เทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่สามารถจัดเป็นฮาร์ดแวร์ชนิดต่าง ๆ ที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางวิดีโอและซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการสร้างการเชื่อมต่อระหว่างผู้เข้าร่วม ฮาร์ดแวร์มาตรฐานเริ่มต้นด้วยอุปกรณ์เสียงและวิดีโอที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารประเภทนี้รวมถึงกล้องไมโครโฟนและลำโพง ความต้องการด้านฮาร์ดแวร์อื่น ๆ นั้นกว้างกว่าและรวมถึงคอมพิวเตอร์และจอภาพอุปกรณ์เชื่อมต่อหรืออุปกรณ์สำหรับเครือข่ายรวมถึงอุปกรณ์ป้อนข้อมูลพิเศษที่อาจจำเป็นต้องใช้ เทคโนโลยีการประชุมผ่านวิดีโอยังรวมถึงซอฟต์แวร์ที่ใช้สำหรับการประชุมประเภทนี้โดยทั่วไปรวมถึงโปรแกรมสำหรับสร้างการเชื่อมต่อระหว่างผู้ใช้กับซอฟต์แวร์ตัดต่อวิดีโอหรือเสียง
เทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอมักจะหมายถึงฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ต้องการของผู้ใช้ที่เป็นส่วนหนึ่งของการประชุมทางวิดีโอ หนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของเทคโนโลยีประเภทนี้คืออุปกรณ์ที่ใช้ในการจับภาพและเสียง โดยทั่วไปจะมีกล้องหนึ่งตัวหรือมากกว่ารวมถึงไมโครโฟนอย่างน้อยหนึ่งตัวและมักจะตั้งค่าในรูปแบบที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับจำนวนลำโพงในการประชุม หากบุคคลจำนวนมากกำลังใช้เทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอเพื่อสื่อสารด้วยกันทุกคนย่อมต้องการไมโครโฟนและอาจต้องใช้กล้องหรือเว็บแคมเช่นกัน
นอกจากนี้ยังมีเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโออื่น ๆ อีกมากมายที่ใช้ในการประชุมดังกล่าวรวมถึงฮาร์ดแวร์ชิ้นอื่น ๆ แต่ละคนที่ดูหรือเข้าร่วมในการประชุมประเภทนี้มักจะต้องใช้คอมพิวเตอร์และจอภาพ โดยทั่วไปแล้วอุปกรณ์อินพุตเช่นเมาส์และแป้นพิมพ์ก็จำเป็นเช่นกันแม้ว่าบางระบบอาจใช้อุปกรณ์อินพุตพิเศษเพิ่มเติม เทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอทั้งหมดนี้มักจะเชื่อมต่อกับเครือข่ายเพื่อให้ผู้ใช้สามารถเชื่อมต่อกับผู้ใช้รายอื่นและรับข้อมูลที่ส่งโดยโฮสต์
ซอฟต์แวร์เป็นเทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอที่สำคัญชนิดหนึ่ง สามารถใช้โปรแกรมที่แตกต่างกันเพื่ออนุญาตให้สมาชิกแต่ละคนของการประชุมเชื่อมต่อกันและสื่อสาร โปรแกรมเหล่านี้สามารถอนุญาตให้โฮสต์เดียวจัดหาเนื้อหาเสียงและวิดีโอให้กับลูกค้ารายอื่นหรืออนุญาตให้บุคคลหลาย ๆ คนเห็นและได้ยินซึ่งกันและกันขณะที่สื่อสารกันแบบเรียลไทม์
เทคโนโลยีการประชุมทางวิดีโอบางอย่างยังสามารถรวมโปรแกรมอื่น ๆ ที่ใช้ในการสร้างการประชุมทางวิดีโอ หากมีการบันทึกการประชุมจากนั้นให้ผู้อื่นทางออนไลน์ซอฟต์แวร์การแก้ไขอาจถูกใช้เพื่อสร้างไฟล์การประชุมขั้นสุดท้าย นอกจากนี้ยังสามารถใช้โปรแกรมอื่นเพื่อเพิ่มภาพเคลื่อนไหวหรือกราฟิกข้อมูลในงานนำเสนอวิดีโอ
