เครื่องสแกนข้อความแบบใช้มือถือเป็นอุปกรณ์ที่สามารถ "อ่าน" พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือเขียนสิ่งที่พูดออกมาจากนั้นเปลี่ยนเป็นไฟล์ข้อความสำหรับคอมพิวเตอร์ สิ่งนี้สามารถช่วยในการแปลงเอกสารเก่าให้เป็นดิจิทัลซึ่งมีอยู่ในรูปแบบที่พิมพ์เท่านั้น นอกจากนี้ยังสามารถใช้ร่วมกับโปรแกรมแปลงข้อความเป็นคำพูดเพื่อให้ผู้พิการทางการมองเห็นสามารถพิมพ์ "อ่าน" ได้
หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดของเครื่องสแกนข้อความแบบพกพาคือคุณภาพของการรู้จำอักขระด้วยแสงหรือ OCR นี่คือระบบที่แปลงภาพสแกนเนอร์ที่ถ่ายเป็นข้อความ ตามคำอธิบายที่เรียบง่ายระบบมักจะทำงานโดยการหาพื้นที่ที่มีอักขระหนึ่งตัวจากนั้นวิเคราะห์พื้นที่ที่ครอบคลุมพื้นที่นี้ จากนั้นระบบจะแบ่งพื้นที่นี้ออกเป็นตารางของส่วนเล็ก ๆ จำนวนมากและกำหนดแต่ละส่วนให้เป็นมืดหรือสว่าง จากนั้นจะเปรียบเทียบรูปแบบทั่วทั้งพื้นที่กับฐานข้อมูลและตัดสินใจว่าอักขระใดที่รูปแบบตรงกันมากที่สุด
ประสิทธิภาพของเครื่องสแกนข้อความมือถือสามารถแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับคุณภาพและความซับซ้อนของระบบ OCR ระบบพื้นฐานมากจะทำงานกับแบบอักษรที่รู้จักกันดีบางส่วนเท่านั้น ระบบที่ทันสมัยที่สุดสามารถใช้งานได้ด้วยลายมือ ในบางกรณีอาจเป็นไปได้ที่ระบบจะจำรูปทรงของคำหรือดูการตีความตัวละครแต่ละตัวและทำความเข้าใจความผิดพลาดใด ๆ ที่เกิดขึ้นจากการมองบริบทของข้อความโดยรวม
ระบบที่ใช้โดยเครื่องสแกนข้อความแบบพกพามักจะมีความแม่นยำน้อยกว่าอุปกรณ์ป้อนข้อความเช่นระบบปากกาดิจิตอล นี่เป็นเพราะระบบปากกาสามารถบันทึกทิศทางของแต่ละจังหวะที่ผู้ใช้ทำซึ่งให้ข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประเมินตัวอักษรแต่ละตัว เครื่องสแกนข้อความแบบใช้มือถือใช้งานได้เฉพาะกับข้อความที่มีอยู่แล้วดังนั้นจึงมีข้อมูลน้อยลงสำหรับการทำงาน
รูปแบบที่พบบ่อยที่สุดของเครื่องสแกนข้อความแบบใช้มือถือคล้ายกับปากกา นี่จะมีเลนส์อยู่ในตำแหน่งที่ปลายปากกาจะอยู่ในปากกาปกติ บางรุ่นต้องเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เพื่อให้ทำงานได้ คนอื่นมีเทคโนโลยีการประมวลผลในตัวและสามารถเก็บข้อความจำนวนหนึ่งบนกระดานซึ่งสามารถถ่ายโอนได้ทั้งโดยการเชื่อมต่อสายเคเบิลหรือการ์ดหน่วยความจำแบบถอดได้ รูปแบบหนึ่งของเครื่องสแกนข้อความแบบใช้มือถือคืออุปกรณ์แปลซึ่งสามารถสแกนข้อความในภาษาต่างประเทศจำได้จากนั้นสร้างเวอร์ชันที่แปลแล้ว
