Bir Teklif Talebine (RFP) cevap verirken, iş teklifi biçiminize çok dikkat etmeniz gerekir. Doğru formatı seçmek, bir sözleşme kazanma şansınızı büyük ölçüde artırabilir. Yanlış olanı seçmek, başka bir ideal teklifin bile başarısız olabileceği anlamına gelebilir.
Şimdiye kadar en önemli kural, RFP'deki tavsiyelere uymaktır. Teklifinizin formatıyla ilgili özel talimatlara uyduğunuzdan emin olmalısınız. Bunu yapmak, kısmen kurumun tüm rakip tekliflerine benzer bir formatta sahip olmasını sağlayarak yardım etmeyi kolaylaştıracağı için bir nezakettir. Daha da önemlisi, gerekli formatı sağlamak, kesin talimatlara uymak için çaba göstermeye istekli olduğunuzu gösterir. Kuruluşla daha önce çalışmadıysanız veya çok güçlü bir üne sahip olmadığınız sürece, bunu yapmak, sözleşmeyi alırsanız, projeyi gerçekleştirme şartlarını yerine getirebileceğinizi göstermenin en etkili yollarından biridir.
İlgili tüm bilgileri içerdiği neredeyse kesin olan bir iş teklifi biçimi beş W'dir (ya da kesinlikle konuşulduğunda beş W ve bir H'dir) Bu biçim, teklifinizle ilgili altı temel soruyu yanıtlar. Bu format altı soruyu ayrıntılarıyla başlatan bir Rudyard Kipling şiirinden geliyor: “Altı dürüst hizmetçi tutuyorum; bana bildiğim her şeyi öğrettiler. İsimleri Neyin, Neden ve Ne Zaman, Nasıl ve Nerede ve Kimdir? ”
Bir hükümet sözleşmesi için bir iş teklifi biçimine karar verirken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar vardır. Önemli olan, RFP'de listelenen her şeye uymanız gerektiğidir. Bunun nedeni, devlet kurumlarının uygunsuz önyargı suçlamalarından kaçınmak için en iyi teklifi seçme konusunda katı kurallara uymaları gerektiğidir.
RFP'ye eşlik eden ve kazanan teklifi seçmek için kriterleri açıklayan “iş bildirimi” adlı bir belgeye de bakmaya değer. Bu kriterlere göre hazırlanmış bir iş teklifi formatı seçmek, seçilme şansınızı artırabilir. Hangi formatı seçerseniz seçin, hükümet kurumlarının genellikle geç başvuruları kabul etme konusundaki yargılarını kullanmalarına izin verilmediğinden, son başvuru tarihini karşıladığınızdan emin olmanız özellikle önemlidir.
Bir kamu kurumu veya özel bir şirket için bir iş teklifi yazarken, sadece kriterleri karşılayabileceğinizi göstermediğinden emin olmalısınız. Diğer teklif sahiplerinin de bunu yapabileceği gibi, teklifinizin kuruluş için ne gibi bir değer sağlayabileceğini göstermeniz gerekir. Bu, önceki projelerden gelen geri bildirimleri, işiniz için kazandığınız ödülleri ve yalnızca aynı standarttan ziyade rakiplerinizden daha iyi olduğunu gösteren başka herhangi bir şeyi içerebilir.
