ข้อความเสียงอัตโนมัติเป็นระบบการส่งข้อความทางโทรศัพท์ชนิดหนึ่งโดยเฉพาะ เช่นเดียวกับการรับข้อความโทรศัพท์จากเครื่องตอบรับข้อความเสียงอัตโนมัติจะส่งข้อความเสียงแบบดิจิทัลและไม่ต้องใช้อุปกรณ์เพิ่มเติมแบบสแตนด์อโลน เมื่อข้อความหรือที่เรียกว่าข้อความเสียงถูกเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ผู้รับที่ตั้งใจไว้สามารถดึงข้อความเหล่านั้นได้โดยเข้าสู่ระบบทางโทรศัพท์และฟังการเล่นการบันทึกเสียง
นอกเหนือจากการเสนอความสามารถในการส่งและรับข้อความเสียงวอยซ์เมลอัตโนมัติยังทำหน้าที่เป็นวิธีการโอนสายเรียกเข้า ซึ่งมักใช้ในธุรกิจและองค์กรที่มีพนักงานหรือแผนกหลายคน ด้วยการเสนอตัวเลือกวอยซ์เมลหลายตัวบุคคลสามารถเลือกวิธีการแนะนำการโทรไปยังฝ่ายที่เหมาะสม สิ่งนี้ทำได้โดยการเลือกพรอมต์อย่างน้อยหนึ่งรายการที่ต้องการให้ผู้โทรกดหมายเลขที่เกี่ยวข้องบนแป้นกดหมายเลขโทรศัพท์ก่อนที่จะมีการโทร
บางครั้งเรียกว่าธนาคารเสียงวอยซ์เมลอัตโนมัติมักใช้แทนบุคคลจริงที่ได้รับมอบหมายให้รับสายเรียกเข้ารับข้อความและรับสาย ในขณะที่ บริษัท ต่างๆยังคงจ้างพนักงานต้อนรับและผู้ให้บริการโทรศัพท์บ่อยครั้งระบบฝากข้อความเสียงอัตโนมัติมักใช้ในการโทรนอกเวลาทำงานหรือส่งข้อความเมื่อพนักงานก้าวออกจากโต๊ะทำงาน ข้อความเสียงป้องกันผู้โทรจากการรับสัญญาณไม่ว่างหรือป้องกันเสียงเรียกเข้าของโทรศัพท์เป็นเวลานานเมื่อบุคคลไม่สามารถรับสายได้ ในเวลาเดียวกันผู้โทรสามารถฝากข้อความที่เกี่ยวข้องกับลักษณะการโทรรวมถึงข้อมูลการติดต่อที่ดีที่สุดเพื่อให้เหตุผลในการโทรของพวกเขาสามารถแก้ไขได้ด้วยการโทรกลับ
นอกจากการใช้งานอย่างมืออาชีพแล้ววอยซ์เมลอัตโนมัติยังเป็นคุณสมบัติทั่วไปของโทรศัพท์มือถือส่วนบุคคลและมักใช้กับโทรศัพท์บ้านและระบบโทรศัพท์ VoIP ระบบเพจจิ้งบางประเภทยังมีตัวเลือกข้อความเสียงเช่นเดียวกับ บริษัท ที่เสนอหมายเลขโทรศัพท์เสมือน ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บุคคลหนึ่งคนจะมีอุปกรณ์หรือหมายเลขโทรศัพท์มากกว่าหนึ่งบัญชีที่มีบัญชีข้อความเสียงที่เกี่ยวข้องเพื่อรวบรวมข้อความขาเข้า
ในขณะที่ข้อความเสียงอัตโนมัติถูกนำมาใช้เป็นหลักสำหรับการกำหนดเส้นทางการโทรและการรวบรวมข้อความโทรศัพท์ข้อความที่ส่งออกยังสามารถบันทึกได้ ข้อความดังกล่าวมักจะรวมถึงการร้องขอให้ผู้โทรฝากข้อความหลังจากได้รับแจ้งให้ทำเช่นนั้นด้วยเสียงพิเศษ แต่ข้อความที่ส่งออกจำนวนมากมีข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ผู้ใช้อาจพบว่ามีประโยชน์ในธุรกิจหรือเพื่อความรู้ส่วนตัว ตัวอย่างเช่นข้อความเสียงอัตโนมัติที่ส่งออกเกี่ยวกับกิจกรรมพิเศษสถานที่ทำงานของพนักงานหรือข้อความบริการลูกค้าที่สำคัญ
