ข้อความเสียงเสมือนจริงเป็นเครื่องมือสื่อสารชนิดหนึ่งที่ทำให้สามารถสร้างและใช้บัญชีข้อความเสียงในสภาพแวดล้อมออนไลน์ได้ ด้วยวิธีแก้ปัญหาเฉพาะนี้ไม่จำเป็นต้องมีเครื่องตอบรับอัตโนมัติหรือระบบโทรศัพท์สำนักงานที่มีความสามารถด้านวอยซ์เมล บัญชีวอยซ์เมลเสมือนนั้นถูกตั้งค่าให้เชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ระยะไกลแทนซึ่งมีการจัดเก็บข้อความขาเข้า ด้วยแอพพลิเคชั่นส่วนใหญ่สามารถเข้าถึงและตรวจสอบข้อความเหล่านั้นโดยใช้โทรศัพท์ที่ติดตั้งบริการระบบสัมผัสหรือคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์พกพาที่มีความสามารถทางอินเทอร์เน็ต
ด้วยบริการข้อความเสียงเสมือนที่เสนอโดยผู้ให้บริการจำนวนมากในวันนี้ฟังก์ชั่นพื้นฐานของบริการเกี่ยวข้องกับความสามารถในการเปลี่ยนเส้นทางการโทรเข้าสู่บริการข้อความเสียงหากการโทรไม่ได้รับการตอบรับภายในจำนวนเสียงเรียกเข้าที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ผู้โทรได้รับการต้อนรับและให้โอกาสในการฝากข้อความ เมื่อข้อความถูกบันทึกและผู้โทรถูกตัดการเชื่อมต่อระบบจะสร้างการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังลูกค้า โดยทั่วไปแล้วข้อความจะมีข้อมูลพื้นฐานเช่นวันที่และเวลาที่ข้อความถูกทิ้ง ระบบข้อความเสียงเสมือนขั้นสูงเพิ่มเติมอาจรวมถึงข้อมูลเช่นข้อมูลผู้โทรเข้าที่เกี่ยวข้องกับข้อความรวมถึงหมายเลขโทรศัพท์ของผู้โทร
ข้อความใด ๆ ที่ถ่ายโดยใช้วอยซ์เมลเสมือนจริงสามารถเรียกดูได้มากกว่าหนึ่งวิธี วิธีหนึ่งคือการใช้โทรศัพท์เพื่อโทรเข้าไปยังเซิร์ฟเวอร์ที่ให้บริการวอยซ์เมลป้อนรหัสการเข้าถึงที่เหมาะสมและฟังข้อความโดยใช้ข้อความแจ้งที่ป้อนไว้ในปุ่มกดแบบสัมผัสบนโทรศัพท์ กลยุทธ์อื่นคือการเข้าสู่เว็บไซต์ออนไลน์ที่เชื่อมโยงกับบริการข้อความเสียงและฟังการสตรีมเสียงของข้อความผ่านอินเทอร์เน็ต
การใช้วอยซ์เมลเสมือนจริงเพื่อจุดประสงค์ทางธุรกิจถือเป็นวิธีที่ชาญฉลาดเนื่องจากเครื่องมือสื่อสารประเภทนี้มีประโยชน์มากในหลายกรณี พนักงานที่เดินทางจะได้รับการแจ้งเตือนข้อความที่ทิ้งไว้ในวอยซ์เมลทันทีและสามารถใช้วิธีการใดก็ได้ที่สะดวกที่สุดในการเข้าถึงข้อความ ในเวลาเดียวกันหากระบบโทรศัพท์ของ บริษัท เสียหายหรือไม่สามารถใช้งานได้เป็นระยะเวลาหนึ่งการโทรเข้าสามารถไปยังบัญชีวอยซ์เมลเสมือนจริงของพนักงานคนสำคัญได้ จากนั้นพนักงานสามารถใช้โทรศัพท์มือถือเพื่อดึงข้อความและตอบกลับอีเมลหรือใช้บริการโทรศัพท์มือถือเพื่อเชื่อมต่อกับผู้โทร
