หลายคนใช้การประชุมทางวิดีโอเป็นวิธีการสื่อสาร เทคนิคการสื่อสารประเภทนี้มีประโยชน์เพิ่มเติมในการมองเห็นกลุ่มที่เกิดขึ้นในการประชุมซึ่งแตกต่างจากเทคนิคการสื่อสารด้วยเสียงอย่างเดียว มีอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นขึ้นอยู่กับประเภทของการประชุมทางวิดีโอที่จะเกิดขึ้น อย่างไรก็ตามโดยทั่วไปสิ่งที่จำเป็นต้องมีก็คือเว็บแคมไมโครโฟนและคอมพิวเตอร์
ในขณะที่ระบบคอมพิวเตอร์บางระบบเปิดใช้งานการประชุมทางวิดีโอทันทีที่ออกมานอกกรอบอื่น ๆ ต้องการอุปกรณ์เพิ่มเติมเพื่อตั้งค่าแพลตฟอร์มที่เหมาะสม ข้อกำหนดที่พบบ่อยที่สุดคือไมโครโฟนลำโพงและเว็บแคม บางคนเลือกที่จะซื้อซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเพื่อติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์นี้ มีโปรแกรมการประชุมทางไกลผ่านอินเทอร์เน็ตหลายประเภทที่สามารถดาวน์โหลดและใช้งานได้ฟรี บางคนอาจเลือกที่จะซื้อซอฟต์แวร์การประชุมอย่างไรก็ตามเมื่อต้องการคุณสมบัติพิเศษ
เว็บแคมมีให้เลือกใช้ในราคาและตัวเลือกที่หลากหลายแม้ว่าหลายครั้งที่คอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดการประชุมทางวิดีโอจะมีหนึ่งตัวในตัว เมื่อกลุ่มเล็ก ๆ สองถึงแปดคนเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอมักจะต้องมีเว็บแคมเพียงเว็บเดียวเท่านั้น อย่างไรก็ตามมีบางครั้งที่แต่ละคนมีส่วนร่วมในการประชุมทางวิดีโอจะต้องการมีเว็บแคมเป็นของตัวเอง เมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอที่ใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการประชุมไม่ว่าจะเป็นการซื้อด้วยตนเองหรือบนเว็บจะต้องรองรับกล้องมากกว่าหนึ่งตัว
ไมโครโฟนที่ดีเป็นส่วนสำคัญของการประชุมทางวิดีโอ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นผู้เข้าร่วมแต่ละคนอาจต้องการไมโครโฟนของเขาหรือเธอเนื่องจากไมโครโฟนเดี่ยวอาจไม่มีช่วงรับเสียงทั่วทั้งห้อง มีไมโครโฟนหลายประเภทในตลาดที่สามารถใช้เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการประชุมทางวิดีโอ ไมโครโฟนเหล่านี้มีตั้งแต่ชุดหูฟังไปจนถึงไมโครโฟนมือถือตั้งแต่รอบทิศทางจนถึงหลายทิศทางและอื่น ๆ
นอกเหนือจากจอภาพคอมพิวเตอร์แล้วบางคนเลือกที่จะใช้จอภาพเสริมในระหว่างการประชุมทางวิดีโอ สิ่งนี้เกิดขึ้นโดยเฉพาะเมื่อมีการประชุมทางวิดีโอที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมาก เมื่อมีผู้คนมากกว่า 20 คนเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอหน้าจอการฉายมักเป็นจอภาพที่ดีที่สุดที่จะใช้เนื่องจากผู้ใช้ทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่เกิดขึ้นได้อย่างชัดเจน ควรตั้งลำโพงหลายตัวเมื่อมีผู้คนจำนวนมากเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอเพื่อให้สามารถได้ยินเสียงได้อย่างชัดเจนทั่วทั้งสถานที่
