แฟกซ์เป็นคำสแลงสั้นสำหรับ "โทรสาร" เป็นเอกสารที่ส่งโดยเครื่องแฟกซ์ข้ามสายโทรศัพท์ เนื่องจากลักษณะการบีบอัดข้อมูลของรูปแบบโทรสารแผ่นใบปะหน้าโทรสารควรเป็นข้อความเขียนได้ชัดเจนและรวบรัดและรวมถึงข้อมูลที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับแฟกซ์ คุณสามารถใช้โปรแกรมประมวลผลคำในคอมพิวเตอร์เพื่อสร้างใบปะหน้าแฟกซ์ที่กำหนดเองหรือใช้ประโยชน์จากเทมเพลตมากมายที่มีอยู่บนอินเทอร์เน็ต
สแกนแฟกซ์ผ่านเครื่องแฟกซ์ของคุณและส่งไปยังเครื่องแฟกซ์ของผู้ส่ง ตัวอย่างเช่นคุณอาจส่งแฟกซ์ไปยัง บริษัท ขนาดใหญ่ซึ่งมีพนักงานจำนวนหนึ่งอาจแบ่งปันเครื่องแฟกซ์เดียวกันในสำนักงาน ใบปะหน้าโทรสารมีความสำคัญอย่างยิ่งดังนั้นในรายละเอียดว่าใครควรรับแฟกซ์และสรุปเนื้อหาของแฟกซ์ วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าแฟกซ์จะถูกส่งไปยังฝ่ายที่เหมาะสมในตอนท้ายของการรับ
ทุกคนสามารถเขียนบันทึกย่อที่เขียนด้วยลายมือบนกระดาษแล้วส่งเป็นใบปะหน้าโทรสาร อย่างไรก็ตามใบปะหน้าโทรสารที่ดูเป็นมืออาชีพจะใช้เครื่องพิมพ์ดีดหรือโปรแกรมประมวลผลคำของคอมพิวเตอร์เพื่อพิมพ์ใบปะหน้าที่เรียบร้อยและเป็นระเบียบ ข้อมูลควรสั้นและแม่นยำด้วยภาพน้อยหรือไม่มีเลยหรือกราฟิกภายนอกที่ชะลอเวลาการส่ง ด้านบนของจดหมายปะหน้าภายใต้ "จาก" โดยทั่วไปจะระบุข้อมูลของผู้ส่งเช่นชื่อที่อยู่อีเมลหมายเลขโทรศัพท์และหมายเลขแฟกซ์ ข้อมูลนี้จะปรากฏขึ้นคล้ายกับที่อยู่ผู้ส่งในซองจดหมายซ้อนกับชื่อผู้ส่งในบรรทัดแรกที่อยู่ในบรรทัดที่สองและสามและอื่น ๆ
ด้านล่างข้อมูล "จาก" คือข้อมูลที่แสดงข้อมูลของผู้รับแฟกซ์โดยปกติจะแสดงรายการเป็น "ถึง" หรือ "ผู้รับ" เช่นเดียวกับข้อมูล "จาก" ข้อมูล "ผู้รับ" ควรมีชื่อเต็ม, ที่อยู่, ที่อยู่อีเมล, หมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์รวมถึงข้อมูลติดต่ออื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องของผู้รับ มันเป็นสิ่งสำคัญที่จะรวมถึงชื่อเต็มของผู้รับและหากเป็นไปได้ข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ เช่นแผนกสำนักงานหรือส่วนขยาย วิธีนี้จะช่วยลดความสับสนในการสิ้นสุดผู้รับหาก บริษัท มีตัวอย่างเช่น John Browns สามคนที่ทำงานในสำนักงานเดียวกัน การรวมแผนกสำนักงานและข้อมูลระบุตัวตนอื่น ๆ จะช่วยให้สำนักงานสามารถระบุผู้รับได้อย่างถูกต้องมากขึ้นและช่วยให้มั่นใจว่าบุคคลที่ถูกต้องได้รับแฟกซ์ของคุณโดยไม่ล่าช้า
ในที่สุดจดหมายปะหน้าโทรสารควรมีข้อมูลสรุปสั้น ๆ เกี่ยวกับรายละเอียดที่เกี่ยวข้องซึ่งรวมอยู่ในเนื้อหาของแฟกซ์ หากแฟกซ์มีข้อมูลเกี่ยวกับคำสั่งซื้อชิ้นส่วนบริการแบบอิเล็กทรอนิกส์สำหรับเครื่องตัดหญ้าจดหมายปะหน้าแฟ็กซ์ควรระบุให้ชัดเจนว่าในวัตถุประสงค์ของแฟกซ์และข้อมูลทั่วไป ใบปะหน้าและแม่แบบโทรสารส่วนใหญ่จะให้พื้นที่สำหรับข้อมูลนี้ภายใต้ "รายละเอียด" หรือ "ข้อความ" ข้อมูลในส่วนนี้มักจะ จำกัด เพียงหนึ่งหรือสองประโยคและควรสั้นกระชับที่สุดเท่าที่จะทำได้
เมื่อพิมพ์ใบปะหน้าโทรสารแล้วให้พิมพ์แผ่นงานบนเครื่องพิมพ์คอมพิวเตอร์ แผ่นแฟกซ์นั้นสัมพันธ์กับใบปะหน้าโทรสารที่ด้านบน เมื่อถึงเวลาส่งแฟกซ์ให้ส่งจดหมายปะหน้าของแฟกซ์ก่อนและส่งแฟกซ์โดยละเอียดตามลำดับใบปะหน้า
