Maaş bordrosunu hesaplamak için, şirket önce çalışanın almaya hak kazandığı toplam ücret tutarını belirlemelidir. Yardımların veya emeklilik planlarının ödenmesi için toplam tutardan çeşitli kesintiler çıkarılmalı, diğer hükümet programlarının yanı sıra ulusal ve yerel vergileri ödemek için başka indirimler de alınmalıdır. Son olarak, diğer isteğe bağlı tüm kesintiler çıkarılır ve paranın geri kalanı çalışana verilir. Birçok büyük şirket, onlar için maaş bordrosu hesaplamak için bir üçüncü taraf tutmayı tercih ederken, küçük işletmelerin çoğu, maaş bordrolarını şirket içinde hesaplamayı seçer.
Maaş bordrosunu doğru bir şekilde hesaplamak için uygun ücretlerin belirlenmesi gerekir. Birçok çalışana saatlik olarak ödeme yapılır, çalışılan her saat için belirli bir miktar para alınır. Saatlik çalışanlar için, her hafta çalışılan bildirilen saatlerin sayısı, eğer varsa, fazla mesai ücretlerinde yapılan düzeltmelerle, saatlik ücretle çarpılacaktır. Diğer çalışanlara, çalışılan saatlere bakılmaksızın haftada sabit bir miktar maaş ödenerek maaş bazında ödeme yapılır.
Bordroların nasıl düzgün bir şekilde hesaplanacağını bilmek, zorunlu ve isteğe bağlı kesintilerin belirlenmesinde özellikle önemlidir. Toplam ücret belirlendikten sonra (bazen brüt ücret olarak adlandırılır), indirim işlemi başlar. Çalışanların çoğu sosyal yardım vergisine tabi değildir ve bu nedenle federal ve eyalet vergileri kesilmeden kesilir. Bu, sağlık sigortası primleri, ek hayat sigortası maliyetleri veya geleneksel bir 401K tasarruf planı veya başka bir emeklilik programı için tasarruflar gibi kalemleri içerebilir.
Vergi öncesi kesintiler yapıldıktan sonra, işveren daha sonra çeşitli federal ve eyalet programlarını kapsayacak şekilde her çalışanın maaşından uygun tutarları kesmelidir. Toplam gelir, medeni durum ve uygun bağımlı sayısı, gelir vergisi stopajına ilişkin bordronun hesaplanmasında kullanılan faktörlerin tümüdür. Ödenen gelir vergisinin bir kısmı, Amerikan İç Gelir Servisi'ne yıllık gelir vergisi beyan etme zamanı geldiğinde, yılın sonunda telafi edilir. Hem Sosyal Güvenlik hem de Medicare ödemeleri de düşülmekte ve hükümet tarafından yürütülen programların finanse edilmesine doğru gitmektedir. Öte yandan, gelir vergisi, vergi verildiğinde her yıl kısmen veya tamamen telafi edilebilir.
Bir çalışanın maaşından kesilen son indirimler, vergi öncesi kategorisinde yer almayan gönüllü ve istemsiz indirimlerdir. Gönüllü kesintiler, bir emeklilik tasarruf planına veya hayırsever indirimlere ek katkılar içerir. İstemsiz kesintiler tipik olarak nafaka ödemeleri veya doğrudan çalışanın ücretinden kesilen nafakadır. İşveren maaş bordrosunu hesaplamak için uygun adımları attığına göre, fonlar çalışanlara maaş bordrosu çekleri şeklinde veya doğrudan bir ya da daha fazla çek hesabına para yatırma şeklinde dağıtılmaktadır.
