มีความแตกต่างจำนวนมากระหว่างเครื่องตอบรับอัตโนมัติกับข้อความเสียงแม้ว่าทั้งสองระบบจะได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานพื้นฐานเดียวกัน โดยทั่วไปแล้วเครื่องตอบรับอัตโนมัติเป็นอุปกรณ์ทางกายภาพที่บันทึกข้อความไม่ว่าจะเป็นส่วนหนึ่งของโทรศัพท์ที่มีอยู่หรือเป็นหน่วยแยกต่างหาก ในทางกลับกันข้อความเสียงเป็นบริการที่อนุญาตให้บางคนมีข้อความที่บันทึกไว้ในเซิร์ฟเวอร์หรือระบบแยกต่างหากซึ่งผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อความของเขาหรือเธอจากสถานที่ห่างไกล แม้ว่าจะถูกออกแบบมาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเดียวกันเครื่องตอบรับและข้อความเสียงจะแตกต่างกันในวิธีที่บุคคลเข้าถึงข้อความที่จัดเก็บข้อความและวิธีการเข้าถึงโดยผู้โทรเข้า
หนึ่งในความแตกต่างที่สำคัญระหว่างเครื่องตอบรับอัตโนมัติกับข้อความเสียงคือวิธีที่บุคคลนั้นสามารถเข้าถึงข้อความที่บันทึกไว้ได้ เนื่องจากเครื่องตอบรับอัตโนมัติเป็นอุปกรณ์ที่มีอยู่จริงโดยปกติแล้วจะอยู่กับโทรศัพท์ใครบางคนจึงสามารถกดปุ่มบนอุปกรณ์เพื่อฟังข้อความ เครื่องประเภทนี้ยังสามารถเข้าถึงได้ผ่านสายโทรศัพท์ระยะไกลแม้ว่าจะขึ้นอยู่กับรุ่นของเครื่องตอบรับอัตโนมัติ ในทางกลับกันข้อความเสียงสามารถเข้าถึงได้ผ่านทางโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์เนื่องจากเป็นระบบระยะไกลซึ่งช่วยให้ใครบางคนสามารถได้ยินข้อความของเขาหรือเธอจากที่ใดก็ได้ได้ง่ายขึ้น
ความแตกต่างในวิธีที่เครื่องตอบรับอัตโนมัติและข้อความเสียงสามารถเข้าถึงได้ส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับวิธีการจัดเก็บข้อความในระบบเหล่านี้ ด้วยเครื่องตอบรับข้อความจะถูกบันทึกและจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ทางกายภาพ อย่างไรก็ตามวอยซ์เมลให้บริการที่ผู้โทรถูกโอนไปยังระบบอื่นที่ได้รับและบันทึกข้อความ ซึ่งหมายความว่าข้อความที่บันทึกสามารถเข้าถึงได้โดยตรงจากเครื่องตอบรับในขณะที่บางคนต้องเข้าถึงระบบภายนอกเพื่อฟังข้อความเสียง แม้ว่าความแตกต่างระหว่างเครื่องตอบรับอัตโนมัติกับข้อความเสียงอาจไม่สำคัญสำหรับบางคน แต่ก็สามารถแจ้งข้อกังวลสำหรับผู้อื่นเกี่ยวกับความปลอดภัยของข้อความในระบบฝากข้อความเสียง
วัตถุประสงค์ของทั้งเครื่องตอบรับอัตโนมัติและข้อความเสียงคือการอนุญาตให้บางคนที่โทรมาฝากข้อความไว้เมื่อไม่มีใครรับโทรศัพท์ ด้วยเครื่องตอบรับโทรศัพท์ตราบใดที่ไม่มีใครอยู่ในสายโทรศัพท์และไม่มีใครตอบรับการโทรจะถูกนำไปยังเครื่องซึ่งจะบันทึกข้อความจากผู้โทร อย่างไรก็ตามเครื่องตอบรับส่วนใหญ่ไม่สามารถบันทึกข้อความจากผู้โทรหากมีใครอยู่ในโทรศัพท์และไม่สามารถรับสายเรียกเข้าได้ อย่างไรก็ตามระบบข้อความเสียงมักจะโอนสายเรียกเข้าไปยังเซิร์ฟเวอร์ข้อความเสียงทำให้ผู้โทรสามารถฝากข้อความไว้แม้ผู้รับจะอยู่ในโทรศัพท์อยู่แล้วเมื่อมีสายที่สองเข้ามา
