ซอฟต์แวร์เครื่องตอบรับแบบต่าง ๆ ส่วนใหญ่จะถูกกำหนดโดยคุณสมบัติที่มีให้ สิ่งเหล่านี้รวมถึงความยาวของข้อความที่ซอฟต์แวร์สามารถบันทึกและคุณภาพเสียงซึ่งบางครั้งก็ดีกว่าเครื่องตอบรับมาตรฐานอย่างมาก ซอฟต์แวร์บางตัวยังสามารถจัดเรียงข้อความขาเข้าลงในโฟลเดอร์ต่างๆเพื่อจัดลำดับความสำคัญได้ ซอฟต์แวร์อื่น ๆ ยังรวมถึงคุณสมบัติแฟกซ์
สถานที่ตั้งพื้นฐานของการใช้ซอฟต์แวร์แทนเครื่องทางกายภาพเพื่อรับสายและบันทึกข้อความมีข้อดีหลายประการ ซอฟต์แวร์เครื่องตอบรับอัตโนมัติสามารถจัดการข้อมูลขาเข้าในรูปแบบที่เครื่องเฉพาะไม่สามารถทำได้ อินเทอร์เฟซของการใช้ซอฟต์แวร์จริงแทนที่จะเป็นเครื่องจักรที่มีเพียงไม่กี่ปุ่มยังให้ประโยชน์ในการโต้ตอบในลักษณะที่ซับซ้อนมากขึ้น ด้วยการพัฒนาการโทรด้วยเสียงผ่านอินเทอร์เน็ตโปรโตคอล (VoIP) เครื่องตอบรับอัตโนมัติที่ใช้ซอฟต์แวร์จะกลายเป็นตัวเลือกที่น่าสนใจยิ่งขึ้น
หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประสิทธิภาพสูงสุดของซอฟต์แวร์เครื่องตอบรับทั้งหมดคือความสามารถในการบันทึกข้อมูลเสียงได้มากเท่าที่อุปกรณ์เก็บข้อมูลสามารถเก็บได้ คุณภาพเสียงอาจดีขึ้นเนื่องจากข้อมูลดิจิตอลไม่ลดลงเมื่อเวลาผ่านไป การบันทึกข้อความแบบดิจิทัลยังหมายถึงการควบคุมการเล่นทำให้ผู้ฟังสามารถข้ามข้อความหรือเก็บถาวรเพื่อการฟังในภายหลัง
คุณสมบัติอื่นของซอฟต์แวร์ตอบรับเครื่องบางประเภทคือความสามารถในการจัดเรียงข้อความขาเข้าในโฟลเดอร์พิเศษ วิธีนี้ช่วยให้สามารถส่งข้อความจากผู้โทรที่ไม่รู้จักในโฟลเดอร์หนึ่งในขณะที่สามารถโทรจากเพื่อนที่รู้จักที่อยู่ในอีกคนหนึ่งทำให้ผู้ใช้สามารถจัดลำดับความสำคัญสิ่งที่จำเป็นต้องฟังก่อน ซอฟต์แวร์บางตัวสามารถรับและจัดเรียงข้อความและรูปภาพได้
ซอฟต์แวร์เครื่องตอบรับบางประเภทสามารถกำหนดค่าให้ส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์อื่นหรือบัญชีอีเมลทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ซอฟต์แวร์สามารถนำข้อความจากนั้นส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลที่ทำงานพร้อมรายละเอียดว่าใครเป็นคนเรียกและนานแค่ไหนที่ข้อความนั้น มันอาจรวมถึงความสามารถในการส่งข้อความผ่านเว็บอินเตอร์เฟส
มีซอฟต์แวร์เครื่องตอบรับอัตโนมัติประเภทหนึ่งที่พยายามทำมากกว่าเป็นซอฟต์แวร์บันทึก ซึ่งอาจรวมถึงโปรแกรมที่มีการจดจำเสียงการอนุญาตให้ควบคุมการนำทางเฉพาะผ่านคำสั่งเสียง บางโปรแกรมยังรวมคุณสมบัติการโทรเข้าโทรศัพท์ด้วยดังนั้นเมื่อมีการฟังข้อความหมายเลขโทรศัพท์สามารถโทรกลับได้เมื่อมีการร้องขอเพื่อเริ่มการโทร
นอกจากนี้ยังมีซอฟต์แวร์เครื่องตอบรับอัตโนมัติที่รวมตัวเลือกอื่น ๆ เช่นความสามารถในการรับแฟกซ์ ซอฟต์แวร์ประเภทเดียวกันอาจมีความสามารถในการส่งแฟกซ์ ด้วยการรวมความสามารถของเครื่องตอบรับเข้าสู่สายโทรศัพท์สดและพลังของซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ที่ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์มีการผสมผสานคุณสมบัติที่ไร้ขีด จำกัด ที่สามารถใช้ได้โดยการตอบรับซอฟต์แวร์ของเครื่อง
