มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องพิมพ์เช่นสถานที่และความถี่ที่จะใช้ หากเครื่องพิมพ์มีไว้สำหรับสภาพแวดล้อมในสำนักงานคุณจะต้องเลือกหน่วยที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อจัดการกับหน้ากระดาษจำนวนมากในแต่ละเดือน สำหรับงานพิมพ์เป็นครั้งคราวอิงค์เจ็ทที่มีราคาถูกกว่าอาจพอเพียง คุณจะต้องพิจารณาว่าคุณต้องการหน่วยแบบสแตนด์อโลนหรือหน่วยที่มีคุณสมบัติที่แตกต่างกันจำนวนมาก หากคุณมีพื้นที่ จำกัด คุณอาจต้องพิจารณายูนิตที่มีสแกนเนอร์หรือคุณสมบัติอื่น ๆ เมื่อเลือกเครื่องพิมพ์
เทคโนโลยีเครื่องพิมพ์แต่ละประเภทมีข้อดีและข้อเสียต่างกันไปตามสถานการณ์ ขั้นตอนแรกเมื่อเลือกเครื่องพิมพ์คือการตรวจสอบสถานการณ์ของคุณและพิจารณาว่าเทคโนโลยีอิงค์เจ็ทหรือเลเซอร์เหมาะสมที่สุดหรือไม่ เครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ทมีแนวโน้มที่จะมีราคาถูกกว่าแม้ว่าความได้เปรียบด้านต้นทุนนั้นอาจหายไปหากคุณพิมพ์เอกสารจำนวนมากและต้องซื้อตลับหมึกทดแทนเป็นประจำ โดยทั่วไปแล้วเครื่องพิมพ์เลเซอร์สามารถพิมพ์ได้มากขึ้นด้วยเงินน้อยลงเมื่อใช้กับแอปพลิเคชั่นที่มีปริมาณมาก โดยทั่วไปแล้วหมึกจะช้ากว่าเลเซอร์เช่นกันถึงแม้ว่าพวกเขาจะสามารถพิมพ์ข้อความและกราฟิกขาวดำที่คมชัด
หากคุณจำเป็นต้องพิมพ์ภาพสีเป็นประจำเครื่องพิมพ์อิงค์เจ็ตจะเป็นทางเลือกที่ดีกว่า สิ่งนี้จะเป็นจริงมากขึ้นหากคุณเลือกเครื่องพิมพ์ที่จะใช้ในการสร้างภาพถ่ายในคลังกระดาษมัน เครื่องพิมพ์เลเซอร์สีมักจะมีราคาแพงกว่าตลับหมึกอย่างมากและไม่ได้มีไว้สำหรับใช้กับกระดาษมันชนิดที่ใช้ในการพิมพ์ภาพถ่าย
อีกปัจจัยหลักที่คุณอาจต้องการพิจารณาเมื่อเลือกเครื่องพิมพ์คือการเลือกหน่วยแบบสแตนด์อโลนหรือมัลติฟังก์ชั่น หากคุณมีพื้นที่ จำกัด ในการใช้งานเครื่องมัลติฟังก์ชั่นเครื่องออล - อิน - วันจะมีประโยชน์ เครื่องพิมพ์เหล่านี้มักจะมีสแกนเนอร์เครื่องแฟกซ์เครื่องถ่ายเอกสารและอุปกรณ์หรือฟังก์ชั่นอื่น ๆ เครื่องพิมพ์แบบสแตนด์อโลนอาจเป็นตัวเลือกที่ดีแม้ว่าโดยเฉพาะถ้าคุณมีอุปกรณ์อื่น ๆ อยู่แล้ว
การเชื่อมต่อเครือข่ายเป็นตัวเลือกที่สำคัญเมื่อเลือกเครื่องพิมพ์ เครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่สามารถเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์ได้ครั้งละหนึ่งเครื่องเท่านั้นดังนั้นหากคุณต้องการความสามารถในการพิมพ์จากที่ต่าง ๆ คุณจะต้องใช้เครื่องที่มีการเชื่อมต่อเครือข่าย เครื่องพิมพ์บางเครื่องมีพอร์ต Ethernet ในขณะที่เครื่องพิมพ์อื่นสามารถเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi®ได้ คุณสมบัตินี้มีประโยชน์เนื่องจากสามารถให้ความสะดวกได้ แต่บางครั้งก็จำเป็นในสภาพแวดล้อมสำนักงาน
