เครื่องสแกนเอกสารเป็นเครื่องที่สามารถคัดลอกรายการจริงและถ่ายโอนภาพไปยังคอมพิวเตอร์ มีเครื่องเหล่านี้หลายประเภทรวมถึงเครื่องสแกนแบบแท่นและเครื่องสแกนแบบป้อนแผ่น การใช้เครื่องดังกล่าวโดยทั่วไปต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ ในกรณีส่วนใหญ่เครื่องสแกนเอกสารได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อคัดลอกรูปภาพหรือข้อความบนกระดาษ
เครื่องสแกนเอกสารอาจเป็นเครื่องจักรที่ทำงานคนเดียวหรืออาจเป็นส่วนหนึ่งของอุปกรณ์มัลติฟังก์ชั่นที่ใหญ่กว่า เครื่องเหล่านี้อนุญาตให้คัดลอกเอกสารแบบดิจิทัลและรูปภาพของเอกสารที่จะดูบนคอมพิวเตอร์ ส่วนประกอบหลักของสแกนเนอร์คือแผ่นกระจกหัวสแกนและฝาครอบ
บนเครื่องสแกนแบบแท่นจะยกฝาครอบขึ้นและวางเอกสารคว่ำลงบนแผ่นกระจก เมื่อฝาครอบถูกปิดและเครื่องเริ่มทำงานหัวสแกนจะติดตามเอกสารจากปลายด้านหนึ่งไปยังอีกด้านหนึ่ง ผลลัพธ์จะถูกส่งจากเครื่องสแกนเอกสารไปยังคอมพิวเตอร์ หากคอมพิวเตอร์ไม่สามารถใช้งานได้เครื่องเหล่านี้หลายเครื่องมีหน่วยความจำที่สามารถเก็บข้อมูลที่คัดลอกได้
เครื่องสแกนแบบแท่นได้รับการออกแบบโดยทั่วไปสำหรับรูปภาพและข้อความ อย่างไรก็ตามเป็นไปได้ที่จะสแกนวัตถุด้วยอุปกรณ์ สามารถทำได้โดยเพียงแค่วางสิ่งของบนแผ่นกระจก อย่างไรก็ตามควรสังเกตว่ามีการคัดลอกเฉพาะส่วนของภาพที่สัมผัสกับแผ่นกระจกเท่านั้น ในบางกรณีเครื่องสแกนแบบแท่นอาจมีตัวป้อนกระดาษซึ่งจะส่งเอกสารผ่านเครื่องสแกนโดยอัตโนมัติโดยไม่จำเป็นต้องเปิดอุปกรณ์และวางตำแหน่งแต่ละหน้า
เครื่องสแกนแบบป้อนกระดาษไม่มีแผ่นปิดหรือแผ่นกระจก ในกรณีส่วนใหญ่ผู้ใช้ป้อนเอกสารที่ต้องคัดลอกลงในสล็อตหรือป้อนกระดาษในเครื่อง เอกสารมักจะถูกย้ายผ่านเครื่องโดยอัตโนมัติ เมื่อมีการเคลื่อนไหวข้อมูลที่อยู่ในเอกสารจะถูกคัดลอกโดยหัวสแกนและเอกสารต้นฉบับจะถูกดีดออก
ในบางกรณีสแกนเนอร์เป็นองค์ประกอบหนึ่งของเครื่องที่มีขนาดใหญ่กว่า ตัวอย่างเช่นมีเครื่องผสมที่รวมสแกนเนอร์นอกเหนือจากเครื่องแฟกซ์เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องพิมพ์ ก่อนที่เครื่องสแกนเนอร์ประเภทใด ๆ จะทำงานกับคอมพิวเตอร์คุณจำเป็นต้องโหลดซอฟต์แวร์บางอย่างลงในคอมพิวเตอร์ เมื่อเสร็จสิ้นแล้วเครื่องสามารถควบคุมได้โดยใช้คอมพิวเตอร์
สแกนเนอร์ส่วนใหญ่เชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์โดยใช้สายที่เชื่อมต่อกับพอร์ตที่มีอยู่ซึ่งมักจะเป็นพอร์ต USB อาจเป็นไปได้ที่เครือข่ายเครื่องสแกนเอกสารเพื่อให้สามารถทำงานกับคอมพิวเตอร์หลายเครื่องโดยไม่ต้องเชื่อมต่อโดยตรงกับแต่ละเครื่อง เครื่องสแกนเอกสารมักจะมีสายไฟ สายไฟนี้มักจะถูกถอดออกได้ซึ่งจะช่วยให้สามารถสลับได้หากจำเป็นต้องใช้เครื่องในประเทศที่มีระบบไฟฟ้าที่แตกต่างกัน
