ต้องเก็บรักษาเอกสารสำคัญหลายฉบับไว้เป็นระยะเวลานาน ผลิตภัณฑ์กระดาษธรรมดาจะเสื่อมสภาพช้าลงเนื่องจากมีกรดสูงซึ่งปกติมีอยู่ในกระดาษ เอกสารจดหมายเหตุทำจากด่างเล็กน้อยหรือมีค่า pH เป็นกลางเพื่อที่จะไม่เป็นสีเหลืองและเปราะตามอายุ บริษัท กระดาษส่วนใหญ่เสนอเอกสารที่เก็บถาวรในบรรทัดของพวกเขาสำหรับเก็บเอกสารรัฐบาลห้องสมุดและศิลปิน อย่างไรก็ตามสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเอกสารเก็บถาวรมีประโยชน์เฉพาะภายใต้เงื่อนไขที่เหมาะสม
ปัจจัยหลักสองประการที่ทำให้กระดาษธรรมดาเสื่อมสภาพ ประการแรกคือลิกนินซึ่งเป็นส่วนประกอบของผนังเซลล์ในพืช Lignin จะเปลี่ยนเป็นสีเหลืองเมื่อถูกความร้อนทำให้กระดาษเหลือง กรดทำให้กระดาษมีความบอบบางบางและเปราะได้ง่ายขึ้น หนังสือพิมพ์อาจเป็นตัวอย่างที่ดีที่สุดในการต่อต้านการเก็บถาวรเอกสารเพราะมันถูกที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพราะคนส่วนใหญ่นำกระดาษมารีไซเคิลหลังจากอ่านเสร็จ หนังสือพิมพ์เปลี่ยนเป็นสีเหลืองและเปราะอย่างรวดเร็วลักษณะที่ไม่พึงประสงค์ในเอกสารสำคัญ
เอกสารที่เก็บถาวรตอบสนองความต้องการเอกสารที่ยาวนานขึ้น ในอดีตเอกสารสำคัญถูกพิมพ์ลงบนหนังลูกวัวซึ่งเป็นวัสดุที่ทำจากหนังวัวอ่อน ด้วยการนำกระดาษมาใช้อย่างกว้างขวางทำให้ผู้คนเริ่มสังเกตเห็นว่าเอกสารกระดาษของพวกเขาไม่คงทนเท่ากับที่พิมพ์บนหนังลูกวัว การค้นพบของกรดและลิกนินนำไปสู่การพัฒนาเอกสารสำคัญ
กระบวนการจัดทำเอกสารจดหมายเหตุมีความซับซ้อนมากขึ้นส่งผลให้ผลิตภัณฑ์มีราคาแพงขึ้น กระดาษได้รับการปฏิบัติอย่างทั่วถึงเพื่อกำจัดลิกนินแล้วทำให้ค่า pH เป็นกลางหรือด่างมากกว่าโดยมีโซดาแอชหรือแคลเซียมคาร์บอเนต กระดาษอัลคาไลน์จะสามารถต้านทานสภาพแวดล้อมที่เป็นกรดได้ดีกว่ากระดาษที่เป็นกลาง ผลิตภัณฑ์ที่ได้นั้นให้หมึกและสีได้ดีและจะอยู่ได้นานกว่ากระดาษธรรมดา
อย่างไรก็ตามกระดาษเก็บถาวรชอบสภาพอัลคาไลน์ บริษัท หลายแห่งขายแผ่นเนื้อเยื่อที่เก็บถาวรซึ่งสามารถวางระหว่างแผ่นกระดาษเก็บถาวรและกล่องเก็บอัลคาไลน์สำหรับกระดาษเก็บถาวร ควรเก็บกระดาษไว้ในที่แห้งเย็นและมืดเพื่อยืดอายุการใช้งานให้ดียิ่งขึ้น ที่เก็บเอกสารส่วนใหญ่มีมาตรการควบคุมความชื้นเพื่อให้มั่นใจว่ากระดาษถูกเก็บไว้ในสภาพที่ดีที่สุด
นอกเหนือจากเอกสารสำคัญแล้วยังมีการใช้กระดาษเก็บถาวรโดยศิลปินเพื่อให้งานของพวกเขาถูกเก็บรักษาไว้ Scrapbookers อาจใช้มันในสมุดบันทึกที่เก็บถาวรและหนังสือฉบับสำคัญจะถูกพิมพ์ลงบนกระดาษเก็บถาวรเพื่อให้พวกเขาใช้งานได้ยาวนาน ร้านจำหน่ายกระดาษส่วนใหญ่เสนอเอกสารเก็บถาวรซึ่งบางครั้งถูกกำหนดให้เป็น "ลิกนินฟรี" หรือ "เป็นกลางค่าพีเอช"
