นายหน้าข้อความเป็นแอพพลิเคชั่นมิดเดิลแวร์ที่แปลข้อความอีเมลจากรูปแบบที่เป็นกรรมสิทธิ์หนึ่งไปเป็นอีกรูปแบบหนึ่ง แอปพลิเคชั่นนี้ช่วยในการเปลี่ยนข้อความระหว่างสถาปัตยกรรมการส่งข้อความหนึ่งและอีกอันหนึ่งอย่างราบรื่น
ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท หนึ่งใช้ Microsoft Exchange®เป็นซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์อีเมลและOutlook®เป็นไคลเอนต์นายหน้าข้อความที่ใช้โดยExchange®จะใช้ในการสื่อสารกับเซิร์ฟเวอร์เมลภายนอกตามความจำเป็นในการจัดเส้นทางข้อความ เมื่อส่งอีเมลExchange®จะใช้ Simple Message Transfer Protocol (SMTP) มาตรฐานเพื่อส่งข้อความไปยังเซิร์ฟเวอร์ผู้รับ เมื่อทำสิ่งนี้ข้อความที่ส่งโดยใช้Outlook®และ Exchange สามารถรับได้โดยใครบางคนในองค์กรที่ใช้ Lotus Domino®และ Lotus Notes®
สำหรับผู้ใช้Outlook®หรือ Lotus Notes®การโต้ตอบนั้นไม่สามารถสังเกตเห็นได้ ทั้งหมดนี้เป็นเพราะนายหน้าข้อความกำหนดว่าข้อความกำลังจะไปที่ไหนและโปรโตคอลมาตรฐานสำหรับการส่งข้อความไปยังเซิร์ฟเวอร์อื่น
โบรกเกอร์ข้อความเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชันการส่งข้อความ Microsoft Exchange®เป็นซอฟต์แวร์เซิร์ฟเวอร์อีเมลที่ทำหน้าที่เป็นนายหน้าข้อความโดยการแปลข้อความที่ได้รับผ่านโปรโตคอลหนึ่ง HTTP, MAPI หรือ SMTP ไปยังโปรโตคอลอื่นที่จะส่งออก ในขณะที่การสื่อสารทางอีเมลขาออกส่วนใหญ่ในบางจุดใช้ SMTP เพื่อส่งอีเมลในกรณีของเซิร์ฟเวอร์การส่งข้อความเช่นExchange®ขึ้นอยู่กับไคลเอ็นต์ที่ใช้กับระบบ หากไคลเอ็นต์คือOutlook®ข้อความจะไปถึงเซิร์ฟเวอร์Exchange®โดยใช้ Messaging Application Programming Interface (MAPI) เมื่ออยู่บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange จะต้องประเมินแต่ละข้อความและพิจารณาว่าจำเป็นต้องใช้การแปลเป็นโปรโตคอลอื่นหรือไม่ หากกล่องจดหมายของผู้รับอยู่บนเซิร์ฟเวอร์เดียวกันไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนโปรโตคอลและส่งข้อความ หากอยู่บนเซิร์ฟเวอร์อื่นและต้องผ่านอินเทอร์เน็ตข้อความจะถูกส่งออกไปทาง SMTP ไปยังเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลซึ่งนายหน้าข้อความสามารถจัดการได้เพื่อส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับ
นายหน้าข้อความไม่ใช่แพ็คเกจที่สมบูรณ์ซึ่งเป็นเซิร์ฟเวอร์อีเมลหรือเซิร์ฟเวอร์ส่งข้อความ แต่เป็นส่วนหนึ่งของแอปพลิเคชันที่อนุญาตให้การรับส่งจดหมายราบรื่นจากบุคคลหนึ่งไปสู่อีกบุคคลหนึ่ง แอปพลิเคชั่นมิดเดิลแวร์เหล่านี้ช่วยให้งานส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อความอีเมลบนเซิร์ฟเวอร์และไม่อยู่ในสายตาและจิตใจของผู้คนที่ทำการส่ง กระบวนการนี้ช่วยให้ผู้ใช้อีเมลดำเนินการต่อเนื่องได้อย่างราบรื่นและเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจแบบวันต่อวัน
