เครื่องแฟกซ์สั้น ๆ สำหรับ เครื่องโทรสาร ส่งและรับเอกสาร เครื่องส่งจะส่งรูปภาพกราฟิกของเอกสารหนึ่งฉบับขึ้นไปข้ามสายโทรศัพท์ในรูปแบบของสตรีมข้อมูลที่จะสร้างใหม่โดยเครื่องรับ เครื่องแฟกซ์ช่วยให้การส่งเอกสารข้ามเมืองทั่วประเทศหรือแม้แต่ส่วนอื่น ๆ ของโลกทำได้ง่ายมากภายในไม่กี่วินาที
วันนี้มีเครื่องโทรสารหลายประเภทให้เลือก แต่เกือบทั้งหมดเป็นเครื่องแฟกซ์ "กระดาษธรรมดา" ที่มีผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายดูเหมือนหน้ากระดาษที่พิมพ์ออกมามาก ตรงกันข้ามกับที่ผ่านมาเมื่อเครื่องแฟกซ์เริ่มต้นใช้ม้วนกระดาษความร้อนพิเศษที่ไม่สะดวกและมีราคาแพงและไม่ได้แสดงเอกสารแฟกซ์ที่ดีเสมอไป แฟกซ์ "กระดาษธรรมดา" ใช้กระดาษเครื่องถ่ายเอกสารมาตรฐานและกระบวนการหมึก
ความก้าวหน้าตามธรรมชาติในวิวัฒนาการของเครื่องแฟกซ์คือเครื่องมัลติฟังก์ชั่น ตัวอย่างเช่นเครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีวอยซ์เมล์ในตัวและคุณสมบัติโทรศัพท์ขั้นสูงเพื่อให้โทรศัพท์สามารถใช้เป็นโทรศัพท์หลักของสำนักงานขนาดเล็กได้ เครื่องแฟกซ์จะแยกความแตกต่างระหว่างสายโมเด็มขาเข้าและสายมนุษย์และจะรับสายแฟกซ์โดยอัตโนมัติ คุณสมบัติโทรศัพท์โดยทั่วไปสามารถกำหนดค่าได้อย่างสูง
ฟังก์ชั่นอื่นที่ใช้กันทั่วไปในแทบทุกรุ่นในปัจจุบันคือความสามารถในการใช้เครื่องแฟกซ์เป็นเครื่องถ่ายเอกสาร โดยทั่วไปจะใช้สำหรับงานเบาเพื่อความสะดวกสบายและไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อใช้แทนเครื่องถ่ายเอกสารแบบสแตนด์อะโลนสำหรับงานหนัก เครื่องแฟกซ์หลายเครื่องยังรวมสแกนเนอร์กำจัดอีกเครื่องพิเศษรอบสำนักงานหรือที่บ้านและหลายคนสามารถทำหน้าที่เป็น เครื่องพิมพ์ รุ่นเหล่านี้มักจะมีถาดกระดาษความจุขนาดใหญ่
เครื่องแฟกซ์กระดาษธรรมดายี่ห้อหนึ่งที่มีฟังก์ชั่นการใช้งานขั้นพื้นฐานเช่นแฟกซ์โทรศัพท์และเครื่องถ่ายเอกสารสามารถเริ่มต้นได้เพียงแค่ US $ 55 แม้ว่าราคาจะขึ้นอยู่กับยี่ห้อรุ่นและคุณสมบัติโดยรวม ตัวอย่างเช่นรุ่นที่มีโทรศัพท์หลายคู่สายจะเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเล็กน้อยเช่นเดียวกับฟังก์ชั่นเครื่องพิมพ์ นอกจากนี้เครื่องโทรสารเลเซอร์จะมีราคาแพงกว่ารุ่นมาตรฐานเช่นเดียวกับเครื่องโทรสารที่สามารถพิมพ์สีได้
คุณสมบัติที่ใช้งานสะดวกบางอย่างที่ต้องค้นหาในเครื่องแฟกซ์รวมถึงความสามารถในการส่งแฟกซ์โดยอัตโนมัติในช่วงกลางดึก ใช้ประโยชน์จากอัตราค่าโทรศัพท์ที่ต่ำกว่าสะดวกสำหรับการส่งแฟกซ์ทางไกลที่ไม่มีลำดับความสำคัญ นอกจากนี้ยังมีจำนวนหน้ากระดาษที่ถาดแฟกซ์จะจัดเก็บไว้ หนึ่งถาดอาจมีเอกสารแปดชุดในขณะที่รุ่นอื่นอาจมีสามสิบแผ่น สามารถตั้งโปรแกรมให้เครื่องแฟกซ์ส่งหลายหน้าไปยังหมายเลขแรกจบแฟกซ์หมุนหมายเลขที่สองส่งเอกสารอื่น ๆ อีกมากมายจากถาดและอื่น ๆ
วิธีที่ดีที่สุดในการเลือกเครื่องแฟกซ์ที่เหมาะสมคือดูที่ความต้องการของคุณ ตัดสินใจว่าฟังก์ชั่นแบบรวมที่ต้องการมากที่สุดจัดลำดับความสำคัญและตรวจสอบให้แน่ใจว่าแบบจำลองที่คุณเลือกสามารถตอบสนองทุกความต้องการของคุณในแต่ละด้าน หากสแกนเนอร์มีความสำคัญเช่นคุณจะสแกนอะไร เครื่องแฟกซ์ที่ป้อนกระดาษพร้อมสแกนเนอร์ในตัวเหมาะสำหรับการสแกนเอกสาร แต่การสแกนหน้าจากหนังสือคุณจะต้องใช้เครื่องสแกนแบบแท่นเพื่อเปิดหนังสือ ในกรณีหลังมันอาจจะง่ายต่อการค้นหาสแกนเนอร์ที่มีความสามารถในการส่งแฟกซ์ในตัวแทนที่จะเป็นวิธีอื่น
