ระบบการจัดการเอกสารเป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดเก็บและควบคุมเอกสารที่ บริษัท ใช้ ก่อนการถือกำเนิดของคอมพิวเตอร์ระบบการจัดการเอกสารเป็นเพียงขั้นตอนการยื่นเอกสารสำเนาของ บริษัท เช่นคำสั่งซื้อการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรมและแผนงานเพื่อให้การดึงข้อมูลง่ายขึ้น หรือที่เรียกว่า DMS ระบบการจัดการเอกสารที่พบมากที่สุดในปัจจุบันคือระบบอิเล็กทรอนิกส์
ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่จัดทำดัชนีและจัดเก็บข้อมูล บริษัท สิ่งนี้ช่วยให้ข้อมูลผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ไปยังภูมิภาคอื่น ๆ โดยไม่ต้องพิมพ์จดหมายหรือแฟกซ์ เช่นเดียวกับระบบการจัดการเนื้อหาที่ใช้บ่อยที่สุดในการจัดเก็บขั้นตอนหรือคู่มือการทำงานระบบการจัดการเอกสารจะจัดเก็บข้อมูลผ่านภาพอิเล็กทรอนิกส์เพื่อให้พนักงานหลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้พร้อมกัน
สำหรับเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะใช้ซอฟต์แวร์สแกนภาพเอกสารเพื่อแปลงสำเนากระดาษเป็นภาพอิเล็กทรอนิกส์ ภาพอิเล็กทรอนิกส์จะถูกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์จนกว่าจะมีความจำเป็น การใช้งานอื่นสำหรับระบบการจัดการเอกสารคือความปลอดภัยและความสอดคล้อง
คุณลักษณะด้านความปลอดภัยประกอบด้วยการป้องกันด้วยรหัสผ่านการเข้าถึง "อ่านอย่างเดียว" และการกู้คืนจากความเสียหาย การป้องกันด้วยรหัสผ่านใช้เพื่อป้องกันผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตดูไฟล์ที่เป็นความลับ ระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่อนุญาตให้ผู้ใช้ตั้งค่าตามโปรไฟล์และสามารถดูไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับโปรไฟล์ได้เท่านั้น ตัวอย่างเช่นผู้ใช้ตั้งค่าภายใต้โปรไฟล์ผู้ซื้อจะสามารถดูภาพของคำสั่งซื้อหรือข้อตกลงราคาเมื่อเขาป้อนรหัสผ่านของเขา แต่จะไม่สามารถดูภาพของเอกสารทางวิศวกรรมเช่นภาพวาดเชิงกล
คุณลักษณะความปลอดภัยการเข้าถึง "แบบอ่านอย่างเดียว" ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูเอกสาร แต่ป้องกันการแก้ไขใด ๆ การเข้าถึงชนิดนี้มีประโยชน์สำหรับพนักงานที่อาจต้องการข้อมูลการวิจัยสำหรับโครงการ แต่ไม่มีอำนาจในการปรับเปลี่ยน การกู้คืนความเสียหายเป็นสิ่งสำคัญอีกอย่างหนึ่ง แต่หวังว่าจะไม่ต้องการคุณลักษณะด้านความปลอดภัยของระบบการจัดการเอกสาร โดยทั่วไปจะใช้ไฟล์สำรองหรือคอมพิวเตอร์นอกสถานที่ดังนั้นในกรณีที่เกิดเพลิงไหม้น้ำท่วมหรือภัยธรรมชาติประเภทอื่น ๆ ระเบียนทั้งหมดของ บริษัท มีความปลอดภัย
การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นอีกส่วนหนึ่งของระบบการจัดการเอกสารส่วนใหญ่ สำหรับ บริษัท ที่เป็นเจ้าของในสหรัฐอเมริกากฎหมาย Sarbanes-Oxley Act หรือ SOX ซึ่งมักถูกอ้างถึงนั้นต้องได้รับการปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับการเก็บบันทึก SOX กำหนดประเภทของเร็กคอร์ดที่ต้องถูกเก็บไว้และนานเท่าใด บริษัท ได้รับการตรวจสอบการปฏิบัติตามและบทลงโทษสำหรับการไม่บันทึกข้อมูลที่ถูกต้องและตรงประเด็นรวมถึงค่าปรับและการจำคุกที่อาจเกิดขึ้น ด้วยการใช้ระบบการจัดการเอกสาร บริษัท ต่างๆจึงมีบันทึกอยู่ในที่ปลอดภัยและเข้าถึงได้ง่าย
