หมึกแฟกซ์เป็นอุปกรณ์สำนักงานของเหลวที่ใช้ถ่ายโอนภาพสแกนจากการส่งแฟกซ์ไปยังกระดาษ ส่วนใหญ่หมึกจะขายในตลับหมึกที่ออกแบบมาเป็นพิเศษเพื่อให้พอดีกับเครื่องแฟกซ์บางเครื่อง สามารถส่งเป็นสตรีมอิงค์เจ็ทการถ่ายโอนหมึกแข็งหรือการถ่ายโอนความร้อน ขึ้นอยู่กับอายุและความซับซ้อนทางเทคโนโลยีของเครื่องแฟกซ์ที่มีปัญหา หมึกโทรสารถูกออกแบบมาให้ถาวรและมักจะแตกต่างกันเล็กน้อยในรูปแบบหรือฟังก์ชั่นจากหมึกที่ใช้ในเครื่องพิมพ์สำนักงานทั่วไป
ในเครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่ตลับหมึกจะอยู่ที่ไหนสักแห่งในเครื่องในซึ่งซ่อนตัวจากการมองเห็น แต่สำคัญมากสำหรับกระบวนการส่งโทรสาร เมื่อมีคนส่งแฟกซ์เขาหรือเธอเริ่มต้นด้วยเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือพิมพ์ที่ต้องสแกนลงในเครื่องแฟกซ์ที่ส่ง เครื่องนั้นจะแปลงภาพให้เป็นดิจิตอลและส่งออกไปที่สายโทรศัพท์ไปยังเครื่องรับ เมื่อได้รับเครื่องจะต้องรวบรวมภาพใหม่และพิมพ์ออกมาซึ่งเป็นงานที่ต้องใช้ทั้งกระดาษและหมึก
เครื่องแฟกซ์รุ่นแรก ๆ บางเครื่องใช้กระดาษถ่ายโอนความร้อนเพื่อจัดเก็บและพิมพ์ภาพ รุ่นในสไตล์นี้ต้องใช้หมึกแฟกซ์ชนิดพิเศษที่ปรับให้เหมาะกับกระดาษถ่ายโอนที่บางมาก หมึกนี้มักจะค่อนข้างแห้งและยึดติดกับกระดาษเป็นหลักผ่านความร้อน เมื่อกระดาษผ่านเข้าสู่ห้องส่งแฟกซ์และผ่านบ่อน้ำหมึกมันจะถูกทำให้ร้อนบนลูกกลิ้งซึ่งจะช่วยให้อนุภาคหมึกติดและดูดซับ
แฟกซ์ที่ใช้หมึกที่ทันสมัยส่วนใหญ่เป็นอิงค์เจ็ทหรือการถ่ายโอนหมึกที่หลากหลาย ทั้งสองรุ่นใช้หมึกต่อแฟกซ์มากกว่าที่จะถ่ายโอน แต่ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปมักจะมีความคมชัดกว่าและยาวนานกว่ามาก ในรุ่นอิงค์เจ็ทตัวตลับหมึกเองนั้นมีความร้อน เครื่องส่งผ่านกระดาษเครื่องพิมพ์ปกติผ่านเซ็นเซอร์คาร์ทริดจ์กระตุ้นให้อนุภาคหมึกขนาดเล็กไหลผ่านหน้ากระดาษตามรูปแบบที่กำหนด
การพิมพ์ด้วยหมึกทึบนั้นคล้ายกันแม้ว่าลักษณะของตลับหมึกจะแตกต่างกันมาก ตลับหมึกที่ออกแบบมาสำหรับการพิมพ์ด้วยหมึกแข็งนั้นเป็นแท่งที่มีจุดหลอมเหลวต่ำและมักจะมีพื้นผิวที่คล้ายขี้ผึ้ง เมื่อกระดาษผ่านไปคอยล์ร้อนจะทำให้เกิดการละลายอย่างรวดเร็วของแท่งหมึกเพื่อโอนการพิมพ์แบบเปียกไปยังหน้ากระดาษ
ตลับหมึกได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับเครื่องเฉพาะ แม้ว่าหมึกจะมีฟังก์ชั่นพื้นฐานเหมือนกันจากเครื่องหนึ่งไปยังอีกเครื่อง แต่ชนิดของตลับหมึกไม่สามารถใช้แทนกันได้ มีหมึกแฟกซ์หลายประเภทให้เลือกใช้ในสถานที่ส่วนใหญ่ซึ่งมักจะทำให้ทราบรายละเอียดและพารามิเตอร์ที่เฉพาะเจาะจงเป็นขั้นตอนการซื้อล่วงหน้าที่สำคัญ
ในการเปลี่ยนคาร์ทริดจ์หมึกเครื่องแฟกซ์โดยปกติผู้ปฏิบัติงานจะต้องทำมากกว่าป๊อปเปิดฝาครอบด้านหน้าเล็กน้อยระบุคาร์ทริดจ์เก่า เครื่องมักจะมาพร้อมกับทิศทางการเปลี่ยนเป็นลายลักษณ์อักษร แต่มักจะมีการพิมพ์เส้นทางที่ด้านในฝาครอบแฟกซ์ ในบางกรณีห้องหมึกอาจอยู่ด้านหลังของเครื่อง
เครื่องแฟกซ์บางเครื่องขึ้นอยู่กับหมึกแฟกซ์ ตัวอย่างเช่นเครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์มักใช้ผงหมึก ผงหมึกโทรสารใช้งานได้ดีเหมือนหมึก แต่ขึ้นอยู่กับอนุภาคของคาร์บอนไม่ใช่ของเหลวหรือหมึกจริง รุ่นผงหมึกสามารถใช้งานได้นานขึ้นโดยไม่ต้องเปลี่ยนตลับหมึก แต่มักจะมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าเมื่อเริ่มต้น
