุมโครงการ
ภายใต้แนวทางของ NCARB สถาปนิกแห่งการบันทึกควรควบคุมสิ่งที่จะเข้าไปในเอกสารรู้เนื้อหาและมีความเป็นมืออาชีพในการจัดเตรียม พวกเขาควรเก็บบันทึกเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกับเกณฑ์เหล่านี้อย่างน้อยห้าปี เน้นคุณภาพของการสื่อสารและการจัดตั้งใบอนุญาตก่อสร้างควรมีการตั้งค่าการสื่อสารทางอีเมลระหว่างทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในโครงการ
สถาปนิกด้านการบันทึกควรเปิดให้แชร์ไฟล์ทางเทคนิคผ่านเซิร์ฟเวอร์ File Transfer Protocol (FTP) เพื่อการสื่อสารที่เร็วที่สุด การประชุมและแสดงความคิดเห็นผ่านอินเทอร์เน็ตเป็นวิธีที่ดีที่สุดสำหรับทุกฝ่ายในการติดตามข่าวสารเกี่ยวกับโครงการต่างๆ กฎหมายและข้อบังคับรุ่น NCARB แนะนำสถาปนิกในการปฏิบัติตามกฎเหล่านี้เมื่อเตรียมเอกสารจากที่อื่น สถาปนิกที่เป็นผู้บันทึกต้องรับผิดชอบในการจัดการเอกสารของตนอย่างมืออาชีพ
สถาปนิกที่เป็นผู้บันทึกใด ๆ ก็มีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามรหัสความปลอดภัยทั้งหมดในโครงการ นี่ถือได้ว่าเป็น บริษัท หลักสำหรับโครงการหรือถูกว่าจ้างโดย บริษัท สถาปัตยกรรมขนาดใหญ่ รัฐส่วนใหญ่ในสหรัฐอเมริกาใช้มาตรฐาน NCARB โดยไม่คำนึงถึงการควบคุมการเก็บบันทึกและบางคนได้เพิ่มข้อกำหนดที่กำหนดวิธีการที่สถาปนิกของบันทึกระบุตัวเองในเอกสาร
