İş süreci yazılımı, işletmenin kritik iş süreçlerinin yönetiminde kullanıcıları daha kolay meşgul etmesini sağlar ve iş süreci optimizasyonunu sağlar. Bir iş süreci yazılım paketi seçerken, mevcut süreçleri kolaylaştırırken iş süreçlerinin yeniden tasarlanmasını geliştirebilecek bir ürün seçmek önemlidir. Seçimi doğru yapmak için önce işletme için önemli olan süreçleri göz önünde bulundurmanız gerekir. Daha sonra, çoğu modern şirkette bulunan ekip ortamını göz önünde bulundurarak en kullanıcı dostu tasarımı kullanan ürünleri göz önünde bulundurun. Son olarak, mevcut mimariyle sorunsuz bir şekilde çalışan ancak ölçeklendirilebilen bir ürün seçmek için bilgi teknolojisi (BT) departmanının katılımı önemlidir.
İş süreci yazılımı seçiminde ilk adım en kolay olmalıdır, ancak bunun tam tersi doğrudur. İşletmeler normalde şirketin tüm bölümlerinden çalışanları kullanarak karar alma ekipleri oluşturur ve bu çalışanlar işletme için önemli olan süreçleri anlamalıdır. Gerçek şu ki, farklı bölümlerden bireyler genellikle önemli bir sürecin ne olduğu ve ne olmadığı konusunda çelişkili görüşlere sahipler, bu nedenle karar verme sürecinin bu bölümünü düzene sokmaya yardımcı olmak için iş süreci yazılımına aşina olan bir dış danışman dahil etmek akıllıca olacaktır. Her ne kadar bir dış danışman maliyet katsa da, şirket hakkında tarafsız bir görüş sunacak ve ekibin gözden kaçabileceği eşyalar önerebilir. Bu, iş süreci yazılım paketinin satın alınmasından sonra daha pahalı olabilen, sistemde yükseltme yapılması ihtiyacını önleyerek uzun vadede para tasarrufu sağlayabilir.
Ekip kendi süreç listesine sahip olduktan sonra, bir iş süreci yazılım paketindeki kullanıcıların ve BT departmanının gereksinimlerini karşılayacak araçların bir listesini oluşturmalıdır. Bu, anlık mesajlaşma, wiki'ler ve bloglar dahil olmak üzere takım işbirliğine yönelik sosyal bileşenleri içermelidir. İş süreci yönetimi ekiplerinin işbirliği yapabilecekleri özel alanlara ihtiyaçları olacak ve BT departmanına danışmalarına gerek kalmadan ya da hiç gerek kalmadan yeni ekip katılımcıları ekleyebilecekler. Ek olarak, iş süreçlerinin görüntü, belge ve kayıt yönetiminin yanı sıra web izleme ve iş süreci izlemesi kullanılarak belgelenmesi de kolay olmalıdır.
Ekip süreç ve araç listesini tamamladığında, BT departmanı iş süreç yazılımı için gereksinimler listesini oluşturacak. BT departmanı gerektiğinde hızlı bir şekilde yeni modüller ekleyebilmeli ve uygulayabilmeli, ayrıca mevcut iş süreçlerini izleyebilmeli ve değiştirebilmelidir. Yeni iş süreçleri geliştikçe, BT departmanı bunları çok az veya hiç kesinti olmadan hızla uygulayabilmelidir. İş süreci sunucusunun mevcut ağ ve uygulama platformlarıyla iyi bir şekilde bütünleşmesi gerekir. Son olarak, BT departmanı daha az ağ kullanımıyla güvenilirlik ve ölçeklenebilirlik aramalıdır.
Karar doğru verilirse, seçtiğiniz iş süreci yazılımı, görev açısından kritik unsurların bir birleşimi ve mümkün olduğunca çok sayıda "istek" olacaktır. Bu karışımı sağlamak için tüm departmanları, özellikle de IT departmanını dahil etmek ve tüm departmanların ihtiyaçlarına saygı duymak önemlidir. Bir dış danışman bu işi kolaylaştırabilir ve herkesi dürüst tutar. Seçilen ürün, işletmeyi daha verimli ve dolayısıyla daha karlı hale getirecek, kullanımı kolay bir ürün olmalıdır.
