Ano ang pamamahala ng invoice?

Ang pamamahala ng invoice ay isang panloob na pag -andar ng negosyo na responsable para sa pamamahala ng mga dokumento mula sa mga nagtitinda o mga supplier.Ang mga invoice ay kumakatawan sa isang dokumento ng mapagkukunan sa accounting.Ang mga dokumento ng mapagkukunan ay nagbabalangkas ng tukoy na impormasyon na may kaugnayan sa isang transaksyon sa pananalapi.Ang mga Vendor ay karaniwang nagbibigay ng mga serbisyo sa labas tulad ng pagpapanatili, utility, suplay ng opisina, o advertising sa mga negosyo.Ang mga supplier ay kumakatawan sa mga kumpanya na nagbibigay ng mga negosyo ng mga mapagkukunang pang -ekonomiya.Kasama sa mga mapagkukunang pang -ekonomiya ang mga hilaw na materyales at direktang paggawa na kinakailangan upang makabuo ng mga kalakal o serbisyo ng consumer.Ang mga kumpanya ay gumagamit ng mga proseso ng pamamahala ng invoice upang matiyak na ang mga vendor at supplier ay tumatanggap ng pagbabayad sa isang napapanahong paraan.

Ang isang karaniwang proseso ng pamamahala ng invoice ay ang three-way match system na matatagpuan sa mga account na babayaran.Ang mga order ng pagbili ay kumakatawan sa panloob na impormasyon ng kumpanya na nagbibigay ng mga indibidwal na pahintulot upang bumili ng mga item mula sa mga vendor o supplier.Dalawang kopya ng mga order ng pagbili ay karaniwang umiiral sa isang negosyo.Ang isa ay ipinadala sa nagbebenta o tagapagtustos at ang isa ay mananatili sa departamento ng accounting ng kumpanya.Ang dokumentong ito ay naglalaro sa ibang pagkakataon sa panahon ng proseso ng pamamahala ng invoice.

Ang mga kumpanya na gumagamit ng software ng teknolohiya ng negosyo ay maaaring gumamit ng mga elektronikong kopya ng mga order ng pagbili.Sa halip na mapanatili ang isang kopya ng papel sa isang file, maaaring i -scan ng mga kumpanya ang impormasyong ito sa isang database ng server.Pinapayagan nito ang mga indibidwal na suriin o makuha ang order ng pagbili kung kinakailangan.Ang software ng negosyo ay maaari ring dagdagan ang kawastuhan ng impormasyon sa order ng pagbili.

Ang pangalawang dokumento sa three-way match invoice management system ay ang pagtanggap ng tiket.Ang pagtanggap ng tiket at nagpapahiwatig ng lahat ng mga kalakal o serbisyo ay natanggap ng kumpanya ayon sa order ng pagbili.Ang pagtanggap ng mga tiket ay karaniwang responsibilidad ng bodega o kawani ng administratibo ng kumpanya.Ang isang kopya ng order ng pagbili at pagtanggap ng tiket ay ipinadala sa accounting upang wakasan ang pagbabayad ng invoice.

Maraming mga nagtitinda at supplier ang nag -aalok ng mga customer ng 30 araw upang magbayad bago masuri ang mga bayarin at interes sa mga hindi bayad na balanse.Ang mga account na babayaran ng mga clerks ay mag -file ng pagtanggap ng tiket at pagbili ng order sa isang natitirang file.Nang matanggap ang panghuling invoice ng vendor na humihiling ng pagbabayad, ang klerk ng payable ay tutugma sa lahat ng tatlong mga dokumento upang matiyak ang mga tugma ng impormasyon.Ang pagtutugma ng impormasyon ng bawat dokumento ay ang crux ng three-way invoice management system.Ang mga kumpanya ay bihirang magbayad ng mga vendor o supplier kung ang mga dokumento ay hindi tumutugma.Kapag kumpleto ang proseso ng pagbabayad ng mga account, ang mga clerks ay gupitin ang isang tseke para sa invoice, humiling ng pirma mula sa may -ari o naaangkop na manager, at ipadala ang tseke.

Ang mga kumpanya ay maaaring gumamit ng mga pasadyang mga sistema ng pamamahala ng invoice.Ang mga may -ari ng negosyo at tagapamahala ay bubuo ng isang sistema na pinakamahusay na sumusuporta sa kanilang back office at accounting function.Ang mga mas malalaking organisasyon na tumatanggap ng ilang daang mga invoice bawat buwan ay maaaring magnanais ng isang mas simpleng sistema kaysa sa three-way match.Ang pamamahala ng invoice ay hindi nangangailangan ng lahat ng mga kumpanya na gumamit ng parehong system.