เพื่อให้สามารถส่งข้อมูลจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติไปยังอีเมลได้อย่างง่ายดายคุณควรตั้งค่าระบบที่คุณใช้บริการฝากข้อความเสียงดิจิทัลมากกว่าอุปกรณ์ตอบรับอัตโนมัติมาตรฐาน เครื่องตอบรับมักทำหน้าที่เป็นอุปกรณ์แยกต่างหากที่สามารถเชื่อมต่อกับโทรศัพท์ของคุณหรือได้รับการพัฒนาเป็นส่วนหนึ่งของโทรศัพท์ที่บันทึกข้อความจากสายเรียกเข้าและบันทึกข้อความเหล่านั้นสำหรับการเล่นในอนาคต ระบบประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องมีส่วนต่อประสานหรือฟังก์ชั่นที่มีส่วนประกอบออนไลน์ทำให้การถ่ายโอนข้อความจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติเป็นบัญชีอีเมลดังนั้นคุณควรตรวจสอบบริการดิจิตอลที่ใช้ข้อความเสียงออนไลน์ที่แจ้งให้คุณทราบทางอีเมลใหม่
เมื่อพูดถึงการถ่ายโอนข้อมูลจากเครื่องตอบรับไปยังอีเมลปัญหาหลักที่เกิดขึ้นคือความสามารถในการสื่อสารของระบบต่างๆ โดยทั่วไปแล้วเครื่องตอบรับเป็นอุปกรณ์ทางกายภาพที่ใช้ในการบันทึกและบันทึกข้อความจากผู้โทร เครื่องเหล่านี้มักจะเชื่อมต่อกับสายโทรศัพท์และสามารถเป็นอุปกรณ์แยกต่างหากที่เชื่อมต่อกับโทรศัพท์หรือสามารถสร้างเป็นส่วนหนึ่งของโทรศัพท์ เนื่องจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานกับโทรศัพท์เป็นหลักจึงมีไม่กี่รุ่นสำหรับใช้กับระบบอีเมล
มีการแนะนำอุปกรณ์บางอย่างเพื่อให้เครื่องตอบรับใช้รูปแบบข้อมูลดิจิตอลและส่งข้อความไปยังระบบคอมพิวเตอร์ แต่อุปกรณ์เหล่านี้มักไม่น่าเชื่อถือและอาจไม่สามารถใช้งานได้ตลอดเวลา แทนที่จะพยายามส่งข้อมูลจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติไปยังอีเมลคุณควรพิจารณาใช้บริการข้อความเสียง คุณสามารถเลือกบริการข้อความเสียงที่ออนไลน์หรือใช้ซอฟต์แวร์ที่คุณติดตั้งลงในคอมพิวเตอร์ เมื่อได้รับสายเรียกเข้าที่คุณไม่สามารถรับได้ระบบจะโอนสายไปยังระบบคอมพิวเตอร์และมีการบันทึกข้อความ
ระบบคอมพิวเตอร์สามารถส่งข้อความไปยังอีเมลของคุณได้ในลักษณะเดียวกับที่คุณต้องการส่งข้อความจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติไปยังอีเมล์ ระบบที่แตกต่างกันสามารถส่งข้อความประเภทต่าง ๆ ได้ แต่โดยทั่วไปจะเป็นเพียงการแจ้งเตือนที่แจ้งให้คุณทราบว่าคุณมีข้อความเสียง จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบวอยซ์เมลของคุณจากสถานที่ห่างไกลโดยการโทรเข้าสู่บริการวอยซ์เมลและรับข้อความ มีระบบจำนวนมากที่ช่วยให้คุณสามารถใช้วอยซ์เมลและอีเมลได้บ่อยครั้งง่ายกว่าการพยายามส่งข้อมูลจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติไปยังอีเมล์และบางระบบอาจมีฟังก์ชั่น ID ผู้โทรรวมถึงความสามารถในการโอนสายไปยังโทรศัพท์มือถือ .
