เซิร์ฟเวอร์วอยซ์เมลคือเซิร์ฟเวอร์คอมพิวเตอร์ที่สามารถเก็บข้อความวอยซ์เมลจำนวนมากได้ มันมักจะใช้โดยธุรกิจมากกว่าบุคคลเนื่องจากค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานและบำรุงรักษามัน เช่นเดียวกับเซิร์ฟเวอร์ส่วนใหญ่เซิร์ฟเวอร์ข้อความเสียงสามารถเก็บหน่วยความจำจำนวนมากได้ดังนั้นจึงสามารถเก็บข้อความเสียงหลายพันรายการพร้อมกันได้ สำหรับการจัดเก็บข้อความเสียงจะถูกแปลงเป็นไฟล์เสียงและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ เซิร์ฟเวอร์ประเภทนี้มักจะมีกล่องจดหมายที่แตกต่างกันจำนวนมากดังนั้นพนักงานหรือผู้ใช้แต่ละคนสามารถรับข้อความส่วนตัวได้โดยไม่ต้องมีผู้ดูแลระบบเพื่อจัดเส้นทางข้อความเสียง เซิร์ฟเวอร์ที่จัดเก็บข้อความเสียงสามารถส่งอีเมลหรือผู้ใช้ข้อความเพื่อให้พวกเขารู้ว่าข้อความเสียงใหม่ได้เข้าสู่เซิร์ฟเวอร์
เซิร์ฟเวอร์จำนวนมากถูกสร้างขึ้นเพื่อเก็บข้อมูลและข้อมูลเส้นทางจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งและเซิร์ฟเวอร์วอยซ์เมลทำหน้าที่ทั้งสองอย่าง เซิร์ฟเวอร์นี้จะต้องสามารถเก็บข้อความเสียงได้หลายร้อยหากไม่ใช่พันครั้งโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก ข้อความเสียงอาจมีความจำเป็นสำหรับผู้ใช้โดยเฉพาะอย่างยิ่งในธุรกิจที่พนักงานมักได้รับคำสั่งซื้อหรือคำขอของลูกค้าผ่านทางข้อความเสียงดังนั้นเซิร์ฟเวอร์จะต้องสามารถเก็บไฟล์ได้อย่างปลอดภัยโดยไม่ได้ตั้งใจลบออก
ในการกำหนดเส้นทางไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ถูกต้องแอปพลิเคชันเซิร์ฟเวอร์ข้อความเสียงส่วนใหญ่จะมีกล่องรับข้อความแยกต่างหากจำนวนมากหนึ่งกล่องสำหรับพนักงานแต่ละคนหรือแต่ละแผนก การมีกล่องจดหมายแยกต่างหากช่วยให้มั่นใจว่าแต่ละคนจะได้รับข้อความเสียงของเขาหรือเธอที่มีปัญหาน้อยที่สุด สิ่งนี้ยังทำให้ผู้ดูแลระบบง่ายขึ้นเนื่องจากการกำหนดเส้นทางข้อความเสียงด้วยตนเองอาจใช้เวลาหลายชั่วโมงและอาจเป็นเรื่องยากมากโดยไม่แสดงรายการข้อความเสียงทุกรายการที่เข้าสู่ระบบ
ข้อความเสียงเป็นไฟล์เสียงที่บันทึกไว้เป็นหลัก หลังจากบันทึกข้อความเสียงแล้วเซิร์ฟเวอร์ข้อความเสียงจะแปลงเป็นไฟล์เสียงทั่วไปที่โทรศัพท์มือถือหรือคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะสามารถเล่นได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ โดยทั่วไปแล้วการล็อคและการเข้ารหัสจะอยู่ในไฟล์เสียงเพื่อป้องกันข้อความจากแฮ็กเกอร์
เมื่อเซิร์ฟเวอร์ข้อความเสียงได้รับข้อความเสียงใหม่โดยทั่วไปจะแจ้งเตือนบุคคลที่เป็นเจ้าของกล่องจดหมายผ่านอีเมลหรือข้อความตัวอักษร ไม่เพียง แต่เซิร์ฟเวอร์สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังอุปกรณ์ต่าง ๆ ได้ แต่อุปกรณ์จำนวนมากสามารถใช้เพื่อเข้าถึงเซิร์ฟเวอร์ข้อความเสียงได้ อุปกรณ์ใด ๆ ที่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ตสามารถใช้เพื่อเรียกและเล่นวอยซ์เมลจากเซิร์ฟเวอร์นี้ทำให้ผู้ใช้ได้ยินข้อความของเขาได้ง่ายขึ้น
